Z tohoto důvodu plánovači schůzek potřebují pečlivé pochopení čísel cateringů, aby zajistili kvalitu potravin a vyloučili sankční poplatky. Níže jsou uvedeny významné údaje a termíny, které se mají seznámit.
Odhadovaný počet
Jedná se o počet hostů, na kterých jste původně sestavili své události. Neexistuje žádná skutečná povinnost s odhadovaným počtem, neboť je spíše "pracovní číslo", které se používá k odhadu nákladů a personálních potřeb.
Očekávaný počet
Očekávaný počet je předložen dva nebo tři týdny před událostí. Představuje přesnější počet očekávaných hostů a je kontraktně svázán s konečným počítáním. Každá stravovací operace má vlastní pravidla pro předpokládané počty, ale obecně řečeno, neměla by se odchylovat o více než 15% konečného počtu.
Závěrečný počet / Garantovaný počet
Jedná se o počet hostinských pokrmů, za které budete platit, a to také představuje počet míst určení, které se ve stravovacím týmu umístí do místnosti.
Jakékoli změny provedené v tomto čísle po datu splatnosti mohou způsobit sankce nebo pozdní poplatky. Proto je důležité, aby plánovač nastavil datum RSVP, které klesne před uplynutím záruční lhůty.
Drop Procenta
Existují dva úhly k poklesu procenta. První je vypočtena tak, aby se zjistilo, kolik vašeho konečného počtu se snížilo z očekávaného počtu.
Pokud je procento příliš velké (více než 20%), pak může být vydán poplatek za pokrytí výdajů spojených s personálním obsazením a objednávkami. Plánovatelé používají procentní podíl odhadů, aby odhadli, kolik neočekávaných příležitostí očekávají. Snížení sazby o 2% je přibližně u placených nebo zaúčtovaných událostí. Tento průměr může přesáhnout 5% u událostí, které jsou zdarma. Jak si dokážete představit, účastníci se s větší pravděpodobností ukážou, když investují peníze do akce.
Karty jídel
Někteří plánovači nabízejí více než jeden vstup na formální jídle a to vytváří další výpočet. Hotely a banketní centra nechtějí, aby si uvědomili, kolik hostů si vybere steaky nebo kuřecí maso, takže je na plánovačů, aby získali přesné počty každé volby prostřednictvím svého RSVP systému. V den konání akce by každý účastník měl dostat barevnou stravu, kterou mohou umístit na stůl, takže servery automaticky vědí, které jídlo si objednali.
Drink Vstupenky
Event Planners mohou využít nápojové lístky ke kontrole nákladů na provozování otevřeného pruhu. Toho je dosaženo tím, že každý host při registraci obdrží jednu nebo dvě nápojové lístky. Barman přijímá lístky výměnou za nápoj a hosté, kteří se rozhodnou pít nad jejich příplatky, mohou zaplatit peníze. Jedna věc, kterou je třeba si uvědomit o lístcích na nápoje, je to, že místo konání vám bude účtovat nejvyšší cenu za lístek.
Z tohoto důvodu má smysl používat tento systém s pivem a vinným nebo domácím barem, neboť výběr bude blíže spojen.
Práce se systémem
V konečném důsledku je na plánovateli událostí, aby poskytoval přesné počty oddělení stravování. Tito plánovači, kteří ignorují politiky a lhůty vydané jejich poskytovatelem, mohou nakonec platit víc, než by měly ve formě sankcí a jiných poplatků. Nejlepší způsob, jak tomu předcházet, je přečíst si pravidla stravování před plánováním události. Po tomto jednoduchém pravidle vám pomůže vybrat ty nejvhodnější termíny a náklady, které budete muset předat hostům.