Podívejte se na klady a zápory kanceláře bez papíru
Zde je pohled na klady a zápory kanceláře bez papírování, která vám pomůže rozhodnout, zda půjde bez papírových knih, je chytré rozhodnutí pro vaše malé firmy.
Profesní kancelář bez dokladů
1. Ekologicky šetrné - Podle dokumentu The Daily Green se na papíře podílí 25% odpadů ze skládkování a pokud by Spojené státy snížily spotřebu kancelářských papírů o pouhých 10%, zabránilo by to emisi 1,6 milionu tun skleníkových plynů. A to je jen pro papír, bez ohledu na výrobu a likvidaci inkoustových kazet a energii používanou tiskárnami. Chystáte-li se bez papíru, je to rozhodnutí šetrné k životnímu prostředí.
2. Efektivní z hlediska nákladů - Stejně jako jsou výhody kanceláře bez papíru pro životní prostředí, existují také výhody pro rozpočet malých podniků. Přemýšlejte o tom, kolik strávíte každý měsíc na papíře, inkoustu, poštovních zásilkách a dalších materiálech, které podporují papírovou kancelář. Pak zvážit prostor, který potřebujete k uložení všech vašich fyzických zásob a skutečných dokumentů. Může to být velmi nákladné. Postupem času by bezpapírové mohlo mít za následek obrovské úspory pro váš malý podnik.
3. Snadný přístup - Být bez papíru znamená, že všechny vaše důležité dokumenty jsou digitalizovány. Můžete je zálohovat do cloudu nebo k nim přistupovat prostřednictvím aplikace pro vzdálenou plochu, která vám umožní pracovat z mobilní kanceláře nebo kdekoli na místě a zůstat produktivní.
4. File Organization ( Organizace souborů) - Pokud jste někdy promarnili čas, který se míchal přes neorganizovanou kancelář nebo hromady papírů, abyste zjistili, co hledáte, víte, jak těžkopádné papírové dokumenty lze zvládnout.
Když vytvoříte bezpapírovou kancelář, vytvoříte digitální souborový systém, který bude lépe organizovat, vyhledávat a vylepšovat v průběhu času. To dělá to, co byl kdysi bolestný proces hledání dokumentu tak snadné jako provádět vyhledávání.
Nevýhody kanceláře bez papíru
1. Selhání systému - digitální může být rychlý přístup, ale také znamená rychlou ztrátu. Zvažte, co se stane se všemi obchodními dokumenty, které jsou v počítači uloženy místně, pokud dojde k selhání systému. Mohli byste všechno ztratit. Je důležité, aby každý malý podnik, a zejména ti, kteří nemají papír, měli systém pro zálohování a ochranu dat mimo server.
2. Zabezpečení - Digitální soubory nemohou být chráněny zámkem na skříňce nebo kancelářských dveřích, takže bezpečnost dokumentů a citlivých informací je vážným problémem pro kanceláře bez papíru. Řešení zahrnují šifrování, lokální servery a omezený přístup, které mají všechny své vlastní náklady a výhody. Navíc je důležité zvážit povahu některých podniků a citlivost materiálů, s nimiž se denně manipuluje (přemýšlejte o vašem účetním), jednoduše neumožňují chod bez papírů.
3. Revampní procesy - součástí přechodu na bezpapírovou kancelář je přezkoumání všech vašich současných provozních procesů a nalezení vhodných alternativ.
Můžete například začít používat služby elektronického podpisu, online fakturační a platební služby a další aplikace, které nahrazují potřebu fyzických dokumentů. Všichni vaši zaměstnanci budou také muset být vyškoleni v novém systému, jakmile bude na svém místě.
4. Intenzivní čas - jít bez papíru není jednodenní proces; existuje mnoho faktorů, které je třeba zvážit. Trvá to čas, abyste zvážili všechny důsledky opuštění papírového světa za sebou a stejně tak dlouho, abyste provedli všechny změny ve vašich operacích, které podporují bezpapírové.
Rozhodnutí jít bez papírového papíru je takové, které se liší od podnikání k podnikání, a rozhodně není univerzální rozhodnutí, které je správné pro každou společnost. Nejdůležitější částí rozhodování o tom, že půjdete bez papírového papíru, dělá váš výzkum, abyste mohli rozhodnout, zda přínosy převažují nad výzvami.
Poté vytvořte systematický proces, který vám nejen umožní získat výhody bez papírování, ale také zvýšit produktivitu ve stejnou dobu.