Vydáním těchto karet zaměstnancům se rozumí, že mohou provádět určité transakce jménem podniku a později podávat všechny příjmy hlavnímu finančnímu manažerovi na konci každého měsíce. Jako společnost, místo vydání peněžních záloh pro každého zaměstnance, firemní kreditní karty se ukáží být nejlepší volbou, protože nebudete zapojeni do potíží rozdávat hotovost.
Před vydáním firemních karet však musíte provést předběžná opatření. Bez toho, aby někteří zaměstnanci zneužili obchodní prostředky . Riziko neoprávněného nákupu se zvyšuje, jestliže jsou kreditní karty v rukou a neexistují žádná ochranná opatření. Za účelem kontroly tohoto rizika pomohou následující zásady:
Na začátku nastavte očekávání
Při vydávání karet je vhodné nastavit a informovat všechny zaměstnance o tom, co se od nich očekává, pokud jde o používání karty. Musíte vytvořit politiku, která jasně vysvětluje odpovědnost držitele karty, druh výdajů, které by měly být karty používány, a typ dokladů, které byste měli předložit pro každý výdaj.
To je jeden z klíčových věcí, které by každá společnost měla zavést, aby omezila způsob, jakým karta používá držitel karty. Bez vašeho podnikání vzniknou dodatečné náklady, které nikdy nebyly zahrnuty do rozpočtu, což z dlouhodobého hlediska zvyšuje náklady na provozování podniku.
Ujistěte se, že pravidla karty jsou správně pochopena
Jak víme, většina zaměstnanců nemá kulturu čtení. To znamená, že pokud jen vyčistíte zaměstnanecké firemní karty s právním vylepšením pravidel, aniž byste je převzali o tom, jak nebo co se očekává, pokud jde o používání karty, to nepomůže, protože mnoho z nich může použít kartu bez přečtení pravidel.
Chcete-li předejít výše uvedenému scénáři, je dobré uspořádat setkání se zaměstnanci a provést je prostřednictvím těchto zásad. Poté, co je to hotovo, bylo by dobré, kdyby uznali pochopení politiky v písemné podobě. To znamená, že v případě, že zaměstnanec jede proti tomu, co stanoví politika, musí být přijata vhodná opatření.
Buďte spokojeni s výdaji
Občas většina zaměstnanců má tendenci jít proti pravidlům a skončit tím, že utrácí více než to, co je uvedeno v politice. S tímto ve vaší mysli, je dobré držet blízké karty na používání podnikových kreditních karet . Vedoucí finančního úředníka by měl v každém oddělení informovat orgány dohledu, že budou mít odpovědnost za dohled nad zaměstnanci s kartami v tomto oddělení.
Tímto způsobem se minimalizuje zneužití karet ze strany zaměstnanců. Když zaměstnanec ví, že existuje výdaje na monitorování kartou, bude se obávat, že se zapojí do jakýchkoli neuzavřených nákupů, které nejsou uvedeny v zásadách.
Zajistěte ochranná opatření na místě
Peníze jsou ekonomickým zdrojem, a proto jsou velmi vzácné. To znamená, že když zaměstnanec zneužije své oprávnění k používání karty, břemeno je okamžitě převedeno z podniku na společnost. S ohledem na to je v pořádku, abyste na každé kartě stanovili limity výdajů.
Osoby na manažerských pozicích by mohly dostat vyšší limity ve srovnání s nižšími. Toto opatření má snížit riziko neoprávněných transakcí. Stanovený limit výdajů by nikdy neměl být překonán a měl by být uveden v politice. Pokud někteří zaměstnanci překročí limit, musí být dodatečná částka odečtena z mzdového tarifu plus trest.
Vždy provádějte každoroční přehled
Program kreditních karet společnosti musí být každoročně revidován. Důvodem je, že někteří zaměstnanci se mohli přestěhovat z jednoho oddělení do druhého a protože každé oddělení má specifický výdajový limit, je potřeba provést každoroční přezkum programu.
Také umožňuje vedoucím oddělení vydávat nové limity výdajů v souladu s povinnostmi každého zaměstnance. Pokud zaměstnanec pracuje v oddělení, které již nepotřebuje podnikovou kreditní kartu, může být z programu odebrán.
Zvyšte efektivitu tím, že provedete Ups
Je dobré, abyste měli někoho, kdo není součástí vaší společnosti, ani držitel karty, abyste udělali shrnutí transakcí jménem společnosti a předložili vám je na konci každého měsíce. Hlavním účelem této jmenované osoby bude uvést jména zaměstnanců, kteří neposkytli včasné vysvětlení a výpovědi o použití karty.
To je snadný způsob, jak můžete sledovat, kteří zaměstnanci dodržují zásady karty a které nejsou. Po uplynutí určitého časového období byste se mohli rozhodnout, že na těch věrných držitelích karet, které vždy proti pravidlům odmítají, odhodí karty od nich dočasně nebo dokonce trvale.
Vyhodnoťte odlehlé body
Nezapomeňte, že zaměstnanec vydaná firemní karta by měla být použita pouze u určitých položek, které jsou užitečné pro společnost a nikdy by neměly být používány při nákupu osobních předmětů, ledaže by to bylo v případě nouze. Proto je třeba sledovat všechny výdaje, které každý zaměstnanec na kartě používá na konci každého měsíce.
Pokud jeden nebo více zaměstnanců použije kartu na osobní předměty, je třeba provést důkladné posouzení, zda se jedná o nouzovou situaci nebo ne. Pokud by to nebylo naléhavý případ, měla by být přijata disciplinární opatření proti držiteli karty. Naopak, pokud by to bylo v důsledku nouze, vzniklé náklady budou muset být odečteny z platu držitele karty bez jakéhokoli disciplinárního opatření proti nim.
Rozdělit riziko
Zásady firemních karet by měly zajistit, aby uživatel zaměstnanců byl osobně zodpovědný za všechny zůstatky kreditních karet na vlastní riziko. S takovouto politikou bude společnost potřebovat pouze náhradu finančních prostředků jednotlivým držitelům karet podle výše schválených výdajů.
To je to, o čem se říkáme jako sdílení rizika mezi společností a zaměstnanci. To je dobrý způsob, jak se vypořádat se zaměstnanci, kteří mají tendenci nakupovat své osobní věci pomocí karty, protože jim bude poskytnuta pouze částka, která odpovídá pouze schváleným nákladům.