Kroky ke kontrole nákladů a ochrana spodního řádku vaší společnosti
Pokud jste zaměstnavatel, který má zaměstnance, kteří vynakládají výdaje v průběhu podnikání, vynikajícím způsobem, jak sledovat tyto náklady a kontrolovat náklady, je s firemními kreditními kartami pro zaměstnance. Používáte správně, korporátní kreditní karty vám mohou pomoci dosáhnout mnoha vašich obchodních cílů. Naneštěstí se mohou ukázat jako zničení jak vy, tak vašich zaměstnanců, neboť dláždí cestu k podnikatelskému volnému pádu nebo alespoň pár kroků po žebříku.
Co je firemní kreditní karta?
Firemní kreditní karty jsou skupina opatření, která jsou oddělená a odlišná od osobních a malých firemních úvěrů. Společnost může svým zaměstnancům poskytovat firemní kreditní karty, které nabízejí schválené náklady spojené s podnikáním, obvykle cestovní povahy. Podniková kreditní karta je obvykle vydávána ve jménu společnosti a se jménem jejího zaměstnance. Na rozdíl od osobních a malých firemních kreditních karet vydávají firemní kreditní karty jen málo organizací. Jsou také vydávány přímo mezi podnikem a emitentem.
Znalost pravidel
Bez ohledu na to, odkud pochází podniková kreditní karta, měla by být přijata s plným pochopením toho, jak funguje. To platí nejen pro osobu, která kartu používá, ale i pro společnost. To zabraňuje spoustě nedorozumění, které mohou stát všem. První z nich je kdo je zodpovědný za platbu.
Některé karty obsahují ustanovení, že navzdory tomu, že jsou obchodními kreditními kartami, je zaměstnanec odpovědný za to, aby se ujistil, že je platba provedena. Pro ostatní společnost, za kterou pracuje zaměstnanec, odpovídá za platbu.
Uvedení pravidel do činnosti
Jedním z hlavních výhod využívání firemních kreditních karet je skutečnost, že umožňují zaměstnavatelům lépe sledovat výdaje svých zaměstnanců, zejména když jsou mimo kancelář na cestách.
Každá společnost, která vystavuje podnikovou kreditní kartu, by měla zajistit, aby její zásady týkající se postupů, omezení výdajů a omezení byly chápány a následované zaměstnanci. Například některé náklady, jako je letenky a pronájem automobilů, mohou být umístěny na kreditní kartu , zatímco ty, jako jsou náklady na palivo a mýtné, pocházejí z kapsy zaměstnance.
Zaměstnanci by měli také chápat, že i když jsou poplatky zvláštního charakteru schváleny, mohou jim stále být uloženy limity. Pravidla, jako je toto, lze použít širokou šupinu nebo podle určitých kategorií obchodníků. Například společnost může schválit určitý limit výdajů na stravování, zvláště pokud jsou klienti baví, ale pokud se ten stejný zástupce rozhodne, že chce poslat květiny klientovi, to nemusí být povoleno. Předchozí omezení týkající se výdajů na kartu mohou omezit tento druh výdajů.
Vyhýbat se úskalím
Kdykoli je vystavena podniková kreditní karta, měl by zaměstnanec nějakým způsobem pochopit, jak může být tato karta použita. Některé společnosti dokonce poskytují školení o používání firemních kreditních karet, takže základní informace o jejich používání jsou společné všem a nikdo nemůže tvrdit, že si nejsou vědomi vydávání pravidel.
Primárním nebezpečím firemních kreditních karet je, když zaměstnanci míchají osobní a obchodní využití . Je zřejmé, že v žádném okamžiku by neměly být účtovány osobní náklady proti podnikové kreditní kartě. Naštěstí se správnými kontrolami na této kartě mohou být tyto problémy s výdaji řízeny a vyloučeny. Ve většině případů dochází k těmto problémům, když zaměstnanec chce vynechat potíže při vytváření dvou různých transakcí současně a přemýšlet o tom, že můžu společnost později uhradit. Na druhou stranu, v mnoha případech se toto zúčtování nikdy nekoná a zaměstnance nastaví na kolizní kurz s vedením společnosti.
Liberální aplikace společného smyslu
Pokud existuje náklonnost k používání firemních kreditních karet , je to schopnost, aby firmy věděly zaměstnancům, že jsou sledováni.
To by však nemělo být důvodem k obavám. Mělo by zaměstnancům dát na vědomí, že jejich výdaje v obchodním styku jsou důležité a že by měli uplatňovat zdravý rozum ve způsobu, jakým tráví pokladnu společnosti. Cokoli jiného negativně ovlivňuje spodní řádek společnosti, což ovlivňuje i zaměstnance.