Používáte-li diety pro zaměstnanecké cesty, všechno, co platí zaměstnancům za denní sazbu, je zdanitelné zaměstnancem.
Jak jsou stanoveny sazby na diář
Ve Spojených státech stanoví služba General Services Administration (GSA) denní sazbu pro každé město a stát USA a pro zahraniční cestování.
Denní sazby se mění každý rok, obvykle 1. října. Ministerstvo obrany a další federální agentury používají tabulku denní sazby GSA. Aktuální denní sazby můžete zkontrolovat na této webové stránce administrace všeobecných služeb: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates.
Permanentní sazby jsou pro zaměstnavatele důležité, protože náhrady zaměstnancům, které přesahují povolené denní sazby, jsou pro zaměstnance zdanitelné jako příjem. Zaměstnavatelé musí mít odpovědný plán výdajů na úhradu zaměstnanců , aby splnili předpisy IRS týkající se denních výdajů.
Jak číst denní tabulku
Tabulka GSA na denní sazbu ( CONUS odkazuje na kontinentální USA, OCONUS odkazuje mimo kontinentální USA) Tyto informace jsou primárně pro americké vládní zaměstnance, ale mohou být použity soukromými zaměstnavateli, kteří chtějí použít periodech.
Denní tabulka je nyní prohledávatelná.
Můžete vyhledávat podle státu a města nebo poštovního směrovacího čísla. Uvidíte rozpis ubytování za měsíc a denní dávku jídel a příležitostí vpravo. Některé měsíce se mohou lišit. Všimněte si, že se jedná o "maximální sazbu ubytování za měsíc včetně daní". Sazby vyplácené nad maximální jsou zdanitelné zaměstnancům jako příjem.
Ujistěte se, že používáte správnou tabulku; CONUS pro kontinentální USA a OCONUS mimo kontinentální USA Nemůžete používat diety pro mezinárodní cesty.
Sazby za deník a daně
IRS tvrdí, že náhrady za den jsou nezdanitelné, i když přesahují skutečné výdaje, ale nikoliv, pokud přesahují federální sazbu. Například, pokud je zaměstnanec v květnu 2016 v Tampě na konferenci, může tento zaměstnanec zaplatit deník v hodnotě 106 dolarů plus 54 dolarů za stravu a další.
Chcete-li zaměstnance používat na diety, musíte je používat po celý kalendářní rok, ale můžete hradit skutečné výdaje nebo používat jídlo a návyky pro konkrétní místa.
Můžete také využít pouze jídlo a příležitostné, pokud zaplatíte přímo ubytování, poskytnete ubytování v naturáliích, uhradíte skutečné ubytování. Můžete také použít na diety na jídlo a ve vedlejších případech pro denní výlety, kde nejsou žádné náklady na ubytování.
Další podrobnosti, omezení a kvalifikace od IRS
Jako obvykle s IRS, existuje mnoho dalších podrobností, které potřebujete vědět, pokud chcete použít na diety pro zaměstnanecké cesty. Další informace o sazbách Per Diem v publikaci IRS 463: Výdaje na cestování, zábava, dary a auta.