Pokud jde o časové řízení , zjišťování toho, jak využít produktivnější čas, je často výzva. Dobrým začátkem je správa e-mailů. to je jedna oblast, která je pro mnoho majitelů malých podniků na prvním místě.
Vzhledem k tomu, že e-mail je neustálou formou komunikace a nemáme úplnou kontrolu nad příchozími toky, musíme pracovat na zlepšování naší produktivity v tom, jak přijímáme, organizujeme, odpovíme a dokonce přemýšlíme o e-mailu. Níže uvedené tipy vám pomohou vytvořit systém pro správu e-mailu způsobem, který podporuje produktivitu namísto toho, aby se jím zbavil.
1. Vypněte oznámení.
E-mail má tendenci přicházet po celou dobu dne a noci, takže je velmi důležité, abyste řídili, jak se tok příchozích zpráv hodí do vašeho dne. Vypněte oznámení o nových zprávách na počítači i smartphonu, abyste zabránili neustálému rozptýlení a narušení vašeho rozvrhu a zkontrolujte poštu, pokud je to pro vás výhodné.
2. Rozhodněte, jak používat doručenou poštu.
Existuje mnoho různých filozofií, pokud jde o správu e-mailové schránky. Můžete používat doručenou poštu jako úryvek, omezit ji pouze na zprávy s vysokou prioritou nebo ji nastavit jako pracovní seznam úkolů.
Klíčem je vybrat jeden účel pro vaši schránku a držet se s ní.
3. Vytvořte seznamy whitelistů a černé seznamy.
Většina e-mailových klientů a poskytovatelů e-mailů umožňuje uživatelům vytvářet seznamy bezpečné adresy, aby zajistili, že se tyto zprávy dostanou, zatímco černé listy nebo blokování, co považujete za spamové adresy. Udělejte si čas, abyste tyto seznamy často aktualizovali, abyste udrželi příchozí e-mail čistý.
4. Nastavte časovač a dávkový proces.
Někteří majitelé malých podniků těží z toho, že mají kapsy času ve svůj den jen pro e-mail. Pokud to pro vás funguje, nechte během dne reagovat na určitou dobu, reagujte na zprávy, přesuňte položky akce do seznamu úkolů, odstraňte nevyžádanou poštu a získejte okamžitou představu o tom, co potřebuje vaši pozornost dále.
5. Pro automatizaci procesu použijte pravidla.
Chcete-li zefektivnit proces správy e-mailu ještě dále, použijte v e-mailovém klientovi pravidla, která třídí, označují, přesouvají a organizují své zprávy. Zatímco bude nějaký čas trvat, než vytvoříte pravidla, která podporují způsob, jakým používáte e-maily, po jejich vytvoření můžete omezit podstatnou část vaší doby zpracování e-mailu.
6. Získejte start z vašeho smartphonu.
Mnoho majitelů malých firem má chytré telefony, takže mohou zůstat v kontaktu a na pracovišti, i když jsou mimo kancelář. Pokud často zkontrolujete e-maily v mobilním zařízení, můžete ušetřit značné množství času tím, že si přečtete a začnete zpracovávat zprávy, když jste mobilní. Dokonce i když si zvyknete odstranit nevyžádanou poštu a zprávy, které nemusíte ukládat, můžete mít výhodu v tom, že budete mít zjednodušenou schránku po příchodu do kanceláře.
7. Pokud ji nečíst, odhlaste se!
E-mailové zpravodaje a další e-mailové marketingové zprávy mohou být skvělým způsobem, jak zůstat ve spojení s klienty, kolegy, partnery a dalšími podniky, které vás zajímají, ale tyto zprávy se mohou rychle zhroutit.
Pokud jste v několika problémech neočekávali konkrétní opakující se zásilky, zastavte předplatné. Omezení e-mailových zpravodaje a dalších automatizovaných zpráv pouze těm, které pravidelně čtete, může být snadný způsob, jak snížit hromadnou část ve složce doručené pošty.
Chcete-li ještě více nástrojů, které vám pomohou zvýšit produktivitu vašeho malého podniku, prozkoumejte tento seznam 101 aplikací týkajících se produktivity .