Zdanitelné skutečnosti
Tento článek vás seznámí s některými problémy, které se týkají řidičů zaměstnanců firemních automobilů.
Pouze obchodní využití je vyloučitelné
Nezáleží na tom, kdo řídí auto nebo kdo vlastní auto, pouze obchodní využití tohoto vozu je odpočitatelné jako náklady na podnikání. Kdokoliv řídí auto, musí vést dobré záznamy o jízdě za účelem podnikání.
Firemní událost musí být zaznamenána v den, kdy k ní došlo, a musí obsahovat podrobnosti o účelu, datu a poloze nebo počtu najetých kilometrů.
Můžete poskytnout zaměstnancům příspěvek na auto
Většina podniků dává zaměstnancům příspěvek na auto, který je hradí za úhradu řízení automobilu pro obchodní účely. Příspěvek může být poskytnut kromě poskytnutí auta zaměstnanci.
Tato dávka není pro zaměstnance zdanitelnou výhodou, pokud je poskytována prostřednictvím odpovědného plánu. Zodpovědným plánem je soubor postupů, které vaše podnikání nastavuje tak, aby přiměřeně odpovídalo za peníze poskytnuté zaměstnanci. IRS se chce ujistit, že neposkytujete zaměstnancům výhody, ale to jsou legitimní obchodní výdaje, které zaměstnanec hradí a které jste uhradili.
Musíte použít odpovědný plán IRS
V zásadě musí mít auto výdaje legální obchodní účel, aby měli odpovědný plán, musí vám poskytnout dostatečné záznamy, které ukazují, jaké obchodní využití a vynaložené částky jsou, a že zaměstnanec musí v přiměřené lhůtě vrátit veškeré nadměrné úhrady.
Automatická dávka, kterou dáváte zaměstnancům, lze stanovit pomocí standardní sazby IRS (odlišné každý rok) nebo skutečných nákladů. Metoda, kterou používáte, je na vás, s určitými omezeními.
Pokud nezakládáte a nepoužíváte odpovědný plán, veškeré příspěvky nebo náhrady poskytnuté zaměstnancům za řízení jsou zdanitelné a musíte zahrnout částky náhrady do jejich odměny a srážet daně.
Zaměstnanecké užívání vozu je výhodou pro pracovní podmínky
Podle IRS je pracovní výhoda výhodou "majetek a služby, které poskytujete zaměstnanci, aby mohl zaměstnanec vykonávat svou práci". Tato dávka je vyloučena z příjmu zaměstnance za předpokladu, že zaměstnanec by mohl odečíst odpočet na osobním daňovém přiznání. V případě firemního automobilu. Nezapomeňte, že toto je pouze obchodní využití automobilu, které je (a) povoleno jako podnikatelské náklady a (b) nepodléhá zdanění zaměstnance jako výhoda.
Ovšem používání osobních vozidel z osobních důvodů není odpočitatelné jako výdaje na zaměstnance ani pro vaši firmu. Zde je návod, jak to funguje:
Osobní použití firemního automobilu je zdanitelným plnením
V podstatě je vše, co dáte zaměstnancům, zdanitelnou výhodou. Pokud dáte zaměstnance použití automobilu, osobní použití zaměstnance považuje IRS za nepeněžní výhodu.
Intuit Payroll říká: "Část hodnoty vozu je považována za součást celkové kompenzace zaměstnance za daňové účely." Musíte zvážit hodnotu této výhody a uvést ji na odměnu zaměstnance a samozřejmě zadržet federální a státní daně a daní FICA (daně z oblasti sociálního zabezpečení a Medicare) z této částky, stejně jako z ostatních odměn a dávek.
Automobily jsou označeny jako majetek podniku
Jedna poslední poznámka: Obchodní vozidla jsou ve zvláštní třídě nemovitostí pro účely podnikatelských daní. Jsou považovány za kótované nemovitosti, které zahrnují majetek, který lze využít jak z obchodních, tak z osobních důvodů.
Ať už dáváte vůz zaměstnanci nebo jej používáte sami, pokud je vozidlo využíváno méně než 50% času pro podnikatelské účely, stále můžete odpočíst podnikatelské využití, ale musíte použít rovnoměrné odpisy.
Pokud se rozhodnete dát zaměstnaneckému vozu společnosti
Podívejme se na příklad, abychom zjistili, jak to všechno funguje:
Vaše firma si půjčuje auto a dává ji Mary, aby ji využila pro řízení.
Mary musí udržovat dobré záznamy o rozdělení mezi podnikání a osobní potřebu a poskytnout vaší společnosti podrobné zprávy. Za tímto účelem řekněme, že řídí 50% pro podnikání a 50% pro osobní potřebu.
Nezáleží na tom, kdo řídí auto, je pronájmem jménem společnosti, takže leasingová splátka je odpočitatelná jako podnikatelský náklad, ale pouze v rozsahu, v jakém je používán pro obchodní účely. (Pokud je vozidlo zakoupeno, odpis na vozidle je odpočitatelný, opět pouze pro obchodní část jeho použití.)
Pokud vyplatíte Marii za její výdaje na podnikání, nemusíte tuto refundaci považovat za zdanitelnou, pokud máte odpovědný plán, jak je popsáno výše.
Ale hodnota vozu pro osobní čas řízení musí být zahrnuta do příjmu Mary (a platí srážky). Pokud měsíční pronájmy na vozidle, které společnost Mary řídí, činí 500 dolarů, musíte zahrnout 250 dolarů měsíčně do výplaty.
Proč je důležité mít dobré záznamy o podnikání
Jak můžete vidět z výše uvedené diskuse, je velmi důležité, aby řidič firemního vozu udržoval vynikající záznamy, aby dokázal, kolik jízdy na služební cestě.
Tento důkaz je zapotřebí:
- Takže můžete hradit výdaje na zaměstnance a nemusíte je zahrnovat do odměny zaměstnance
- Chcete-li prokázat obchodní využití, nemusíte zahrnovat tuto část hodnoty vozidla v platu zaměstnanců,
- Takže můžete odečíst více nákladů na odpisy a
- Takže můžete využít více hodnoty vozu na vaše další obchodní výdaje.
Další informace v publikacích IRS
- IRS publikace 535 - Odpočet podnikových výdajů
- IRS publikace 15-B - Daňový průvodce zaměstnavatelem na přínosy pro okraj společnosti
- IRS publikace 463 - Cestovní, zábavní, darovací a auto výdaje
- IRS Tax Topic 510 - Obchodní využití automobilu
Odmítnutí odpovědnosti: Tento článek je určen pouze pro obecné informace. Nemá to být daň nebo právní poradenství. Zeptejte se svého daňového a finančního poradce dříve, než začnete předávat zaměstnancům klíče firemních vozů.