Jak chránit vaše kritické obchodní údaje
Ztráta dat
Chcete-li parafrázovat Paula Simona, existuje 50 způsobů, jak ztratíte vaše data:
- Chyba pevného disku počítače nebo notebooku nebo poškození mobilního zařízení mohou způsobit, že vaše data budou neopravitelná
- Váš počítač nebo telefon může být ukraden - obchodní přestávky jsou běžné a podle statistik FBI 97% ukradených notebooků / desktopů není nikdy obnoveno
- Údaje mohou být omylem smazány (nebo úmyslně smazány zaměstnanci,
- Váš počítač může být unesen malwarem
- Účet online úložiště může být napaden
- Útok z ransomwaru může způsobit, že vaše soubory budou nepřístupné, dokud nebude uhrazen podstatný poplatek
Režim zálohování dat je nutností
Aby byla zajištěna přiměřená ochrana dat, musíte vytvořit systém zálohování dat, který bude následovat tyto tři kroky:
- Zálohovat obchodní údaje pravidelně
- Vytvořte zálohy na spolehlivém médiu nebo v cloudu
- Používáte-li médium pro zálohování, uchovávejte zařízení na bezpečném místě
Základním pravidlem pro ochranu obchodních údajů je to, že pokud ztratí data, naruší to podnikání, zálohujte je.
Desktopové softwarové programy lze v případě potřeby znovu nainstalovat, ale obnovení podrobností o transakcích nebo obchodní korespondenci není možné, pokud jsou tyto soubory ztraceny nebo poškozeny.
Archiv dat vs zálohování dat
Zálohy jsou obvykle periodické, krátkodobé obrazy dat pro účely obnovy po havárii.
Archivace obecně znamená dlouhodobé ukládání dat, které již nejsou v běžném používání, ale mohou být v případě potřeby obnoveny (například hotový projekt nebo data z bývalého klienta).
Backup Critical Business Data
Existují dva kroky k úspěšné zálohování dat.
- Určení kritických dat, které je třeba zálohovat
- Provádění zálohování dat v pravidelném rozvrhu
Co je třeba v zálohování dat?
Všechny soubory, které jste vytvořili a / nebo upravili, by měly být pravidelně zálohovány. U mnoha firem to zahrnuje vše od účetních souborů po e-mail.
Stále více obchodních aplikací je k dispozici prostřednictvím cloudu. Pokud však používáte stolní aplikace (bez prohlížeče), je možné je přeinstalovat z médií nebo stáhnout, takže není třeba zálohovat.
Cloudové úložiště
Použití služeb zálohování online usnadňuje zálohování vašich dat - což je jen jeden z důvodů, proč je cloud computing ideální pro malé firmy . Služba cloudových služeb však může být stále zranitelná ztrátou dat pomocí hackingu nebo sabotáže zaměstnanců (zváží nedávný případ amerického vysokého školství v Indianapolis, který po vypálení zaměstnance informační technologie zjistil, že před odjezdem změnil správní hesla na online účty, bránící univerzitě v přístupu k datům).
Není to špatný nápad provádět občasné lokální zálohování dat z cloudu.
Místní zálohy dat
Pokud lokálně ukládáte data (např. Nepoužíváte úložiště cloud), můžete zjednodušit zálohování tak, že všechny soubory, které budou muset být archivovány na jedné jednotce v počítači, budou uchovány. Předpokládejme například, že je třeba zálohovat účetní soubory, dokumenty pro zpracování textu, tabulky, fotografie a e-mail. Jednoduché ukládání účtů, Microsoft Office (včetně Outlooku) a Paintshop Pro na samostatné jednotce nebo pod samostatnou složkou usnadňuje archivaci všech souborů, které jste vytvořili nebo upravili pomocí těchto programů. Jediné, co musíte udělat, je zálohovat jednotku nebo složku.
Jakmile vyberete kritické údaje, které chcete archivovat, je jednoduché instalovat a používat zálohovací softwarový program pro archivaci firemních dat v pravidelném rozvrhu.
Je doporučeno zálohovat data v noci. K dispozici je mnoho softwarových programů pro zálohování, které vám umožňují nastavit plán, který automaticky zálohuje vaše data. Zálohovací software, který také zipy a šifruje soubory, šetří místo na disku a zvyšuje bezpečnost dat.
Zálohování dat uchovávejte pouze na místě, pokud jsou uloženy v nehořlavém, nezničitelném trezoru. Investování do páskové jednotky nebo externího pevného disku a důsledné dodržování pravidelného zálohování dat nepomůže, pokud jsou všechny vaše záložní kopie dat na jednom místě a toto místo je postiženo katastrofou. Chcete-li být skutečně zabezpečené, zálohy by měly být uloženy mimo místo. (Zálohování z cloudu zcela neodstraní tento problém, ale určitě je lepší než mnoho fyzických míst.)
Některé podniky uchovávají své zálohy dat v bezpečnostních schránkách v bankách. (Poplatek za bezpečnostní schránku je daňově uznatelný, pokud potřebujete další pobídku.) Další majitelé malých firem uchovávají více datových záložních kopií svých záznamů v domovech různých přátel nebo rodinných příslušníků. Nezáleží na tom, kam se rozhodnete udržet je, pokud je místo, které si vyberete pro zálohování dat mimo server, bezpečné a máte k němu pravidelný přístup.
Zálohovací zařízení
Online zálohovací služby
Pro bezpečné zabezpečení používejte silná hesla, pravidelně je měňte a ujistěte se, že zálohované soubory jsou zašifrovány (protože je sdílený úložiště cloud, poskytovatelé cloud obvykle šifrují uživatelská data).
Jednotky USB (palec)
USB paměťové karty neustále rostou a jsou ideální pro rychlé zálohování dat. I když nemají kapacitu externích pevných disků, mají rychlé přenosové rychlosti a jsou vysoce přenosné. Můžete jednoduše zálohovat data na jednotku USB a odnést je na místě. Protože nemají žádné pohyblivé součásti, USB disky jsou velmi spolehlivé.
Externí pevné disky
Pro malé firmy je doporučené použití nákupu a používání externího pevného disku pro zálohování dat. Externí pevné disky jsou levnější než systémy s páskovým pohonem. Jsou také snadno použitelné; jednoduše zapojte pevný disk do USB portu počítače. Většina externích pevných disků je dodávána se softwarem pro zálohování.
Úložiště místní sítě (LAN)
Máte-li místní síť (LAN), můžete také zálohovat soubory na jiný počítač nebo server. Pokud se záložní počítač nachází na stejném místě, může být ohrožen krádeží nebo poškozen požárem nebo záplavou. K zabránění krádeže může být server nainstalován v uzamčené kleci, skříni nebo skříni.
Zásobník na pásku
Pokud máte k zálohování velké množství dat (nebo si přejete vytvářet a uchovávat pravidelné kompletní archivy dat pro dlouhodobé ukládání dat), zálohování pásky je nejlepší volbou. Jsou vysoce spolehlivé a mohou ukládat obrovské množství dat.
Zpět nahoru nebo riziko, že to ztratí
Nehrozí nebezpečí ztráty dat vašeho podniku. Nejlepší obranou proti takové katastrofě je správná ochrana dat. Vytvořením zálohovacího systému, který obsahuje pravidelné a správné archivace a zálohování firemních dat, zajistíte, že vaše podnikání bude schopno předpovědět jakoukoli bouři, kterou čelí, a pokračovat. Pamatujte, že nikdy nemáte příliš mnoho záloh dat!