Existují proměnné, které je třeba vzít v úvahu při výběru. Jedná se o cíl vaší události, rozpočet, s nímž pracujete, důvod, proč jste zaměstnáni externě a dostupné kandidáty na tuto práci, a naštěstí existují některé vynikající zdroje, které mohou společnosti využít k výběru nejlepšího plánovače událostí nebo producenta pomohou při vytváření své firemní akce.
Použijte následující příručku, která vám pomůže zjistit, zda potřebujete plánovač událostí pro vaši další firemní akci, a pokud ano, jak vybrat nejlepšího kandidáta pro danou úlohu.
Určení cíle události a potřeby plánování událostí
Většina lidí si myslí, že najímání externích událostí plánovač nebo kuchař začíná stanovením rozpočtu události , ale pravda je, že je důležitější začít tím, že definuje, proč chcete uspořádat událost na prvním místě. Než se dostanete k externímu nebo internímu zdroji, který vám pomůže naplánovat tuto událost, chcete být schopni sdílet důležité cíle události. Odpovězte na vaše relevantní dotazy o tom, kdo, co, kdy, kdy, proč a jak - bude mít spousta času později.
Jakmile definujete své cíle, objeví se několik jasných nápadů o tom, jaký motiv a zpráva chcete na vaší události předložit, ale co je nejdůležitější, budete chtít zjistit, jaké aktivity a služby potřebujete k externímu zdroji vaším jménem.
Budete chtít zjistit, jaký rozpočet máte pro plánovače a zda vám pomohou vybrat místo konání, sestavit nabídky a vydat doporučení ohledně možností jídla a nápojů, zdrojových reproduktorů a zábavy, být na místě pro denní potřeby výroby, a / nebo pomoc při vytváření důležitých komunikačních dokumentů, jako jsou pozvánky a seznam hostů.
Pokud plánujete svou akci osamoceně a stále máte některé z těchto potřeb nesplněné, je pravděpodobné, že budete chtít najmout plánovač událostí pro správu těchto úkolů a odpovědností.
Použijte Místní zdroje k nalezení Plánovače událostí s kvalifikací
Často se lidé domnívají, že ústní jednání je nejlepším způsobem, jak si pronajmout plánovač událostí pro výroční večírek, snídani obchodní schůzky, víkendový ústup nebo jiný typ události, a zatímco to jistě pomůže, pravděpodobně to není nejúčinnější přístup.
Pokud se pokoušíte najít nejlepší plánovač událostí pro vaši záležitost, nejlépe prozkoumat někoho, kdo je zkušený a má silnou pověst v rámci komunity plánovačů událostí. Word of mouth poskytuje příležitost pro snadný prodej pro plánovače, kteří chtějí najít nové klienty, ale vzájemná pověst je velmi efektivní.
Bez ohledu na to, zda se jedná o společenskou událost nebo firemní schůzku, obecně platí, že pravidla pronájmu plánovače událostí nebo kuchařky zůstávají stejná: chcete najmout někoho, kdo má odborné znalosti při vytváření vašeho typu akce.
Zamyslete se nad kapitolami odborných skupin členů nebo se podívejte na národní nebo místní kapitolu Mezinárodní setkání odborníků, Mezinárodní společnost zvláštních událostí, Národní asociace manažerů ve stravování.
Je také důležité zjistit, kdo publikuje články ve svém oboru.
Chcete-li vědět, kdo má pověst pro poskytování služeb nebo odborných znalostí na konkrétním trhu, zeptejte se místních úmluv a návštěvníků úřadu, jelikož mnoho aktivistů je aktivní členy, a také udržují vztahy s místními obchodními komorami; jiným způsobem, jak získat odborníky z praxe, je oslovit obchodní oddělení konvence hotelu - s vámi budou sdílet, komu věří.
Rozhovory a diskuse o potřebách událostí se žadateli
Většina plánovačů událostí se bude snažit slyšet o vaší konkrétní události, ale nejprve jim poskytne stručné podrobnosti a více se zaměří na své odborné znalosti v počátečním kole rozhovorů, během něhož byste měli snížit počet kandidátů až na úroveň tři nejsilnější žadatelé.
Pak byste měli požádat každého plánovače událostí nebo jejich firmy o sdílení informací o jejich podnikání, zkušenostech s minulými událostmi a o tom, jak plánují nepředvídatelné události, a věnovat velkou pozornost způsobu odpovědi žadatele a následným otázkám, které by mohl mít pro vaši společnost, událost nebo její cíle.
Dobří plánovači vás projdou diskusí, aby se dozvěděli o vašich celkových cílech, časové ose, rozpočtu, počtu hostů a osobních preferencích. Dobří plánovatelé se vás zeptáte na otázky o vaší organizaci a dozvíte se o vašich cílech a konkrétních událostech. Podívejte se na tyto náznaky při rozhovorech s cílem nalézt kandidáty, kteří vyčnívají z ostatních.
