Odesláním profesionální e-mailové zprávy se vytváří návyky, které se zaměřují na jasnou, stručnou a vhodnou komunikaci.
1. Použijte obchodní e-mailovou adresu
Pokud jste vlastníkem firmy a podnikáte jménem vaší společnosti, ujistěte se, že používáte obchodní e-mailovou adresu. V ideálním případě to znamená, že máte obchodní adresu (tj. Yourname@yourbusiness.com), kterou používáte pro veškerou obchodní komunikaci.
Pokud to není možné, můžete vytvořit bezplatnou e-mailovou adresu, která obsahuje název vašeho podniku (např. Yourbusinessname@gmail.com). Používání osobní e-mailové adresy, která zjevně nesouvisí s vaší firmou, může v nejhorším případě ublížit vaší profesionalitě a v mnoha případech vás nemusí brát vážně.
2. Mějte zprávy krátké a sladké
Není nic špatného vysvětlovat věci podrobně; může poskytnout jasnost a snížit nedorozumění. Když však e-mailová zpráva začíná vypadat jako román, můžete rychle ztratit pozornost příjemce a zmást problém s nerelevantními informacemi. Chcete-li tomu zabránit, držte se jednoho předmětu na e-mail a když potřebujete zahrnout další informace, použijte tučné podtituly, takže jsou nejdůležitější detaily jasné.
3. Použijte popisné předmětové čáry
Otevřeli jste někdy e-mailovou zprávu založenou na tématu a skončili jste úplně zmatení a trochu naštvaně, když se jednalo o něco úplně jiného? Vzhledem k tomu, že již držíte každý e-mail, který píšete pouze na jeden předmět na výše uvedený tip, měli byste se ujistit, že předmětová čára odráží toto téma a nic jiného.
Pomůže to nejen příjemci, ale také vám usnadní správu vaší e-mailové schránky .
4. Tone It Down
Je snadné nechat věci letět, když posíláte e-mail, protože se můžete cítit jako byste byli chráněni obrazovkou počítače, ale některé konverzace mohou být snadno špatně pochopeny v e-mailu. Ve skutečnosti, aniž byste měli slovní komunikační pokyny ke zmírnění zprávy, kterou posíláte, může být každý e-mail přijat špatným způsobem. Pokud posíláte zprávu, která může být zpochybnitelná, zopakujte ji před odesláním a pokud si nejste jisti, pravděpodobně budete lépe vyzvednout telefon.
5. Udělat svůj podpis e-mailu užitečný
Zaznamenávání citací, propagací a zpravodaje v e-mailovém podpisu může být v některých situacích efektivní, ale tyto položky by nikdy neměly využívat podpis vašeho e-mailu pro to, na co se má používat - poskytnutí vašich kontaktních informací. Váš počáteční e-mail nebo odpověď by měla obsahovat minimální podpis s e-mailem s celým jménem, společností a adresou URL. Telefonní číslo, nadpis a znovuzískání vaší e-mailové adresy také neublíží.
6. Zkontrolujte pravopis a opravu
Kontrola pravopisu je snadná. Nastavte výchozí nastavení v e-mailovém klientovi, chcete-li zkontrolovat všechny zprávy před odesláním.
E-mail je neformálnější a dochází k poněkud shovívavosti s pravopisnými a gramatickými chybami, ale vypadá strašně, že posílám zprávu plnou chyb. Poslední věc, kterou chcete, je udělat špatný dojem, protože jste se ponáhľali poslat e-mail a přeskočili kontrolu pravopisu a gramatiky.
E-mail je důležitá metoda komunikace v podnikání, i když to není vaše první přednost. Po těchto doporučených obchodních e-mailových zprávách vám pomůže udržet e-mailovou komunikaci profesionální a produktivní a můžete si být jisti, že dojem, který vytváříte, je dobrý.