Nový dopis o vítání zákazníků je cennou součástí získávání nových klientů , zejména pokud je vaše firma zaměřena na osobní vztahy. Uvádění času na napsání nového dopisu o vítání zákazníků má několik výhod, včetně:
- Ukazuje svým zákazníkům, že oceňujete jejich podnikání
- Oficiálně představí vaši společnost novým zákazníkům
- Ujišťuje nové zákazníky, že při výběru společnosti rozhodli správně
- Poskytuje důležité kontaktní informace
Tento podrobný tutoriál vás provede novým formátem dopisu pro uvítání zákazníků a sekcemi, které obsahuje, abyste je mohli používat jako šablonu ve vlastní firmě.
01 - Hlavičkový papír společnosti
Váš dopis o novém zákazníkovi by měl být vytištěn na hlavičkovém papíru společnosti nebo alespoň obsahovat kontaktní informace.
Mít profesionální hlavičkový papír s vaší firemní značkou je vynikajícím způsobem, jak posílit svou značku prostřednictvím svých uvítacích dopisů a veškeré klientské komunikace. Pokud však nemáte hlavičkový dopis pro váš dopis o novém zákazníkovi, měli byste zahrnout:
- Jméno společnosti
- Zpáteční adresa
- Telefonní číslo
- Emailová adresa
Můžete také chtít přidat faxové číslo, webové stránky společnosti a další kontaktní metody, které máte k dispozici.
02 - Adresa a adresa příjemce
Na začátku nového dopisu o uvítání zákazníků by měl být uveden datum dopisu a poštovní adresa příjemce, všechny zarovnány doleva.
Adresa adresy příjemce by měla obvykle obsahovat:
- Celé jméno (s předponou)
- Titul
- Společnost
- Emailová adresa
03 - Pozdrav
V této části vašeho dopisu o novém uvítaném zákazníkovi obvykle pozdravíte příjemce podle jména a následně dvojtečku.
Ať už pozdravíte příjemce s jeho křestním jménem (tj. Jane), nebo více formálně, předpona a příjmení (tj., Vážená paní Doe), bude záviset na vašem vztahu se zákazníkem.
04 - Uvítací zpráva
Úvodní věta nového dopisu o vítání zákazníků přichází po pozdravu a měla by obsahovat uvítací zprávu zákazníkovi.
Zde je příklad úvodní věty v novém uvítacím dopisu zákazníka:
"Jménem celého personálu společnosti Smith Consulting bych rád využil této příležitosti, abych vás uvítal jako nového zákazníka. Jsme nadšeni, že vás máme u nás."
05 - Úvod do společnosti
Tělo vašeho nového dopisu o vaší spokojenosti zákazníků by mělo obsahovat úvod do vaší společnosti, stejně jako opakování vašich schopností.
Zde je příklad představení společnosti:
"V společnosti Smith Consulting jsme hrdí na to, že nabízíme našim zákazníkům citlivé, kompetentní a vynikající služby. Naši zákazníci jsou nejdůležitější součástí našeho podnikání a neúnavně pracujeme, abychom zajistili vaše úplné uspokojení, a to tak dlouho, dokud jste zákazníkem . "
V této sekci se také budete chtít představit a nechat zákazníka vědět, jakou roli budete hrát ve svých jednáních s vaší společností.
Zde je příklad osobního úvodu:
"Jsem také rád, že vás budu informovat o tom, že budu vaším hlavním kontaktním místem ve společnosti a doporučuji, abyste se kdykoli obrátili na vaše dotazy, připomínky a připomínky."
06 - Kontaktní informace
Jednou z nejdůležitějších částí nového dopisu o vítání zákazníků je část, která obsahuje různé způsoby kontaktu s vámi, a to vše na jednom místě. Tato část vašeho uvítacího dopisu by měla jasně uvést, jak a kdy může váš zákazník s vámi kontaktovat, když má otázky nebo jiné problémy.
07 - Ujištění
Tato poslední část vašeho nového dopisu o vítaném zákazníkovi by měla zákazníkovi opět poděkovat za své podnikání a pak je potěšit, že jste rádi, že je uvítáte jako zákazníka a jste připraveni udělat to, co je zapotřebí, abyste se ujistili, že jsou spokojeni.
Cílem je uzavřít dopis na pozoruhodnou poznámku a nechat nového zákazníka cítit vítaný, oceněný a důležitý.
Zde je příklad poslední věty vašeho nového dopisu o pozdravě zákazníků:
"Jane, děkuji vám za to, že svěřujete společnosti Smith Consulting vašim nejdůležitějším obchodním potřebám. Je nám ctí, abychom vám sloužili."
08 - Uzavření
Uzavření vašeho nového dopisu o vítání zákazníků zahrnuje pozdrav (upřímně, s pozdravem, s pozdravem, opravdu atd.), Váš písemný podpis a vaše jméno a titul.
Je důležité vždy zahrnout svůj vlastní podpis, a nikoli podpis vytvořený počítačem, který by personalizoval dopis. Váš podpis by měl jít mezi výkřikem a tvojím jménem, takže budete chtít nechat několik dalších míst.