Co je pořádání banketů (BEO)?

Je to klíč k úspěšné události

Místa si přejí být jisti, že velké události vyrazí bez zásahu, nebo pokud se objeví závada, chtějí si být jisti, že to není jejich chyba. S ohledem na to vytvářejí pečlivě zpracované objednávky banketů (BEOC), které musí koordinátoři akce podepsat. I když by mohlo být obtížné soudit, pokud není k dopisu dodržováno BEO, je to ze všech důvodů a účel právní smlouva; rozhodně je třeba ji pečlivě přečíst před jeho podpisem.

Co je pořádání banketů (BEO)?

Téměř každá velká událost plánovaná v hotelu nebo ve speciálním závodě vyžaduje pořádání banketů nebo BEO, což je smlouva, která načrtává každý detail události. Pokud jste plánovač událostí, budete se chtít seznámit s BEO, abyste se ujistili, že všechny podrobnosti jsou správně pokryty.

Dohoda je často uvedena na formuláři, který obsahuje podrobnosti o výběru jídla a nápojů, zvuku / obrazu, nastavení místnosti, včetně středových stolů, požadavků na personál a všech dalších položek týkajících se vaší události. Zahrnuto do BEO je rozdělený seznam nákladů, které budete muset zaplatit.

Dohoda s největší pravděpodobností zahrnuje "bloky" informací v podkapitolách, jako jsou kontaktní informace, plán, stravování a nápoje, uspořádání místnosti, audiovizuální služby, termíny a podmínky a bloky podpisů.

Čtení objednávky banketové události

Zatímco je zřejmé, že potřebujete číst BEO a souhlasíte s podmínkami uvedenými v dohodě, ujistěte se také, že jste si přečetli pokutu.

Ujistěte se, že jste plně informováni o tom, s čím souhlasíte, včetně všech nákladů.

Zkontrolujte, zda je v obecné části BEO uvedeno následující:

• Informace o kontaktech na místě, včetně čísla mobilního telefonu
• Použití prostoru pro den události (zkontrolujte, zda jsou mezery, které jste právě navštívili)

• Počáteční a konečné časy pro událost
• Celkový počet hostů se očekával

Potraviny a nápoje

Část programu BEO bude věnována uspořádání potravin a nápojů. Chcete se ujistit, že v této části jsou uvedeny podrobnosti:

• Celé menu , včetně všech kurzů
• Každá položka na bufetu a jak bude každá stanice nastavena a umístěna v místnosti
• Jak se místo konání zamýšlí vypořádat s potřebami hostů, kteří mají zvláštní obavy o dietu (např. Bezlepková nebo vegetariánská strava)
• Doby služby
• Zvláštní položky týkající se služeb, jako je víno a jiskřivá voda na stolech
• Rozpis všech cen potravin
• Podrobný seznam alkoholu, značky alkoholu a piva k dispozici v baru

Pokojové nastavení

BEO by měl konkrétně načrtnout celou sestavu místnosti. To zahrnuje:

• Umístění tabulek
• Počet míst na stole
• Umístění potravinářských stanic
• Umístění zábavy (a případně podrobnosti týkající se případného ubytování umělců, včetně skladování zařízení, přístupu k jídlu a pití, výměny prostoru apod.)
• Umístění bar / s

Některé BEO mohou dokonce obsahovat schéma místnosti.

Audiovizuální a externí prodejci

Audiovizuální uspořádání se někdy objeví v BEO, ale vzhledem k tomu, že mnoho provozoven smluvně uzavírá a / v služby s třetí stranou, může existovat i samostatná smlouva.

Je-li součástí BEO, ujistěte se, že před podpisem smlouvy byly dokončeny všechny podrobnosti.

Pravidla a podmínky

Všechny smlouvy včetně BEO mají smluvní podmínky, které musíte dodržovat. Ujistěte se, že jste si byli vědomi všech podmínek před podpisem dokumentu. Jaké jsou například podmínky smlouvy v případě zrušení? Jak budou spory řešeny, pokud například host udeří a padne?

Je důležité se zeptat na otázky manažera zařízení a před podpisem potvrdit podrobnosti s klientem. Jakmile podepsáte BEO, je to závazná smlouva.