Písemné sbírky by měly dělat dvě věci: zachovat dobrou vůli zákazníka a pomoci vám dostat zaplaceno. Víte, že dopis funguje, když posíláte dávku dopisů a telefon zvoní háček nebo začnou platit platby poštou.
Pokud posíláte dávku dopisů a není žádná odpověď, je čas na nové dopisy sběru.
Abyste porozuměli osvědčeným postupům při vytváření dopisů, je k dispozici níže uvedený dopis sbírky vzorků.
Příklad, kdy použít sběrný dopis
Tržby nebyly tím, čím byly v loňském roce. Frank potřásl hlavou, když porezal starou zkušební vyvážení, věděl, že čelí nepohodlné práci, která je nyní nutná, pokud chce zůstat v práci.
Sbírkou dopisů napsaných odborníkem, který ho vedl, věděl, co má dělat. "Posílejte dříve než později," přikázal expert. Frank si vzal svou hromadu faktur, které se dostaly v minulosti, a začal zadávat informace o zákaznících do šablon sběru dopisů. Jak se Frank snažil projít hromadou, jeho důvěra vyrostla s myšlenkou na zaplacení těch peněz, které mu byly dluženy.
Písemný sběr vzorku
8. ledna 2018 Franks Instalatérství Účet # nebo faktura č.: 123 Zůstatek splatný nebo minulý zůstatek: 100,00 dolarů Drahý Jim, Toto připomíná, že zůstatek na vašem účtu ve výši 100 USD byl po 28. listopadu 2008 splatný. Prosím, zaplaťte prosím tuto částku dnes, přiložil jsem pro vaše pohodlí razítko. Děkujeme za Vaši platbu. S pozdravem, Frank Smith Franks Instalatérství |
Tipy pro sběrné dopisy
Jak můžete vidět ze shora uvedeného sbírkového dopisu, nejúčinnější sbírkové dopisy jsou krátké, až k bodu a snadno čitelné. Snažte se vyhnout se dlouhým nebo matoucím slovům a větám. Přímější dopis vede k méně nedorozuměním. Váš sběrný dopis by měl:
- Řekněte důvod vašeho dopisu v první větě
- Vysvětlete více o první větu druhé věty
- Navrhněte řešení
- Děkujeme příjemci
Váš sbírkový dopis je odrazem vašeho podnikání, takže ho udržujte profesionální a nezapomeňte každý dopis osobně podepsat. Pamatujte, že váš dopis je přesvědčit někoho, aby vám poslal peníze. Vaše znění a tón jsou rozhodující, zvláště pokud je to zákazník, s nímž chcete pokračovat v podnikání. Vždy se domníváte, že zákazník zaplatí.
Uzavření obálky za platbu je také dobrý nápad. Pokud můžete zahrnout poštovné na platební obálku, je to lepší. Čím snadněji pro zákazníka provedete platbu, tím lépe máte šanci na zaplacení.
Michelle Dunn pomáhá společnostem, které chtějí, aby zákazníci platili včas nebo brzy, spolupracuje se společnostmi, které se potýkají se zákazníky, kteří platili pozdě nebo neplatí. Michelle má více než 21 let zkušeností v oblasti inkasa a vymáhání pohledávek, je autorem knihy "Staň se Squeaky Wheel, příručkou pro úvěry a sbírky pro každého" a mnoha dalšími knihami a má hloubku znalostí a celou sadu nástrojů a produktů, může mít pro vaši společnost velký rozdíl.
Upravil Alyssa Gregory