Ve skutečnosti se můžete zeptat, jestli jste plánovač strany nebo plánovač schůzek. V případě plánování povolání jsou tituly pracovních míst různorodé a četné jako nabízené služby a často je obtížné popsat a rozlišovat mezi nimi.
Může to být náročné při přípravě portfolia plánování událostí, při hledání práce nebo při práci s klientem, který nemá správné pochopení vaší pracovní funkce a odpovědností.
Správa událostí vs. plánování událostí
Zatímco velmi úzce souvisí, řízení událostí a plánování událostí jsou dvě velmi odlišné funkce. Hlavní rozdíl spočívá v těchto dvou slovech: řízení a plánování. Jednoduše řečeno, správci událostí řídí plánovač událostí a událostí.
Za tímto účelem mohou správci událostí také naplánovat aspekty událostí a plánovače událostí mohou spravovat určité součásti procesu plánování událostí. Event manažery a plánovače událostí pracují vedle sebe a jejich odpovědnosti se mohou překrývat.
Chcete-li záležitosti ještě více matoucí, plánovači jednotlivých událostí často poskytují služby pro správu událostí a správci událostí mohou také nabídnout služby plánování událostí. Pokud vám to všechno poškrábíte, pak začněte tím, že se podíváte pozorně na správu událostí.
Správa událostí zahrnuje řízení projektu
Správa událostí zahrnuje vytváření a rozvíjení rozsáhlých akcí, které mohou zahrnovat konference, konvence, koncerty, veletrhy, festivaly a ceremonie. Správa událostí zahrnuje identifikaci cílového publika, formulování konceptu události, plánování celkové logistiky akce a vedení projektového řízení akce jako celku - včetně řízení týmů lidí odpovědných za každou funkci, rozpočet a dohled nad prováděním události.
Manažeři událostí také dohlížejí na služby všech externích prodejců a odborníků, mezi něž patří i plánovači událostí.
Zvláštní odpovědnosti správce událostí mohou zahrnovat:
- Výběr a rezervace míst
- Koordinace externích prodejců
- Zapojení reproduktorů nebo zábavy
- Zajištění dopravy a parkování
- Získání potřebných povolení a vhodného pojištění
- Odpovědnost za dodržování zdravotních a bezpečnostních norem
- Vypracování pohotovostních plánů pro mimořádné události
- Krize a situační řízení na akci
- Navrhování bezpečnostního plánu
- Sledování události
Tento seznam není v žádném případě úplný. V závislosti na rozsahu akce a dalších zaměstnancích se mohou pracovní povinnosti lišit.
Úloha služeb správy událostí
Firmy pro správu událostí jsou často najaté na plánování a realizaci rozsáhlých firemních setkání a zvláštních akcí. Zatímco svatby a koncerty jsou společné události pro profesionály v oblasti řízení událostí, sportovní akce, setkání a velké večírky jsou také příležitostmi, které mohou těžit z řízení událostí.
Vládní subjekty, neziskové organizace, sdružení a korporace využívají společnosti pro správu událostí ke koordinaci důležitých událostí a setkání. Funkci správy událostí lze často nalézt v oddělení firemního marketingu nebo styku s veřejností nebo v rámci jejich personálního obsazení.
Dovednosti uspět
Stejně jako u většiny funkcí plánování událostí vyžaduje správa událostí vynikající organizační schopnosti, aby uspěla. Schopnost multitasku a žonglování mnoha pohyblivých částí je zásadní a spolu s touto špičkovou organizací přichází potřeba efektivních dovedností v oblasti řízení času.
Schopnost upřednostnit a udržet úkol je tím, co vede k úspěšné události. Správa událostí začíná procesem vytváření vize události a následného přechodu k realizaci, což vyžaduje kreativitu i flexibilitu.
Vzhledem k tomu, že projektový management je klíčovým prvkem a zahrnuje řízení nejen funkcí, ale týmů lidí, interpersonální dovednosti jsou také důležité. Interakce s jednotlivci na všech úrovních organizace je součástí práce a mají hluboké komunikační dovednosti a jsou pohodlné a osobnosti, které budou dlouhou dobu rozvíjet tyto vztahy.