Jedná se o jednu lekci, kterou jsem se rychle naučil jako koordinátor místa konání, a později jsem vytvořil vlastní kontrolní seznam, aby zákazníci byli spokojeni (a obsazeni) během stresového plnění.
Připravte si vozíky
První věc, kterou bude váš klient chtít udělat, je rozbalit veškeré dodávky událostí ze svého vozidla. To může být obtížný úkol, zvláště pokud je situace v parkovacích míst obtížná. Představte si, že někdo ve vašem městě chodí s těžkými boxy - co je to první věc, kterou budou hledat? Odpověď je samozřejmě vozík nebo cokoliv jiného, co ulehčí zátěž a výrazně usnadňuje zlověstnou práci. Když mají vozíky k dispozici správně, když chodí na místo konání, je snadný způsob, jak je cítit "uvolněný" právě tím, že se objeví.
Připravte registrační tabulky
Dále na seznamu věcí, které mají být splněny pro většinu klientů, je nastavení registrace. To znamená, že místo vašeho konání by mělo mít všechny součásti registrace před jejich příchodem.
To zahrnuje všechny stoly, židle, elektrické a soklové. Uspořádání jmenovek a odbavovacích materiálů bude pro plánovače událostí spoustu času a nemuseli byste muset čekat na to, abyste si tyto jednoduché věci vytvořili, aby mohli začít.
Všechny pokoje mají tabulky a ložní prádlo
Nastavení všech stolů a židlí v prostoru události může zřejmě trvat nějaký čas.
Doufejme, že pokud vystupujete z dřívější události, jste klientovi předem informovali, kdy očekávat, že budou všechny součásti pokoje nastaveny. Pokud váš klient vstoupí do místnosti s desítkami dělníků, kteří se snaží skládat stoly a židle, pravděpodobně panikají. V ideálním případě bude váš operační tým mít vše, co je nastaveno na stolní prádlo, takže plánovači mohou začít s umístěním centerpieces, aukční položky atd.
Zaregistrujte se všichni předčasně
Jen proto, že vedoucí plánovač ví, jak se pohybovat v budově, neznamená to, že její podpůrná posádka. Můžete ušetřit spoustu zbytečných potíží tím, že aktualizujete značení ve vaší budově, jakmile začne nastavovací období. Mějte na paměti, že prodejci, jako jsou floristé a djové, potřebují také vědět, kam jít. Jedná se o všechny věci, které je třeba prověřit u vašeho klienta před dnem události, ale je také třeba se o něj dívat na velký den.
Přečtěte si BEO a faktury
Opět jste pravděpodobně zaslali tyto dokumenty několikrát e-mailem v průběhu dnů, které vedly k události, ale nikdy je neublížilo, kdyby je naposledy zkontrolovali. I když je nastavovací čas hektický, musíte vyčkat 15 minut, abyste si tyto doklady prohlédli dohromady. Koordinátoři místa by měli mít připravený balíček pro svého klienta, který zahrnuje BEO, schéma místnosti a prospektovou fakturu.
Velmi málo zkušených projektantů předá příležitost přezkoumat tyto kritické dokumenty.
Úvodní informace
Ujistěte se, že klíčovým členům vašeho týmu přivezte svého klienta k formálnímu úvodu. Tento seznam zahrnuje manažera cateringu , kapitána banketu, vedoucího provozu a audiokonferenční koordinátora. Zamyslete se nad svým klientem při představení týmu - máte nějaké podrobnosti, které byste měli předem diskutovat s manažerským týmem? Začátek krátkého rozhovoru je efektivní způsob, jak zvýraznit, kdo je zodpovědný za každou oblast.
Tento krátký kontrolní seznam položek nastavení událostí bude dlouhou cestou k tomu, aby byl váš klient spokojen při příjezdu. Jako primární zástupce pro vaše místo konání, je vždy nejlepší dát klientům vaše číslo mobilního telefonu v případě, že se něco děje během práce ve vaší kanceláři.
Nezapomeňte, že mohou být frustrovaní, pokud potřebují něco, ale budou ještě frustrovanější, pokud nenašli někoho, kdo by jim pomohl!