Odeslané z pracovního stolu (Insert Name)
Čas od času dostanu e-mail od právníka, který zašle e-mail na jméno svého stolu. Zde je několik problémů s tímto přístupem k e-mailu.
Nejprve se v indexu Inbox zobrazuje většina e-mailových systémů nezobrazí jméno, které je dlouhé. Většina lidí uvidí jen část "od stolu", a možná pár dopisů o křestním jménu. Ještě důležitější je, že se zdá být hloupé a trochu náročné. Stůl neposílá e-maily. Pokud právník posílá e-mail, měl by být jeho jméno.
Efektivní efekty
Někteří právníci mají rád kreativitu s výskytem svých e-mailů. Druhý den jsem viděl blok podpisu právníka a na okamžik jsem si myslel, že mám problémy s viděním. Ukázalo se, že rozmazané dopisy byly úmyslné. Speciální efekty mohou vypadat zábavně, ale nic, co dělá slova těžké číst, je špatný nápad. Zvláště pokud je těžké číst jméno a e-mailovou adresu právníka.
Ještě horší než speciální efekty na dopisy je, když právníci nepořádejí své e-maily s uměleckými díly nebo fantazijní grafikou. To způsobuje, že zpráva je pomalejší ke stažení, pomalejší otevření a další potíže při čtení.
Cílem e-mailu je sdělit informace, ne umělecké dovednosti. Udržujte to jednoduché.
Bez podpisového bloku
Není to tak těžké nastavit automatický podpisový blok ve většině e-mailových systémů. Nemusí to být složité a názory se liší, pokud jde o to, kolik informací má být zahrnuto do podpisového bloku. Někteří advokáti změní své e-mailové pauzy na mini-reklamy, které vyjdou v každém e-mailu, zatímco jiní mají velmi minimalistický přístup pouze se svým jménem a e-mailovou adresou nebo telefonním číslem.
Nejvíce položili nějaký druh oznámení o ochraně osobních údajů nebo právní zproštění odpovědnosti ve spodní části zápatí. To vše jsou přípustné použití e-mailového podpisového bloku. Co je nepřijatelné, je odesílat e-maily, které neidentifikují odesílatele. Příjemce e-mailu by neměl hádat, kdo odeslal e-mail. Právníci by se měli v každé komunikaci, kterou vysílají, jasně identifikovat, a pokud je advokát chytrý, e-mail bude obsahovat také oznámení o ochraně osobních údajů.
Psaní e-mailů Zatímco rozzlobený
Jedna z výhod starého systému zasílání dopisů lidem spočívala v tom, že v době, kdy by byl napsán dopis a kdy by skutečně šel k příjemci, byla vestavěná doba "vychladnutí". Pokud by právník napsal dopis sám, bylo by ještě pravděpodobné, že by se posadilo na stůl několik hodin, než půjde na poštu. Kdyby to bylo diktováno, v době, kdy ji tajemník dokončil psaní, mohl se právník dostat přes to, co ho tak zlobilo.
Tato ochrana v e-mailu neexistuje. Prostřednictvím e-mailu může advokát během několika vteřin od toho, co spustil hněv, vypálit rozzlobený posel. 99,99% případů to bude špatný nápad. Nikdo si nemyslí nejlépe, když je poháněn hněvem. Jděte do něčeho jiného a vraťte se k útočnému problému později, když se nějaký zlost rozptýlil.
Mohlo by to znamenat rozdíl mezi držením nebo ztrátou klientů, přátel a peněz.
Nečinění včasných odpovědí
Někteří právníci se domnívají, že stará "pětidenní pravidlo" pro odpověď na obchodní korespondenci platí také pro e-maily. To ne. Bez ohledu na to, jak to může být nepohodlné, je skutečnost, že lidé očekávají rychlejší odpovědi na e-mail než na dopis zasílaný poštou. Pokud klient nebo jiný právník posílá e-mail, zkuste odpovědět do 24 hodin, pokud je to vůbec možné. Pokud se jedná o složitou záležitost, která momentálně nemůže být věnována náležitá pozornost, přinejmenším poslat potvrzení a nechat osobu vědět, kdy očekávat odpověď. Většina klientů ocení přátelské poselství, které říká, že e-mail byl přijat a na něj bude v blízké budoucnosti reagovat. Tváří v tvář mlčení, nechá se klientovi spekulovat, zda právník dokonce dostal e-mail, zda je odpověď na cestě nebo zda se obavy klienta jednoduše ignorují.
