Proč přijmout zápisy z jednání správní rady?
Existuje několik důvodů, proč si můžete pořizovat a nahrávat zápisy z firemních schůzek.
Prvním a nejdůležitějším důvodem k zápisu z jednání je mít záznam o tom, co jste se rozhodli. Seděl jsem na schůzích, kde si nikdo nemohl vzpomenout na rozhodnutí, které před několika měsíci přijala správní rada. Máte-li něco pro vaše podnikání písemně,
Druhým důvodem, proč jsou zápisy do firemních tabulek, jsou fiduciární a odpovědné účely. Členové představenstva jsou v pozici důvěry. Rozhodují o penězích, které investují akcionáři společnosti, a musí být schopni prokázat, že jedná moudře, v nejlepším zájmu společnosti a bez střetu zájmů . Díky zápisu z jednání správní rady pomáhá správní radě dokázat, že jednal v dobré víře a vyhnula se osobní odpovědnosti za své jednání.
Třetí důvod je pro daňové účely. Společnost je samostatným subjektem od jednotlivých akcionářů. Abyste si byli jisti, že držíte toto odloučení, minuty zasedání rady poskytují záznam.
Bez nich mohou IRS nebo státní agentury odmítnout daňový status podniku. Společnost, která neukazuje, že funguje jako samostatná entita od vlastníků, může vytvořit obtížnou daňovou situaci.
Existuje rovnováha mezi podniky, aby se snažily zajistit, aby členové správních orgánů plnili svou povinnost a chránili se před dlouhými, bezcílnými schůzkami, které ztrácejí čas člena.
Tuto rovnováhu řešíme v tomto článku.
Nyní, když jsme projednali důvody, proč jsme se zúčastnili jednání s minuty, jsou zde některé chyby, které podnikatelé dělají, a některé myšlenky na to, jak je opravit.
Nevytváření a distribuce agendy před zasedáním
Další velkou chybou, kterou učinily společnosti na svých zasedáních, není stanovení agendy před zasedáním a rozdělení agendy a příslušných dokumentů před zasedáním. Agenda by měla obsahovat konkrétní časové období pro každou položku programu. Zvláštní agenda nejen, že schůzka běží hladce, ale umožňuje panelu (a každému, kdo číst minuty později) znát relativní význam každé položky programu.
To neznamená, že na pořad jednání nemůže dojít, pokud je to důležité a naléhavé, ale položky lze přidat do programu hlasováním. A tolik, co je naléhavé, by měly být řešeny vedoucími, nikoliv představenstvem.
Chybějící důležité části zápisu z jednání rady
Šablona zápisu z jednání správní rady by měla obsahovat:
- The datum, čas a místo konání schůzky
- Čas začátku a konce a čas přidělený konkrétním položkám programu
- Jaký typ schůze správní rady - pravidelné, zvláštní nebo roční (všechny státy vyžadují, aby se organizace scházela každoročně)
- Kdo byl přítomen, a poznamenal ředitele, hosty a zaměstnance a kteří členové představenstva nebyli přítomni. Jména těch, kteří přicházejí pozdě nebo odjíždějí dříve, musí být poznamenáni.
- Určení, zda je k dispozici kvora. Kvórum je většinou vyžadováno právními předpisy pro všechny hlasy. Požadavek na usnášeníschopnost je obvykle více než polovina členů. (Pro deseti členů může být například přítomno pět členů kvora).
- Pokud jsou prezentace předkládány výbory nebo jiné, uveďte jména a názvy přednášejících.
Minuty setkání jsou příliš specifické
Pravděpodobně největší chybové tabulky dělají je vyžadovat podrobné informace o diskusích (někdy argumenty) a procesech. Schůzky by měly odrážet výsledky rozhodnutí, nikoli kdo řekl, co v diskusi. Řekněme, že vaše rada hlasuje o návrhu prodat novou řadu produktů.
Minutní zasedání by mělo říkat: "Návrh na přidání nové řady koření. Přemístění a schválení pohybu s tak rozporuplným." Pokud by skupina měla diskusi, měli byste zaznamenat délku diskuse a shrnout ji, ale nemusíte jít o podrobnosti o diskusi.
Minuty, které nejsou dostatečně specifické
Na druhém konci spektra nejsou některé minuty dostatečně specifické, aby poskytly informace a zabránily členům před problémy. Pokud rozhodnutí nebylo jednomyslné, záznam, který členové představenstva nesouhlasil, který se zdržel (a poznamenal, pokud se zdržel hlasování kvůli možnému střetu zájmů).
Zatímco nemusíte zaznamenávat každou diskusi, nebo kdo řekl co. V zápisu by však mělo být dostatečné množství informací, které by odrážely ducha diskuse.
Schůze rady jsou příliš dlouhé
Nikdo nemá rád dlouhé schůzky, ale existuje několik způsobů, jak zkrátit schůzku a zápisy. Možná budete chtít uložit čas schůzky do desky vytvořením agendy o souhlasu. V podstatě je tato agenda seznamem otázek, které lze rychle řešit bez diskuse. Seznam může obsahovat zápisy z předchozího zasedání, finanční zprávy a zprávy výborů nebo generálního ředitele.
Agenda pro udělení souhlasu a zprávy a další informace musí být před konáním rozeslány tak, aby měli členové možnost je číst. Na schůzce je pak součástí schůzky program pro udělení souhlasu. Každý člen správní rady může vznést otázku nebo obavu ohledně agendy o udělení souhlasu, ale pokud neexistují žádné problémy, může být celá agenda souhlasu schválena najednou.
Špatný typ rozhodnutí
Podniková rada rozhoduje o celkové politice. Každodenní rozhodnutí učiněné vedoucími pracovníky společnosti vycházejí z těchto zásad. Někdy desky přesahují a snaží se přijímat rozhodnutí, která jsou nejlépe ponechána vedení.
Neschvaluje zápis
Je to lákavé, v shonu a shonu schůzí rady, zapomenout na schválení minut. Je však důležité zajistit, aby zápisy správně odrážely dopis i duch setkání. Minuty se považují za "návrh", dokud nejsou schváleny.
Nezachovávání záznamů z jednání
Po veškerých potížích, které procházíte, aby jste měli dobré obchodní podmínky pro vaše společnost, nezapomeňte, že vaše firemní schůzky jsou někde v bezpečí a přístupné. Nastavte proces pro uložení minut do knihy firemních záznamů nebo "v cloudu" v souboru chráněném heslem.
Zapomínáme na uznání úlohy tajemníka společnosti
Většina povinností souvisejících s korporátními minutami spadá do oblasti tajemníka společnosti. Být dobrým podnikovým tajemníkem je umění a tito lidé často nejsou dostatečně uznáváni. Řekněte "děkuji" této osobě pravidelně.
Nezahrnuje advokáta jako poradce Vaší představenstva
Informace v tomto článku nejsou určeny jako daňové nebo právní poradenství a autor není advokátem. Ať je vaše společnost soukromá nebo veřejná (s veřejně obchodovanými akciemi), měli byste mít právního zástupce, který vám poradí, jak podniknout firemní zápisy a zúčastnit se důležitých zasedání správní rady, abyste se ujistili, že vy a vaše rada jsou chráněny.