Co potřebujete vědět, abyste se vyvarovali zmatení klientů
Je to stejně frustrující pro zkušené profesionály, kteří čelí klientům, kteří nepochopili nabízené služby.
"Správa událostí" a "plánování událostí" se často zaměňují za vzájemně zaměnitelné, přestože jsou to dvě velmi odlišné věci. Jednoduché plánování a řízení nejsou stejné. Zatímco dovednostní sady těchto dvou funkcí se překrývají, jsou to dvě odlišné funkce. Vytváří problémy pro ty, kteří se zabývají klienty, kteří si mylně myslí, že potřebují správce událostí, když potřebují plánovač událostí. A pro ty klienty, kteří mají dojem, že se všichni správci událostí také zabývají plánováním událostí. Ujistěte se, že je nejasné, protože je důležité, abyste vy a vaši klienti měli stejné pochopení.
Plánování akce
Začněme plánováním událostí . Klíčovým operativním slovem je plánování . Všechny události - od svatebních sprch až po oslavy narozeninových milníků až po velké firemní setkání - začínají nějakým plánem.
Počáteční diskuse s klienty týkající se nápadů na události, témat, žádaných termínů a rozpočtových pokynů jsou součástí procesu plánování událostí.
Plánování událostí začíná na začátku od počátečních fází koncepce a pokračuje až do skutečné události. A upřímně, několik týdnů po události jako plánovač událostí zabalit detaily a zpracovat následné položky.
Plánování událostí zahrnuje úzkou spolupráci s klientem při navrhování události, která odráží vizi klienta o shromáždění a splňuje cíl události. Klienti, kteří najali plánovače událostí, najali někoho, kdo naplánoval všechny aspekty události, včetně souvisejících podrobností a akčních položek, a aby tuto událost viděl až do jeho dokončení.
Povinnosti plánování událostí mohou zahrnovat, ale nejsou omezeny na:
- výběru celkového motivu události
- rozvíjet rozpočet
- výběr místa konání
- vyjednávání hotelových smluv
- pronajmout externí prodejce
- plánování nabídky
- pronájem kuchařky
- uspořádání hostujících reproduktorů nebo zábavy
- koordinovat dopravu
- výběru barevné schéma
- rozvíjení pozvánek
Plánování událostí je vše, co se děje v sestavování události. Tato funkce spadá do většího zastřešení správy událostí.
Správa událostí
Každý typ akce se skládá z mnoha částí, které se hodí dohromady jako kousky hádanky. Všechny tyto kousky se nakonec spojily a vytvořily akci. Úspěšné události mají všechny ty související díly dohromady ve správný čas a na správném místě, plynule a efektivně a podle plánu. Tento proces se nazývá správa událostí. Jednoduše řečeno, projektové řízení samotné události.
Řízení událostí zahrnuje vytváření, koordinaci a řízení všech různých složek události, stejně jako týmy lidí odpovědných za každý aspekt. Některé aspekty řízení událostí mohou mimo jiné zahrnovat:
- rezervování místa pro událost
- koordinaci externích dodavatelů
- vypracování parkovacího plánu
- návrh nouzových nouzových plánů
- zajištění dodržování zdravotních a bezpečnostních norem
- řídí pracovníky odpovědné za každou funkci
- dohled nad prováděním události
- sledování události
- řešení událostí na místě
Event Managery a Event Planners pracují společně
Definování těchto dvou funkcí je náročné, protože nejenže jsou úzce spjaty, odpovědnosti se často překrývají. Jednotliví plánovači událostí mohou nabízet služby pro správu událostí a event manažer může také nabídnout plánování událostí.
Vše záleží na individuálním plánovacím týmu nebo manažerském týmu událostí, na místě konání a samotné události.
Je důležité pochopit rozdíly mezi těmito dvěma a určit, které služby poskytnete. Například; Pokud nabízíte služby plánování událostí pro velkou událost, budete spolupracovat s manažerem událostí, který bude koordinovat vaše služby s manažery cateringu, audiovizuálního týmu atd. Definujte svou roli a služby, které poskytnete a jasně komunikujte to potenciálním klientům, aby se zabránilo jakémukoli zmatku během procesu plánování.