Chybný příjemce v poli Komu
Jedna z velkých věcí o funkci automatického dokončení v e-mailových systémech je, že umožňuje právníkům vyhledávat e-mailové adresy svých klientů nebo kolegů rychleji. Jedním z rizik auto-kompletní funkce je, že právník, který není opatrný by mohl poslat e-mail nesprávné osoby. V některých případech by to mohlo být jen drobná rozpaky, ale v některých případech by to mohlo znamenat profesní nedbalost. Nenechte se náhodně zaslat e-mailem o důvěrné komunikaci s klientem proti odporujícímu právnímu poradci nebo jinému klientovi.
Použití možnosti "Odpovědět vše".
Opozičný poradce pošle vám e-mail s návrhem nebo potvrdí své stanovisko k problému. Předáte e-mail ostatním advokátům ve vaší firmě, kteří se zabývají případem a diskutujete o tom. Brzy se tlačítko "odpovědět všem" používá volně, aniž by si nikdo nevšiml, že protichůdná rada je zkopírována do interní diskuse ve vaší firmě. Stalo se to. Chcete-li předat e-mail, který chcete diskutovat, odstraňte informace odesílatele před jejich předáním. A kdykoli použijete možnost Odpovědět vše, zkontrolujte před zasláním odesílání každou e-mailovou adresu v seznamu příjemců.
8. Lepné čáry předmětu. Nezapomeňte, že všechno, co bylo zasláno jinému právníkovi v e-mailu, může být předáno komukoli jinému. Přemýšlejte dvakrát dříve, než použijete předmětové řádky jako "můj idiotský klient" nebo "hloupý soudní příkaz". Nikdo nikdy neví, kde může vyjít kopie tohoto e-mailu. Nenechávejte předmětné řádky prázdné, protože to může způsobit, že jiný právník si nevšimne, že se o vašem případu nachází e-mail. Jednoduchý předmět "případu Parkerson" nebo "dohoda Smith navrhované" nebo jakýkoli název, který je relevantní pro obsah e-mailu, funguje nejlépe.
A zatímco "idiotický klient" může být nejpřesnější popis obsahu e-mailu, je špatná volba pro předmětovou linku.
9. Sledujte svůj tón - a nepřečtějte si někoho jiného. Když se lidé vzájemně mluví tváří v tvář, tváře a vokální tóny zpravidla činí záměr člověka jasný. V telefonních hovorech je obvykle hlas člověka dost schopný říct, když někdo je sarkastický, srandu nebo vážný. Ale v e-mailu je nebezpečné zcela zcela nesprávné pochopení záměru člověka. Četné přátelství bylo poškozeno jednou osobou, která nesprávně vylíčila záměr jiné osoby v prohlášeních v e-mailu. A s právníky, kteří se již tak zvykli hádat se o sobě, je pro advokáta snadné rychle předpokládat, že druhá osoba je nepřátelská nebo hrubá.
Jak je uvedeno v části "psaní e-mailu, když je naštvaný", trvá několik minut, než se ochladí, než odešle odpověď na e-mail.
Po uplynutí jedné hodiny si můžete uvědomit, že jste na prvním místě zcela nesprávně vylíčili. Nemáte odezvu na hlášení, která se vyskytla v e-mailových zprávách, a nezapomeňte na odpověď, dokud nezaujmete, zda je možné, že odesílatel má jiný záměr, než se původně objevilo. Pokud se zdá, že prohlášení lze přečíst více než jedním způsobem a jeden z těchto způsobů je neškodný, zkuste dát odesílateli výhodu této pochybnosti předtím, než mu odříznete hlavu smrtící e-mailovou zprávou.
Existují další e-mailové chyby právníka, které by měly udělat Top 10 seznam? Řekněte nám o tom ve fóru.