Zjednodušte své záznamy pomocí PayPal a Excel

Zajistěte, aby aplikace eBay zaznamenávala funkci PayPal

Pokud jste prodejcem eBay již delší dobu víte, že PayPal je skvělý způsob přijímání plateb online, je to rychlé, je to snadné a PayPal udržuje pečlivé záznamy o transakcích, které byly dokončeny tímto způsobem. Ve skutečnosti můžete získat přístup k těmto transakcím ve vhodném formátu připraveném ke zpracování tabulek, aby bylo možné zefektivnit účetní postupy - ať už jste kupující, prodejce nebo obojí, nemusíte přímo využívat web PayPal k přístupu k záznamu každou transakci.

V kombinaci s tabulkovým programem, jako je program Excel, tato funkce PayPal umožňuje účetnictví pro malé a středně velké objemy kupujících a prodávajících dort - zvláště pokud používáte PayPal pro většinu transakcí.

Použití programu Excel pro přístup k záznamům PayPal

Služba PayPal zpřístupňuje databázi vašich transakcí ve formátu CSV nebo "hodnoty oddělené čárkami". Většina aplikací ve formě tabulek, jako je Excel, Quattro Pro nebo OpenOffice.org Calc - ty, které můžete použít k vyvážení vaší šekové knížky nebo k vyúčtování daní - jsou schopny číst a importovat soubory uložené v tomto formátu.

Vzhledem k tomu, že služba PayPal může pro vás vytvářet soubory CSV na základě časových pásem, můžete pomocí PayPal generovat rychlé, přesné a úplné účetní informace (včetně poplatků PayPal , částky za přepravu a manipulaci a další podrobnosti) o transakcích eBay, na vašem počítači a manipulujte v tabulkové aplikaci, například pro řazení podle typu transakce nebo získání rychlých součtů pro daňové účely.

Vytvoření souboru CSV pomocí služby PayPal

Chcete-li vytvořit soubor CSV vašich transakcí pomocí služby PayPal, přihlaste se na stránku PayPal, stejně jako při běžném zobrazení účtu. Po přihlášení a zobrazení výchozí stránky "Můj účet" postupujte takto:

1. Klikněte na položku Historie. Klikněte na modrý a bílý odkaz "Historie" v horní části stránky. (Tip: je umístěn napravo od odkazu "stáhnout".)

1. Vyberte časové období. Pomocí nástrojů v horní části stránky vyberte časové období pro zobrazování transakcí. Můžete vybrat společné požadavky jako "minulý týden" (pro všechny transakce za posledních sedm dní) nebo "poslední měsíc" (pro všechny transakce za posledních 30 dnů) nebo jste se rozhodli zobrazit konkrétní časové období.
2. Klikněte na odkaz "CSV". Klikněte na odkaz "CSV" napravo od slova "Stahování:" v pravé horní části oblasti zobrazení. Objeví se vyskakovací okno s žádostí o výběr formátu stahování.
3. Klikněte na tlačítko Stáhnout. Bez změny typu souboru z "CSV" klikněte na žluté tlačítko "Stáhnout". Služba PayPal na chvíli pozastaví přístup k databázi před odesláním webového prohlížeče souboru nazvaného Downoad.csv. Uložte to na plochu pro snadný přístup.

Pokročilí uživatelé, kteří čte spolu s tímto článkem, možná již vědí, co přesně chtějí dělat s daty v této fázi - pokud se jedná o vás, neváhejte stahovat do jiných formátů (například Quicken nebo Quickbooks) nebo odchýlit se od následujících postup.

Import souborů CSV do aplikace Excel

Nyní, když jste stáhli soubor CSV obsahující vybrané transakce a soubor byl uložen na pracovní plochu, postupujte podle následujících kroků a vložte soubor do aplikace Excel.

1. Spusťte aplikaci Excel. Pokud soubor CSV na ploše již vypadá jako soubor aplikace Excel (tj. Ikona, která představuje soubor vypadá stejně jako ikony, které obvykle vidíte pro soubory aplikace Excel), můžete pouze otevřít soubor dvojitým kliknutím a vóila- jsi hotový! Mnoho uživatelů však zjistí, že soubor CSV se v aplikaci Excel neotvírá automaticky, když je dvojitým kliknutím na ikonu. Pokud se jednáte o vás, spusťte aplikaci Excel pomocí nabídky Start.

1. Zvolte nabídku "Soubor" a vyberte možnost "Otevřít". Jakmile je aplikace Excel otevřena, klikněte na nabídku "Soubor" v levé horní části okna a ze seznamu voleb vyberte možnost "Otevřít". Měli byste být přivítáni menším dialogovým oknem označeným jako "Otevřít", které zobrazuje soubory v počítači.
2. Vyberte plochu. V nejnovějších verzích aplikace Excel lze toto provést kliknutím na ikonu "Plocha" na levé straně dialogu "Otevřít". Ve starších verzích aplikace Excel klikněte na rozbalovací seznam Lokalita v horní části okna a vyberte "Plocha" z dlouhého seznamu zobrazených míst.
3. Nastavte typ souboru na "Všechny soubory". Klikněte na rozbalovací seznam "Soubory typu" v dolní části okna a změňte typ souboru z "Soubory aplikace Excel" na "Všechny soubory". To způsobí, že dialogové okno "Otevřít" zobrazí na vašem počítači všechny soubory CSV.
4. Poklepejte na soubor "Stáhnout". Vyhledejte soubor CSV (nazvaný "Stáhnout" nebo "Download.csv" v závislosti na vaší verzi systému Windows - pravděpodobně budete muset prohledat seznam všech souborů na ploše) v seznamu souborů zobrazených v dialogovém okně "Otevřít" a poklepejte na něj.

To je vše! Nyní byste se měli setkat s organizovaným seznamem všech vašich nedávných transakcí PayPal v aplikaci Excel. Pokud už jste s programem Excel obeznámeni, měli byste mít možnost tyto informace použít ve vašich finančních záznamech bezprostředně za účelem zpracování, filtrování, uspořádání, vyhledávání nebo jinak manipulace s vašimi PayPal záznamy.

Také je třeba poznamenat, jak bylo uvedeno na začátku tohoto článku, že podobné kroky je možné dodržet při importu vašich plateb PayPal do OpenOffice.org nebo Quattro Pro. Stačí importovat aplikaci tabulky nebo otevřít soubor "CSV" nebo "hodnoty oddělené čárkami".

Jako poslední poznámku nezapomeňte, že chcete-li pokračovat v používání těchto informací, měli byste je pravděpodobně znovu uložit ve standardním formátu aplikace Excel (nebo v jakémkoli standardním formátu, který tabulka používá). Chcete-li to provést, klepněte na nabídku "Soubor" v levém horním rohu okna aplikace Excel a vyberte možnost "Uložit jako". Potom vyberte "Sešit Microsoft Excel" z rozevíracího seznamu "Uložit jako typ" v dolní části dialogového okna "Uložit jako", který se zobrazí.

Happy bookkeeping!