Kroky k nalezení místa konání
Za předpokladu, že jste již určit typ události, kterou plánujete, a jeho účel, je třeba uvažovat o mnoha dalších faktorech, jakmile začnete s procesem výběru místa.
Následující přehled vám pomůže při výběru dokonalého prostoru pro události.
Určete cílové publikum a znáte své hosty
Když plánujete konání akce, jednou z nejdůležitějších informací, kterou musíte vědět, je, kdo budou vaši hosté a kolik byste očekávali. Zatímco typ události určitě informuje výběr místa, jeden z největších omezujících faktorů pro prostor události je jeho kapacita. Ujistěte se, že znáte alespoň přesný odhad (může to být rozsah) počtu hostů, protože to okamžitě omezí vaše možnosti konání. Měli byste také zvážit vaše publikum. Ujistěte se, že místo konání odráží nejen samotnou událost, ale také chutě a očekávání hostů.
Určení dat událostí
Zkontrolujte kalendář, protože načasování ovlivní mnoho rozhodnutí, včetně vašeho výběrového prostoru. Po vašem seznamu hostů bude dalším dnem vašeho události další omezující faktor.
V závislosti na typu akce, kterou plánujete, můžete zjistit, že buď budete muset být flexibilní s datem vašeho konání, abyste získali místo, které chcete, nebo budete muset být flexibilní s výběrem místa konání, abyste získali datum, které chcete. Měli byste začít plánovat, abyste věděli, kde jste vy nebo klienti flexibilní.
Zde je několik otázek, které je třeba zvážit:
- Kdy jsou vaši hosté s největší pravděpodobností k dispozici podle svých plánů?
- Jaká místa mají pro tyto časy vhodný a dostupný prostor?
- Kdy je nejlepší čas, aby váš tým vedení uspořádal tuto událost?
Spočítejte rozpočet
S otevřeným rozpočtem si každý může naplánovat skvělou událost a mít nekonečný výběr možností. Ale víc než pravděpodobné, vaše finanční prostředky jsou omezené a měli byste si od začátku uvědomovat, jaké jsou vaše finanční omezení - a to i v případě, že váš rozpočet na události je jednoduchý odhad nebo rozmezí. Plánovač událostí může vždy naplánovat skvělou akci v rámci rozumného rozpočtu.
- Do oblasti spadají vaše rozpočtové parametry pro náklady na prostor, techniku a stravování?
- Vyjednali jste příznivou sazbu za služby a prokázali jste hodnotu vaší role?
- Povolili jste flexibilitu v rozpočtu, pokud náklady na řádkové položky přesáhnou plán?
Rozbalte různá místa
Jakmile jsou čísla hostů a možné data události zúžené, je důležité určit místa, kde by se akce mohla držet. Hotely a akce nebo konferenční centra jsou některé z nejoblíbenějších míst pro firemní akce a svatební hostiny, ale nejsou to jediné možnosti.
To je čas být tvůrčí ve svém myšlení. Zvažte následující:
- Na základě tématu vašeho setkání, jaké tři nejlepší místa vám připomínají?
- Kde by se vaši hosté radši účastnili tohoto setkání?
- Co bude pro hosty nejvhodnější?
- Jinak než hotel, jaké neočekávané lokality by mohly zvýšit míru RSVP?
Najděte správný typ prostoru událostí
Místo, které vyberete, musí mít vhodný prostor pro typ události, kterou plánujete. Vaše akce bude vyžadovat taneční parket? Potřebujete systém PA? Co je to na pódiu reproduktoru nebo na obrazovce projektoru? Jaké nastavení tabulky potřebujete? Kromě zvážení těchto druhů otázek, zde jsou některé z nejlepších míst plánování otázky se ptát sami sebe:
- Splňuje místo události zvláštní kritéria vašeho programu nebo události?
- Může se zde konat výroba, zábava, A / V, zvuk a další technické potřeby?
- Podmínka zařízení odráží vysoké standardy vaší organizace?
Zvažte služby a omezení místa
Kromě nalezení správného typu prostoru událostí se budete chtít podívat na typy dalších služeb nabízených místem a rozhodnout o jejich hodnotě pro vaši událost. Některá místa budou mít také preferovaný seznam prodejců, ze kterého musíte pracovat, abyste našli dodavatele nebo dodavatele pro další služby. Jiné prostory mají omezení na výzdobu nebo jiné aspekty události samotné. Několik otázek, které můžete položit, patří:
- Má toto místo dobré možnosti parkování nebo komorník?
- Poskytuje toto místo jistotu?
- Poskytuje toto místo další služby, jako je catering, květinové uspořádání, pronájem ložního prádla a stolu atd.?
- Má toto místo set-up a vyčistit posádku?
- Umožňuje toto místo omezit, s jakými dalšími dodavateli pracujete?
- Má toto místo místo pro potraviny a nápoje?
Zvažte reputaci místa
Reputace místa konání služby je kritická. To je často rozdíl mezi držením dobré události a produkcí skvělé události. Způsob, jakým se místo konání řídí jeho zařízení, zaměstnanci a klienti, bude vždycky zapamatováno. Chcete-li získat smysl pro hodnotu reputace místa, zvažte tyto otázky:
- Jaká je doba trvání manažera konference, manažera stravování nebo šéfkuchaře?
- Bude řízení považovat za VIP klienta nebo za jeden z více programů?
- Jak velkou flexibilitu je místo, které chcete rozšířit na vás?
- Máte k dispozici posudky nebo recenze?
- Umožňuje místo konání fotografií z událostí podobných vašim?
Naplánujte návštěvu místa konání
Pokud nebude logistika a čas absolutně předcházet, měl by každý plánovač událostí provést kontrolu na místě před uzavřením jakéhokoli místa. Obrázky mohou být velmi užitečné, ale existuje mnoho aspektů, které lze hodnotit pouze osobně. Požádejte o prohlídku místa konání, včetně všeho od parkoviště až po vchod a prostor pro akce do koupelny. Budete rádi, že jste to udělali!
Zahrnout předvolby klienta
Na konci dne musí plánovači událostí předložit své doporučení pro své klienty (ať už se jedná o interního klienta, jako jsou vedoucí pracovníci společnosti nebo vedení nebo externí zákazník) a získat souhlasy. Jediná otázka, se kterou se septáte ohledně klienta během fáze plánování konání, bude klient schvalovat mé doporučení (doporučení)? Abyste mohli odpovědět na tuto otázku s určitou jistotou, musíte se ujistit, že jste od začátku chápali očekávání a preference klienta.