Níže uvedené tipy vám pomohou jemně vyladit komunikační dovednosti, abyste ušetřili čas, snížili stres a získali větší produktivitu efektivní komunikací v každé interakci, kterou máte ve svém malém podnikání.
Omezení rozptylu a poslech
Poslech je klíčem k efektivní komunikaci, ale není to vždy snadné. Jedním ze způsobů, jak se stát lepším posluchačem, je zkusit omezit rozptýlení během vašich rozhovorů, což složitě slyší a absorbuje to, co ostatní říkají. To může znamenat uzavření e-mailového klienta, vypnutí vyzvánění telefonu nebo zavření dveří do kanceláře. Tím, že děláte tyto malé věci, zajistíte, že osoba, s níž mluvíte, má vaši plnou pozornost.
Je také důležité omezit vnitřní rozptýlení, tedy vše, co se děje ve vaší mysli. Když máte několik témat, která se potýkají během setkání nebo rozhovoru, který se skrze ně objeví, abyste získali všechny své nápady, může to být lákavé, ale to způsobuje zmatek a může způsobit, že se druhý člověk cítí jako jeho vstup není důležitý.
Zpomalte a nezapomeňte, že komunikace je obousměrná. Zajistěte odhodlání, které umožní oběma stranám, aby se vyjádřily.
Být odpovědný
Jedna z nejhorších věcí, které můžete udělat, když nastane konflikt, nebo někdo má stížnost na vaše podnikání, produkty, služby atd., Je ignorovat. Ve většině případů by měla být okamžitě vydána nějaká odpověď, i když je to jen stručné prohlášení, že se podíváte na problém.
Pokud budete čekat, až budete mít všechny potřebné informace, než se dostanete k nešťastné straně, mohou skončit nejen nešťastně, ale nyní i rozzlobeně. Udržujte komunikační linky otevřené ve všech situacích tím, že budete co nejvíce reagovat a ujistěte se, že lidé, kteří vás oslovují, se domnívají, že jejich problém je pro vás důležitý.
Zeptejte se správných otázek
Tak velká část komunikace závisí na získání informací, které potřebujete, a mnohokrát to znamená, že musíte požádat o správné druhy otázek. Existují stopy, o kterých otázkách byste se měli zeptat v každé části konverzace, kterou máte. Musíte být schopni poslouchat a nulovat na tyto stopy, aby zjistili, které otázky budou rozptýlit informace, které potřebujete.
Zvažte případ zaměstnance, který nesplňuje cíle a je obecně nešťastný v práci. Pokud se neptejte na správné otázky, možná se nikdy nedostanete ke kořenu problému, což může být něco, od osobních problémů, až po nedostatečnou námahu.
Využijte co nejvíce setkání
Schůzky jsou proslulé tím, že jsou zbytečné, pokud nejsou dobře naplánovány a důkladně organizovány. Pokud jste organizátorem, je třeba nejprve naplánovat to, co musíte udělat, abyste respektovali čas každého, a co nejúčinnější schůzku.
Poté věnujte čas přípravě agendy, která nastiňuje body zaostřování a nastaví strukturu schůzky.
Zde jsou další tipy, které vám pomohou ujistit se, že vaše setkání jsou produktivní:
- Potvrďte časy pro schůzky ve vhodných časových pásmech jeden až dva dny před zasedáním.
- Přiřaďte moderátorovi schůzky, který řídí schůzku, a ujistěte se, že se účastní programu.
- Podněcujte vstupy a otázky od všech účastníků schůze.
- Vezměte si poznámky nebo přiřaďte někoho jiného, abyste si vzali poznámky, abyste zaznamenali důležité informace o schůzce.
Kombinovat metody komunikace
Komunikace "tváří v tvář" nebo "hlasová komunikace" je skvělá pro eliminování problémů, které často přicházejí s e-mailem. Může však vyvolat i další otázky a zmatenost, pokud všechny zúčastněné strany nejsou na stejné stránce.
I když se většina vaší komunikace uskutečňuje po telefonu nebo při síťových událostech , můžete vytvořit souhrnné e-maily, které načrtávají, o čem se diskutovalo, jaké jsou další kroky a kdo je za to zodpovědný. To může být skvělý způsob, jak kombinovat různé komunikační metody pro efektivnější (a méně mátoucí) dopředu se pohybující komunikaci.
Zaměřte se na služby zákazníkům
Dobrý zákaznický servis závisí na obousměrné komunikaci. Často, když dojde ke konfliktu se zákazníky, klíč k řešení komunikuje, aby odhalil problém a pokračoval v komunikaci, dokud nebylo nalezeno řešení.
Jedním ze způsobů, jak udržovat dlouhodobé vztahy s vašimi klienty, je zachování otevřených linek komunikace. To znamená žádat o vstup do toho, jak se věci dělají a jak se cítí o produktech a službách, které poskytují. To může být dosaženo na konci projektu, během každodenních konverzací, se zaměřením na skupinu nebo prostřednictvím formálních průzkumů.
Použijte odpověď, kterou obdržíte
Pokud již komunikujete se svými klienty, pravděpodobně obdržíte pravidelnou zpětnou vazbu, a to i v případě, že je nevyžadujete pomocí formálních metod. Může to být zlatá minuta užitečných informací o tom, jak vaše klienty a potenciální klienti vnímají vaše podnikání, produkty a služby. Chcete-li být efektivní, musíte tyto údaje použít ke změně a vylepšení procesů. Vytvořte proces shromažďování zpětných vazeb, které obdržíte na jednom místě, poté vyčkejte čas na měsíc nebo dva, abyste analyzovali data a vytvořili plán pro implementaci a sledování vylepšení.
Nakonec efektivní komunikace může být jednou z nejdůležitějších dovedností, které používáte ve svém podnikání. Pokud vaše komunikační dovednosti mohou využít jemné ladění, potřebujete čas analyzovat, jak komunikujete, a výsledky vaší komunikace. Pak se zaměřte na způsoby, jak je můžete vylepšit v průběhu času. Možná vás překvapí, kolik změní vztahy se zaměstnanci, klienty a kolegy k lepšímu.