Jak delegovat a rozvíjet své malé firmy
Jak plyne čas, majitel malého podniku, který i nadále dělá vše sám, zasáhne to, co nazývám úspěšným zastávkovým bodem. Dokud nebude vyvinut tým a nebudou delegovány některé z každodenních úkolů a odpovědností za řízení podniku, podnik nemůže růst a vlastník firmy bude pravděpodobně nadměrně rozvinut a velmi frustrovaný.
Existuje mnoho rozhodnutí a procesů, které je třeba vzít v úvahu, když přijde čas na vybudování týmu a delegování, a je třeba podniknout kroky k tomu, aby byl tento proces účinnější. Zde jsou sedm prvních tipů pro efektivní delegování, které vás na správné cestě.
1. Nejprve analyzujte své potřeby
Vědět, co delegovat a komu je potřeba, aby váš tým efektivně dělal, vyžaduje jasný obraz všeho, co máte na talíři. Nejlepší způsob, jak zjistit, kam jde čas, zejména čas, který se děje, kdy by neměl být, je sledováním času - celého času, a to jak pro fakturovatelnou, tak i pro nedaňatelnou práci.
Pokud jste sledovali vše, co děláte během vašeho pracovního dne, vsadím se, že byste byli překvapeni, kdybyste zjistili, kde váš čas jde a co se kvalifikuje jako vaše největší doba vypouštění. To samo o sobě může být mocným nástrojem pro identifikaci potenciálních úkolů, které je třeba delegovat, a dokonce i úkoly, které je třeba odstranit z vašeho podnikání.
2. Prozkoumejte své možnosti
Delegace mohou mít mnoho různých forem a každá možnost závisí na vaší firmě a vašich potřebách. Nejúčinnější systém delegací je ten, na který můžete důvěřovat a který se bude rozvíjet a měnit podle vašich potřeb a růstu a změn.
Dvě nejběžnější možnosti delegování zahrnují najímání zaměstnance a outsourcing nezávislému dodavateli, jako je například virtuální asistent .
Existuje mnoho aspektů, které je třeba zvážit při rozhodování mezi zaměstnancem a nezávislým dodavatelem.
3. Dokumentujte vše
Než začnete delegovat, budete muset začít sledovat všechny informace, znalosti a procesy, díky nimž vaše firma běží jako dobře naolejovaný stroj. To může být výzva, neboť pravděpodobně často o těchto datech nemyslíte; stačí udělat to, co je třeba udělat. Je však nezbytné, aby byla účinně delegována komplexní a jasná dokumentace.
Obecně platí, že všechny vaše procesy a systémy by měly obsahovat jasné písemné shrnutí, aby každý budoucí člen vašeho týmu mohl vstoupit a vyzdvihnout tam, kde jste skončili. Tyto procesní dokumenty a veškeré další potřebné informace by měly být umístěny na centrálním místě, které je přístupné všem.
4. Vytvořte prioritní plán přiřazení
Poté, co byly vaše procesy zdokumentovány a vytvořili jste systém pro sdílení těchto informací, budete muset přemýšlet o nejdůležitějších prioritách delegování a jak přiřadit, sledovat a spravovat delegovanou práci.
Zaměřte se na své největší priority jako první. Seznam možných položek delegování s vysokou prioritou můžete identifikovat tak, že zodpovíte tyto dvě jednoduché otázky:
- Musí to být nyní dokončeno?
- Musím tuto úlohu udělat sám nebo někdo jiný?
5. Používejte technologii
Technologie může usnadnit delegování a pomáhá týmům překonat mnoho různých výzev. A všechny týmy mohou využít technologii , ať už se jedná o sdílení souborů, plánování nebo dokonce on-line školení.
Pokud budujete virtuální tým s členy v různých zeměpisných oblastech, technologie vám může způsobit, že máte pocit, že všichni členové vašeho týmu sedí ve stejné místnosti. Prohlédněte si technologii, kterou máte k dispozici před delegováním, abyste mohli vytvořit systém, který usnadňuje sdílení informací a spolupráci.
6. Komunikujte dobře a často
Dobrá komunikace je důležitá pro každý typ týmu. Bez ní není žádný tým. Pokud jde o efektivní delegování, musí být komunikace nejen jasná, stručná a konzistentní, ale musíte také zajistit, aby každý člen týmu měl přístup ke stejným informacím.
Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je naplánování probíhajících osobních setkání nebo skupinových telekonferencí , pokud jsou vaši členové týmu na různých místech. Tato zasedání by měla být zaměřena na spolupráci, sdílení informací a budování týmu. Je také důležité, abyste zůstali mezi týmovými schůzkami přístupnými k zodpovězení otázek, poskytnutí pokynů a pomoci při řešení problémů v případě potřeby.
7. Kultivujte důvěru
Důvěra je jedním z nejdůležitějších faktorů, pokud jde o delegování, a to jde oběma směry. Musíte věřit, že vaši členové týmu dokončí práci, za kterou odpovídají, a vaši členové týmu musí věřit, že jim dáváte všechny informace, které potřebují k práci, a že budete k dispozici pro jejich zálohování, když nezbytné.
Tým založený na důvěře můžete vytvořit pomocí:
- Být úcty k sobě navzájem
- Poslouchat a slyšet to, co ostatní říkají
- Zaměřuje se na důslednou komunikaci
- Řekni, co uděláš a děláš to, co říkáš
- Být upřímný
Efektivní delegování může být odpovědí pro časově náročné majitele malé firmy, který se snaží najít čas na růst svého podnikání. A když přijmete opatření, která vám pomohou k efektivnímu procesu delegování, nebudete jen dávat čas na to, abyste se soustředili na nejdůležitější obchodní aktivity, ale snižujete tlak, který vždy děláte sami sebe.