Formátujte profesionální obchodní dopis s těmito tipy
Správné formáty obchodních dopisů
Obchodní dopisy ve Spojených státech používají čtyři společné formáty písmen. Varianty se liší v jiných zemích, například v jiném stylu.
Všechny vhodné formáty obchodních dopisů jsou přijatelné, ale blok je běžnější.
Formát blokového písma : Formát společného formátu písmen je formátován tak, aby celý text byl zarovnán s levým okrajem. Odstavce jsou zdvojnásobeny a všechny řádkové texty jsou odděleny. Okraje jsou standardní nastavení textového procesoru o jeden palec. (viz obrázek blokového formátu písmen).
Formát písmen polokloků: Pro poloblok je jediný rozdíl mezi poloprovozním a alternativním blokem oproti tomu, že textový text je opuštěný vlevo, první řádek každého odstavce je odsazen.
Formát alternativního blokového písma : Alternativní formát blokového písmena přesune zpětnou adresu, datum, uzavření, název, titul a podpis na levé straně stránky.
Zjednodušený formát písma : Tento formát má stejné vlastnosti blokového písmena s jednou výjimkou, pozvánka nebo pozvánka je vyloučena. Je to užitečný formát, když nevíte, že pohlaví příjemce je muž nebo žena, nebo paní nebo slečna.
Části obchodního dopisu
- Adresní adresa: Pokud máte hlavičkový papír společnosti , můžete tuto sekci přeskočit. Zahrnout úplnou obchodní adresu a správné obchodní jméno. Můžete také zahrnout vaši e-mailovou adresu nebo telefonní číslo, pokud to potřebuje příjemce.
- Datum: Postupujte podle formátu měsíce, dne, roku. Nastavte aktuální datum na datum odeslání dopisu.
- Jméno a adresa příjemce: Uveďte celé jméno a adresu kontaktu, na který zasíláte dopis. Je-li to potřeba, lze přidat jméno osoby spolu s telefonním číslem.
- Pozdrav: Pro pozdrav použijte formální jméno osoby a ukončete dvojtečku pro vaše obchodní dopis.
- Předmět: Zřetelně řečeno, že předmět dopisu vám pomůže, příjemce, rychle pozná kontext toho, o co váš dopis je.
- Tělo: Vaše tělo dopisu by mělo začít s obecným uvedením toho, kdo jste a účelu dopisu. Zahrnout konkrétní odstavce načrtněte problém nebo problém. Zavřete tělo voláním k akci. Každé obchodní dopisy by měly být krátké a stručné, s ohledem na omezenou dobu vašeho čtenáře.
- Uzavření: Zde můžete zvolit jakýkoli formální formát, jako například "Nejlepší pozdravy" nebo "Upřímně".
- Podpis: Podepište své jméno stejně jako ve svém dopise. Jméno a titul: Uveďte celé jméno a název pracovního místa.
- Obálky a CC: Pokud posíláte další dokumenty, uveďte řádek a pokud někdo jiný obdrží kopii dopisu, uveďte cc. nebo uhlíkovou kopií jiného přijímače nebo přijímače.
Můžete zjednodušit celý proces vytváření správně formátovaného obchodního dopisu pomocí programu pro zpracování textu.
V aplikaci Microsoft Word můžete použít průvodce písmenem přejděte do funkce "Nástroje", vyberte "Letters & Mailings" a klepněte na Průvodce dopisy. Průvodce vás provede každým polem a umožní vám vybrat formát.
Použití správného formátu obchodního dopisu je jedním z kroků, jak zvýšit profesionalitu vašeho podniku. Udělejte si čas, abyste vytvořili správný dojem s vaší firmou.