Přestože není vždy možné setkat se s někým osobně během prvního kola rozhovorů, zejména pokud je váš program mimo město, může to být rozhodující krok při výběru správného plánovače nebo producenta pro vaši akci a společnost.
Schůzky "tváří v tvář" poskytují přehled o zkušenostech nebo zkušenostech plánovače v jeho vztahu s týmem ve vaší společnosti, který vám pomůže vytvořit tuto událost - budete chtít vybrat kandidáta, který má nejen skvělé zkušenosti produkujete kvalitní akce, ale také ten, kdo se se svým týmem spojuje.
Zúžení možností a výběr
Není to dost dobré, aby jste se dostali do vašeho instinktu, rady vašich přátel, nebo dokonce kolegů a spolupracovníků, nebo osobního setkání osobně - toto je vaše událost a vaše jméno a vaši pověst budou spojeny s tím - potřebujete také zkontrolovat reference svých kandidátů. Ujistěte se, že jste se zeptali na jména klientů, s nimiž kandidáti již dříve pracovali, ale také do historie každého z plánovačů, abyste mohli najít události, které si možná nemusela zmínit - možná byste zjistili, že udělal několik událostí s určitým klientem, Neudělá jeho životopis.
Poté, co ověříte, že kandidát dobře spolupracuje s vaší společností, prokazuje odborné znalosti v oboru a má docela dobrý přehled o události, kterou chcete s sebou vypravit, je na čase zúžit výběr na jednu a poslouchat své představy o události. Na základě vašich cílů a nápadů vám plánovač dobrých událostí představí plán, který vám pomůže dosáhnout vašeho tématu - pokud je to soukromý večer a večeře pro intimní skupinu lidí, měl by plánovač přijít s nápady, které zahrnují mnoho z podrobnosti o vašem programu.
Plánovač událostí by měl v tomto okamžiku představit nápady, které vám pomohou mít pocit, že jste vzali rozpočet a zdvojnásobili jeho hodnotu. Mělo by být zřejmé, jakým způsobem si představují svou představu o vaší akci.
Porovnání rozpočtu s plánem událostí
Na základě vašich cílů pro události je možné vytvořit obecný smysl toho, kolik to bude stát za různé prvky vašeho programu, které se budou lišit podle typu události, kterou hostujete, a co obsahuje. Mnozí lidé, kteří poprvé uspořádají akci, mají tendenci upadat do pasti, kdy chtějí naplánovat akci šampaňského na rozpočet piva, a proto se mnoho lidí obráti na svého plánovače událostí o pomoc.
Ideální kandidát si vezme, jaký rozpočet jim předložíte, a změníte ho na něco kouzelného, ale tyto myšlenky přicházejí za cenu a je důležité, abyste požádali plánovače, aby zveřejnili všechny své náklady a potenciální zdroje, jak tyto poplatky budou pokryty a začleněny do celkového rozpočtu plánovač události poplatky se bude lišit od plánovače k plánovač nebo událost společnosti k události společnosti.
V závislosti na povaze vaší akce budete požádáni o poskytnutí vkladů, papírování a smluv na plánovač akcí a na místech a službách, které nabízejí. Jedná se o zcela přijatelný způsob, jak zacházet s podnikáním, ale nejlepší poradenství v tomto okamžiku je vyhledat odbornou radu a nikdy nepodepsat smlouvu, která nebyla posouzena vaším vlastním právním poradcem - zvláště pokud jednáte s jednotlivci, kteří nemusí mít stejné zdroje velké firmy.
Zůstaňte s plánovačem a buďte připraveni na oheň a znovu
Nejvíce špatných příběhů, které se týkají plánování událostí, jsou většinou důsledkem nedostatku následných činností. Plánování událostí vyžaduje účinnou koordinaci logistiky a odkládání těchto informací třetí osobě, může se obrátit na sebe, pokud plánovač událostí, který jste najali, není plně odpovědný cílům a cílům vaší společnosti.
Z tohoto důvodu byste jako náborový manažer měl úzce spolupracovat s plánovačem nebo výrobcem, abyste zajistili, že každý prvek produkce bude vypuštěn bez zásahu, aby se zajistilo, že místa a dodavatelé jsou připraveni na událost, aby zajistily, že byly uhrazeny platby každému dodavatele před a po. Neříká se, že většina plánovačů událostí nesplňuje slíbené služby; to prostě znamená, že byste se měli ujistit, že logistika byla potvrzena.
Pokud vše proběhne podle plánu, budete mít úspěšnou událost a vynikající zdroj plánovačů událostí pro budoucnost, ale pokud plánovací proces nebude fungovat hladce pro písemně odsouhlasené služby, pak je důležité zkontrolovat, zda je projekt vhodný pro plánovač.
I když je rozumné být trpěliví a pracovat prostřednictvím logistiky a případných nedorozumění po cestě, pokud nedostáváte služby, které chcete, pak byste měli být připraveni mít nějaké vážné diskuse. Pokud je to nutné, buďte připraveni spálit špatného plánovače a mít možnost zálohování po celou dobu.