Jak vytvořit systém správy dokumentů pro malé firmy
U mnoha podniků je řízení dokumentace zaměřeno na organizaci a ukládání dokumentů. Chtějí být schopni ukládat dokumenty organizovaným a bezpečným způsobem, který umožňuje snadné nalezení dokumentů.
Tento článek vám ukáže, jak vytvořit systém správy dokumentů, který to přesně dělá.
Pokud zadáte "správu dokumentů" do libovolného vyhledávače, získáte dlouhé seznamy "řešení" pro správu dokumentů, mnoho z nich obsahuje software nebo aplikace, které propagují výhody bezpapírové kanceláře .
Software pro správu dokumentů nebo aplikace jsou však navrženy tak, aby zlepšily práci s elektronickými soubory . Problémem je, že mnoho malých podniků se musí zabývat směsicí staromódních dat na papírových a elektronických souborech - a v některých případech je podíl papírových dat mnohem větší.
Jedním řešením problému mít smíšené datové prostředí by bylo použití systému pro zobrazování dokumentů, který by umožnil převést všechny dokumenty vašeho podniku na elektronickou podobu. To je však příliš nákladné a časově náročné pro mnoho malých podniků.
Dobrou zprávou je, že můžete založit základy systému správy dokumentů na místě, aniž byste si zakoupili nějaký speciální software nebo prošli velkoobchodním zobrazováním dokumentů.
Systém nemusí být složitý; stačí investovat nějaký čas do plánování a provádění.
Jak vytvořit systém správy dokumentů
Nastavení systému správy dokumentů zahrnuje tři kroky;
- vytvoření plánu správy dokumentů,
- provádění plánu správy dokumentů,
- a následování.
Prvním krokem při vytváření plánu je zodpovězení těchto čtyř otázek:
Jaké jsou pravidla pro vytváření dokumentů?
Faktury , dopisy s upomínkami na platby, prodejní brožury, e-maily, rozvahy , tabulky, zprávy - V průběhu podnikání a sledování podnikání vytvářejí všechny firmy řadu dokumentů. A aby věci byly organizované, musí všechny podniky vytvořit pravidla pro vytváření dokumentů.
Existují například interní šablony pro některé standardní obchodní dokumenty, jako jsou dopisy a faktury a kde se nacházejí?
Existuje průvodce, který je třeba dodržovat?
Měly by být nové dokumenty datovány a / nebo časové razítko?
Jaké postupy byste měli dodržovat při sdílení nebo přezkoumání dokumentů?
U některých malých podniků je jediným důležitým bodem o vytváření dokumentů, který je důležitý, kde se nacházejí šablony různých obchodních dokumentů a jak je používat. Pokud však vytváření dokumentů v rámci vašeho podnikání zahrnuje různé osoby, které spolupracují na přezkumu nebo aktualizaci dokumentů, budete potřebovat určitý čas, abyste se rozhodli, jak je třeba tyto věci udělat, aby byla zajištěna efektivita a konzistence.
Jak uložíme dokumenty?
Na tuto otázku jsou ve skutečnosti dva aspekty.
První zahrnuje fyzikální aspekty skladování. Dokonce i když vaše malá firma uchovává dokumenty v kartotékách, jsou zde náklady spojené s uskladněním; a to nejen náklady na samotné skříňky, ale i náklady na čas, kdy vy a / nebo zaměstnanci podáváte dokumenty nebo jdete na ně. Ve skutečnosti jsou největší náklady spojené s uskladněním pro většinu malých podniků pravděpodobné, že náklady na čas strávený při vyhledávání dokumentů.
Druhý aspekt ukládání dokumentů je organizační; jak budou dokumenty podány? Klíčem k podávání dokumentů je dodržování dobrých postupů správy souborů.
Také potřebujete vědět, jak archivujete dokumenty. Jak budete zpracovávat soubory, které jsou zastaralé nebo právě připraveny k přesunu do zadního vypalovačky v systému pro správu dokumentů?
Např. Na začátku každého roku procházím různými soubory souvisejícími s prací na svém počítači, zbavím těch, které již nejsou aktuální, a vytvářet nové složky označené podle roku a / nebo předmětu, podle potřeby přesouvat soubory.
Totéž lze provést s papírovými soubory; není snadné odstranit staré dokumenty ze složky a štítků a vytvořit nové s titulkem "Staré". Některé programy nabízejí možnosti automatického archivace. Aplikace Microsoft Outlook například umožňuje archivovat staré e-maily.
Jak lze zjednodušit vyhledávání dokumentů?
