Co je to Petty Cash?
Drobné peníze popisují malé transakce podniku.
Termín "malý" se používá proto, že jde o malé (drobné) částky hotovosti nebo peněžních transakcí. "Petty" už není tak malý, takže si myslete na to jako na malé množství, které byste nemuseli myslet na sledování. V tomto článku budeme používat výraz "drobné hotovosti" tak, aby zahrnoval celou řadu obchodních transakcí.
Například:
- Nákup kávy pro kancelářský kávovar
- Placení mýtného nebo parkovacích metrů
- Ošetření zaměstnanců na pizzu s cílem oslavit úspěch
- Nákup malého dárku na cestě k obchodní schůzce.
Proč je Petty Cash důležitý?
Drobné hotovostní transakce se zvyšují. Nezdokumentování a sledování těchto malých nákupů může znamenat spoustu potenciálních výdajů na podnikání, které nebyly vyhlášeny, jako je odhození.
Podívejme se na pár příkladů:
- Používáte-li Keurig poháry pro vaši kancelářskou kávu, i když nakupujete levně a hromadně, bude to stát asi 26 centů za šálek. Pro průměrného kávu-pití zaměstnance, to jsou dva šálky denně asi 200 dní v roce, to je přes 100 dolarů pro toho jednoho zaměstnance. Vynásobte počet zaměstnanců a máte velké množství peněz.
- Pizza pro 10 lidí může stát 50 dolarů. Pokud to děláte jednou za měsíc, je to 600 dolarů ročně. Neuchovávání záznamu znamená 600 dolarů za ztracené náklady.
Jak by měly být zaznamenány drobné hotovostní transakce?
Můžete nahrávat na výpisek nebo výpis, podle toho, co je jednodušší. Důležité je mít na paměti, že EVERY transakce musí být zaznamenána a musí obsahovat:
- Datum transakce
- Částka transakce
- Obecný popis transakce (například "koblihy pro schůzku v kanceláři")
Nemusíte zaznamenávat číslo účtu v okamžiku transakce.
Když doplňujete drobné hotovosti , seskupujte transakce podle čísla účtu a zadejte je do svého účetního programu.
Mohu sledovat drobné hotovostní transakce online?
Vlastníci inteligentních firem v těchto dnech platí za obchodní transakce s podnikovými kreditními kartami nebo debetními kartami a aplikacemi. Můžete sledovat parkování pomocí aplikace a můžete použít automatický systém placení mýtného, který eliminuje čas strávený v ulici "pouze na hotovosti" na silnicích, které jsou zpoplatněny. Samozřejmě, platba s vaší obchodní debetní nebo kreditní kartou umožňuje snadné sledování malých nákladů. Nezapomeňte si uvést obchodní účel na potvrzení.
Co když má můj podnik stále pokladnu?
Mnoho podniků má v kanceláři drobný peněžní fond, zejména maloobchodní podniky, které mají zákazníky, kteří platí v hotovosti. Peněžní boxy se používají pro provádění změn a v některých případech pro transakce s malými podniky. Krabice obvykle začíná zůstatkem v hotovosti, ve vhodných denominacích. Pak, když se pokladní box dostane nízko, je to doplněno.
Pokud jsou fondy v hotovosti použity pro malé nákupy, uchovejte si do schránky protokol, aby mohly být tyto nákupy zaznamenány.
Jak se ujistím, že všechny drobné peněžní transakce se zaznamenávají?
Je vaší odpovědností jako vlastníkem firmy stanovit zásady pro použití drobných peněz, sledovat drobné hotovostní transakce a zajistit, aby zaměstnanci používali drobné hotovostně odpovědně. Některé možnosti:
- Poskytněte důvěryhodným zaměstnancům obchodní debetní kartu a požádejte je, aby podrobně informovali o podnikatelském účelu pro všechny své debetní nákupy.
- Požadovat, aby zaměstnanci, kteří používají své vlastní vozy pro podnikání, měli mýtné sledování. Můžete jej poskytnout a získat podrobnosti. Budete potřebovat zaměstnance k ověření obchodního účelu.
- Pokud mají zaměstnanci smartphony pro obchodní účely, vyžadují, aby do nich zahrnovali aplikace, které zachycují potvrzení o fotkách nebo je posílají na účetní oddělení.
Spodní linie na Petty Cash:
Zřízení a sledování drobných peněz by mělo být součástí celkového systému vedení záznamů pro vaši společnost.
Nezapomeňte, že pokud ho nezaznamenáte, nemůžete jej odečíst jako náklady na podnikání. Ujistěte se, že využíváte všechny drobné hotovostní transakce, abyste mohli požadovat více legitimní obchodní výdaje a snížit vaše podnikatelské daně.