Vedle administrativních funkcí je administrativní asistent a výkonný tajemník rovněž odpovědný za psaní nebo přípravu zpráv, organizování a plánování schůzek, přezkoumání příchozích zpráv, určení jejich významu, přípravu agend pro schůze správní rady, přípravu cest, sestavení zápisu z jednání, vedení výzkum, příprava korespondence a supervize a školení zaměstnanců na nižší úrovni.
Tyto role mohou vyžadovat různé úrovně zkušeností a mají některou z těchto podobných titulů:
- Pomocník pro správu na úrovni vstupu
- úřední asistent
- Vedoucí správní asistent
- Výkonný tajemník
- Výkonný tajemník
- Vedoucí kanceláře
- Senior Office Manager
Pozn .: Pozice právního a zdravotního asistenta jsou zcela odlišné a vyžadují speciální odbornou přípravu vyžadovanou v profesi, ve které pracují.
Rozdíly mezi správními asistenty a výkonnými tajemníky
Úlohy výkonných tajemníků a správních asistentů se značně překrývají a rozdíly v rolích se mohou lišit podle organizace. V některých případech se výkonný tajemník zaměřuje na více administrativních povinností pro manažera nebo vedoucí pracovníky, jako je naplánování schůzek, plánování cest, zpracování písemných sdělení a dokonce i vedení účetnictví. Správní asistent se může soustředit na více úkolů podnikových operací a převzít více vedoucí úlohy v některých kapacitách, vytvářet agendy pro schůzky nebo konference, řídit rozpočty a vyřizovat vyúčtování dodavatelů.
Od správních asistentů může vyžadovat specializované vzdělávání v některých případech, kdy je řízení obchodní činnosti kritické.
Základní pracovní dovednosti
Oba výkonní tajemníci a administrativní asistenti mají základní pracovní dovednosti, které jsou nezbytné pro každou roli. Patří mezi ně mimořádné organizační schopnosti, vynikající písemné a ústní komunikační schopnosti, stejně jako důraz na detail a profesionalitu.
Musí mít technickou způsobilost s nástroji pro automatizaci kanceláří, včetně softwarových základů, jako jsou aplikace Microsoft Word, Excel a PowerPoint, stejně jako účetní nástroje jako QuickBooks .
Správní asistent nebo výkonný tajemník v malé kanceláři
V malé kanceláři jsou odpovědnosti správního asistenta nebo výkonného tajemníka zpravidla prováděny řadou kancelářských zaměstnanců. Některé práce mohou skutečně vykonávat vedoucí pracovníci společnosti samotní a role administrativního asistenta nebo výkonného tajemníka mohou zahrnovat větší rozmanitost odpovědností, jak to potřebuje menší organizace.
Správní asistent nebo výkonný tajemník ve střední kanceláři
Vzhledem k velikosti firmy se zvyšuje potřeba osoby, která je vysoce organizovaná a může vykonávat celou řadu úkolů. To platí zejména pro vedoucí pracovníky, které provozují společnosti vyžadující vysokou míru důvěrnosti a integrity pro podnikání, které probíhá.
Správní asistent nebo výkonný tajemník velkého úřadu
Je běžné, že velká kancelář má několik správních asistentů a / nebo výkonných tajemníků. Při této velikosti společnosti je obvykle nutné mít vedoucího kanceláře, který koordinuje personál, který poskytuje služby vedoucím pracovníkům společnosti.
V některých případech bude správní asistent doprovázet výkonnou moc na dlouhých pracovních cestách, aby pomohl při setkáních, plánování a dalších důležitých organizačních úkolech.