7 tipů pro setkání se spoustou
Rozloučte se s těmito nudnými setkáními a naučte se, jak provádět efektivní schůzky, které zaměstnance odmítají a motivují.
7 tipů pro efektivní schůzky
Stanovte cíl setkání
Předtím, než zašlete upozornění na schůzku a uvedete ji do kalendáře, zeptejte se sami sebe, proč chcete uspořádat schůzku a určit cíl. Jedná se o schůzku, která přináší zaměstnancům rychlou změnu v řízení? Rozhodujete se o projektu? Je to brainstorming pro novou obchodní strategii? Ujistěte se, že shromažďování zaměstnanců v místnosti pro osobní diskusi a interakci je nezbytné pro dosažení vašeho cíle; pokud je účelem schůzky aktualizace stavu, možná posláním skupinového e-mailu je lepší využití času každého.
Komunikujte účel setkání
Když pozvete ostatní na vaše schůzky, ujasněte si o účelu setkání. To nejenže vás bude zaměřovat, ale umožní zaměstnancům účast na schůzce připravené buď s dokumenty, nebo s myšlenkami na danou záležitost.
Komunikace je nezbytná pro účinné setkání.
Buďte selektivní vůči účastníkům
Nikdo nehodlá navštívit schůzku, která nemá žádnou souvislost s nimi nebo s jejich prací. Určete, kdo skutečně potřebuje být a proč. Který vstup potřebujete? Které kolegové se musí účastnit a pravděpodobně budou o tom mít nějaké otázky?
Pokud je někdo na vašem seznamu, který prostě potřebuje být informován o tom, co bylo diskutováno, udělejte jim laskavost a odvezte je ze seznamu. Mohou být snadno aktualizovány následným e-mailem. Čas je cenný a žádný zaměstnavatel nechce mít negativní dopad na produktivitu tím, že zaměstnanci budou sedět na setkáních, které jsou zbytečné.
Musíte vytvořit schůzku schůzky
Pořádání schůzky bez setkání schůzky je podobné tomu, jak šplhat do plachetnice a doufat, že vás vítr vezme na místo, kam chcete jet. Budete - zcela doslova - ztraceni na moři. Agenda schůzky vás provede k cíli. Zahrnout témata, která budou projednána a která se bude zabývat každou položkou, pokud se účastní další. Pošlete e-mail s účastníky předem, aby každý věděl, co očekávat a přijde připraven.
Dodržujte svůj plán
Dokonce i nejlépe plánovaná schůzka bude chybět, pokud bude diskuse vykolejena a bude spuštěna na tangenciální témata. Proto většina zasedání nedosahuje svého cíle - nezůstanou na správné cestě. Na začátku schůzky zřizujte základní pravidla a zadané časové přidělení pro každou položku ve své agendě, stejně jako celkové schůzky. Například: "Děkujeme, že jste přišli dnes. Každý člověk má čas být cenný a mým cílem je udržet toto setkání na méně než hodinu.
Pojďme se držet předmětů, které máme v ruce, a rezervujeme diskusi o dalších tématech později. "Připojte se ke každému, kdo monopolizuje diskusi nebo zavádí témata, nikoliv na pořad jednání.
Nechte je zapojit
Vizuální pomůcky pomáhají všem, kteří se soustředí na schůzku, a nikoli na jejich telefony nebo na hodiny. Postujte agendu na inteligentní desku v přední části místnosti. Projekt vizualizuje na velké obrazovce pomocí počítače; cokoli, aby si před očima udrželi oči.
Shrnout shromáždění
Necháte někdy schůzku a máte úplně jiný přístup než váš kolega? Ujistěte se, že k tomu nedojde při schůzce zasláním e-mailu do 24 hodin. Zahrnout shrnutí, zvýraznit klíčová témata, která jsou řešena, přiřazeny úkoly a uvedeny termíny. Zaslání této zprávy včas zajistí, aby účastníci nechodili špatným směrem.