Sledování všech peněžních výdajů
Váš účetní nebo účetní zaznamená všechny tyto transakce do žurnálu hotovostních plateb před jejich zveřejněním do hlavní knihy, účtů splatných v účetnictví atd.
To se obvykle provádí měsíčně. V některých obchodech je deník vyplácení hotovosti kombinován s časopisem o peněžních příjmech a je označován jako pokladní kniha.
Časopis pro vyplácení peněz je důležitým nástrojem v oblasti správy peněz - majitelé podniků mohou využít, aby zjistili, kolik peněz bylo vyplaceno a kde to šlo, a vypočítávalo procento, které bylo zaplaceno do zásob, oproti tomu, co platilo za platbu dalších účtů. Časopis vyplácení v hotovosti obsahuje kontrolní čísla šeků, které byly zapsány, a proto se řada účetních softwarových balíčků odkazuje na časopis jako kontrolní registr. Tyto balíčky mají buď přednastavené formuláře pro denní výplatu hotovosti nebo snadno přizpůsobitelné formuláře, které vyhoví vašim potřebám.
Nastavení časopisu o hotovostních výpůjčkách
Sloupce jsou nastaveny pro každou transakci následujícím způsobem:
- datum
- Zkontrolujte číslo
- Vysvětlení
- Hotovostní úvěr
- Ostatní úvěry
- Účet byl odepsán
- Debetní účty splatné
- Další inkaso.
Sloupce typů plateb v hotovosti mohou být konkrétněji charakteru podnikání. Některé firmy například mohou potřebovat pouze jeden sloupec pro zaznamenání částky v hotovosti, zatímco jiné potřebují další sloupce pro splatné účty, slevy pro nákupy v hotovosti atd. Vždy by měl existovat "jiný" sloupec, který by zaznamenal částky, které neodpovídají žádnému hlavní kategorie.
Aktualizace dalších knih
Pravidelně, někdy denně, řádkové položky v deníku vyplácení hotovosti se používají k aktualizaci deníkových deníků - těch, které jsou určeny pro záznam konkrétních typů účetních transakcí. Pokud je většina hotovostních plateb poskytnutá dodavatelům na nákup úvěrů, aktualizuje se deníková kniha o účtech, které jsou splatné.
Účty hlavní knihy jsou měsíčně aktualizovány pomocí součtů z deníku vyplácení peněz. Pokud podnik používá vedlejší kontrolní účty na podporu účtů hlavní knihy, jsou příspěvky součástí systému podvojného účetnictví .
Zúčtování slev
Časopis pro výplatu hotovosti bude obsahovat slevy získané ve sloupci, pokud jsou platby v hotovosti dodavatelům, kteří mohou využívat slevu, třeba pro předčasné splacení. Tím je zaznamenána částka faktury spolu se slevou a platbou v hotovosti. Pouze slevy obdrží sloupec celkový je zaúčtován do hlavní knihy.
2 Důkazy o vyslání
Vedení účetnictví a účetnictví mohou na konci účetního období využít dvou postupů, které dokládají, že informace o deníku vyplacení v hotovosti byly správně převedeny do dceřiných účetních knih.
- Celkový zůstatek všech dceřiných účetních knih (pokud jsou většina plateb dodavatelům, máme na mysli zůstatky na účtu dodavatele na účtech splatných k účtům) by se měla rovnat zůstatku na ovládacím účtu dceřiné účetní knihy v hlavní knize.
- Hlavní kniha by měla být v rovnováze, to znamená, že celkové inkaso v hlavní knize by se mělo rovnat celkovému počtu kreditů.