Nyní jste pravděpodobně zvážili, zda skutečně potřebujete najmout a zaplatit dalšímu zaměstnance, který vám pomůže při práci. Než zapíšete popis práce a začnete s rozhovorem, věnujte si čas, abyste zvážili, zda můžete vykonávat některé nebo většinu funkcí, které může správní asistent nebo výkonný tajemník využívat technologií.
Co rozděluje tuto kancelářskou práci od ostatních kancelářských a kancelářských pracovních míst je úroveň odpovědnosti a důvěrnosti spojená s tímto postavením. Kromě základních administrativních funkcí je asistent administrativy nebo výkonný tajemník rovněž odpovědný za psaní / přípravu zpráv, organizování / plánování schůzek, přezkoumání příchozí korespondence, určení jeho významu, přípravu agendy pro důležité schůze, zajištění cesty a vyplnění mezer dělat všechno, co je nezbytné, jako je podání, které vám pomůže udržet si organizaci a proto se zaměřujete na své pracovní povinnosti.
Název a plat pro toto jednotlivce určují, jak bude jejich roli důležitější:
- Pomocník pro správu na úvodní úrovni
- úřední asistent
- Vedoucí správní asistent
- Výkonný tajemník
- Výkonný tajemník
- Vedoucí kanceláře
- Senior Office Manager
Vzhledem k velikosti firmy se zvyšuje potřeba osoby, která je vysoce organizovaná a může vykonávat celou řadu úkolů.
To je zvláště nutné pro vedoucí pracovníky, které řídí společnost, aby udržely vysokou úroveň důvěrnosti a integrity pro podnikání, které probíhá. Proto je to kritická pozice ve společnosti a ta, která by měla vyžadovat promyšlený popis pracovních pozic a proces náboru.
Prvním úkolem je připravit popis zaměstnání pro nový nájem založený na oblastech práce, které vy, správce pronájmu věří, že může být nejlépe řešen někým jiným, abyste mohli pokračovat v růstu a řízení společnosti . Existují různé verze popisů práce, jako je tento, ale nakonec víte jen to, co budete potřebovat, a proto budete potřebovat určitou úroveň přizpůsobení, abyste vytvořili popis práce, který vám vyhovuje a který se bude lišit od vašich osobních preferencí.
Po vytvoření popisu práce najděte místo pro inzerci práce, například na Indeed.com nebo Monster. Bylo mi moje zkušenost, že kandidáti se okamžitě začnou ucházet o pozici, pokud jste je vhodně formulovali a popsali typ pracovního prostředí, kde budou pracovat. Ujistěte se tedy, že popis práce, který je vytvořen, nečiní práci nezajímavou.
Musí být dobře napsané a přitažlivé, aby přilákaly správné kandidáty.
Jakmile máte své nejlepší kandidáty, dalším krokem je jejich rozhovor a v ideálním případě je to osobní rozhovor, protože tento kandidát, pokud bude najat, bude mít s vámi vysoký čas na tvář a je nejlepší vědět, zda existuje co nejdříve. Použijte tyto otázky k rozhovoru, abyste tento proces vedli.
Vyhledání správného správního asistenta nebo výkonného tajemníka může znamenat velký rozdíl ve vašem pracovním dni a do značné míry, jak úspěšný budete mít, když máte čas soustředit se na svou firmu a spravovat ji.
Další popisy práce:
Recepční:
Lékařský sekretář nebo výkonný asistent:
Pokladní :