Tato otázka je srdcem vašeho systému správy dokumentů. V průzkumu, který Leger Marketing pro společnost Xerox Canada provedl, kanadští vlastníci a manažeři SMB v průměru uvedli, že náklady na správu a ukládání dokumentů činí 2,152 dolarů ročně a zhruba hodinu denně vyhledávají tyto dokumenty (globeandmail.com).
Opět platí, že dobrá praxe při podávání dokumentů může vydat dlouhou cestu k vyřešení problému. Procházení článků správy dat na tomto webu vám umožní začít. Pokud děláte věci, jako například důsledně dodržovat přísná pojmenování konvencí , například dokumenty budou mnohem jednodušší najít.
A ať už jste jediným vlastníkem, který pracuje s vlastním svazem nebo vlastníkem firmy , doporučuji vytvořit seznam umístění souborů , který uživatelům připomene, kde se nacházejí konkrétní typy souborů - a kde najdete konkrétní dokumenty. Pokud je vaše podnikání jako většina, nezapomeňte zahrnout, zda se soubor bude nacházet ve vašem počítačovém systému, interním serveru v cloudu nebo v papírové podobě uložené na fyzickém místě, jako je například skříňka. Předpokládejme například, že v mé firmě používáte obrázky, videa nebo dokonce i papírové fotografie. Položka v seznamu umístění souborů může být:
Digitální snímky / video: počítač (nebo server) - disk E: / photos - soubor v příslušném adresáři
Papírové fotografie: kartotéka 3 - Fotografie - alfa podle tématu
Sdílené síťové nebo cloudové disky by měly být označeny podle obsahu, jak by měly být umístěny zásuvky skříně.
Jak můžeme zajistit, aby byly naše dokumenty v bezpečí?
První obranná linie pro bezpečnost dokumentů fyzicky zajišťuje samotné obchodní prostory . Všechny podniky potřebují mít nainstalovány bezpečnostní systémy, jako jsou poplašné systémy, a to i domácí podniky .
Firmy mohou také potřebovat nebo chtějí investovat do jiných bezpečnostních zařízení, jako jsou okna / grily, bezpečnostní kamery a / nebo hlídkové služby. Můžete strávit celou dobu, kdy chcete vytvářet hesla a šifrování souborů, abyste ochránili své elektronické soubory, ale nezáleží na tom, jestli se někdo může jen potulovat a ukrást váš počítač a doprovázet pevný disk.
Všechny kazety by měly být uzamykatelné a uzamčené po pracovních hodinách (a uzamčeny v době oběda, pokud nikdo spolehlivý nebude v těsné blízkosti).
Obecné bezpečnostní postupy pro elektronické dokumenty zahrnují pravidelné zálohování dokumentů a uchovávání dokumentů někde jinde než na stejném pevném disku, kde jsou umístěny původní dokumenty. Off-site je nejlépe chránit proti tomu, aby vaše obchodní údaje byly zničeny přírodními katastrofami - dalším důvodem, proč je cloud ideální pro podnikání .
Malé podniky s kolegy nebo zaměstnanci, kteří sdílejí stejnou počítačovou síť, mohou také chtít omezit přístup některých uživatelů, aby mohli používat nebo vidět pouze některé zdroje sítě. Například můžete mít adresář sdílené sítě nebo cloud s názvem "Účetnictví", který má přístup omezený pouze na správu. I když má uživatel přístup k prostředku, například k aplikaci, mohou být určité dokumenty chráněny heslem. Obsah dokumentů lze také zašifrovat a zpřístupnit je pouze těm, kteří mají požadovaný šifrovací klíč.
Krádež zaměstnanců představuje další hrozbu pro zabezpečení dat. Malé podniky se zaměstnanci by měly provést kontrolu stavu faktury a provést kontrolu zaměstnance v oblasti politiky.
Implementace systému správy dokumentů
Jakmile vytvoříte plán správy dokumentů tak, že odpovíte na výše uvedené otázky, jste připraveni jej provést a ujistit se, že všichni zaměstnanci znají podrobnosti o systému správy dokumentů vaší firmy a dodržují při vytváření, ukládání a načítání dokumentů příslušné postupy.
Budete také muset být jisti, že každý, kdo přistupuje a používá dokumenty ve vaší organizaci, následuje, dělá věci, jako je pojmenování a ukládání dokumentů vhodně. Pravidelně kontrolujte, zda lze konkrétní soubory snadno najít a aby se zabránilo chybnému nastavení.
Můžete nastavit systém správy dokumentů za jeden den, ale důsledně jej implementovat v průběhu času, bude klíčem k jeho úspěchu. Odměny jsou obrovské - je možné najít to, co chcete najít, když chcete, a klid.