Rozhodněte, zda skutečně potřebujete schůzku
Nejprve se rozhodněte, zda je plánování skutečně nutné.
Často se domníváme, že formální schůzka je nejlepší způsob, jak sdílet informace nebo diskutovat o tématu. Pokud však vaše zprávy mohou být doručeny e-mailem nebo konferenčním hovorem, nebo jen tím, že shromáždí pár lidí ve vaší kanceláři po dobu 15 minut, přeskočte na oficiální schůzi.
Invite pouze lidi, kteří opravdu potřebují, aby tam byli
Byl někdy pozván na schůzku a přemýšlel - v polovině - proč jste tam? Neztrácejte čas lidem tím, že je pozvete na setkání, které se nemusí účastnit. To nebude účinné setkání. Musí být někdo z účetnictví přítomen na schůzi, aby odpověděl na otázky rozpočtu? Poté zvete jednu osobu z účetnictví, která je pro tento úkol vhodná.
Pokud je kolega nebo školitel třeba informovat o tom, co bylo projednáno na schůzce, nemusíte je pozvat na skutečné setkání. Jednoduše připravte shrnutí schůzky a poté je pošlete. Ocení spořič času a máte jistotu, že - protože jste zadali informace písemně - jsou plně informováni o diskusích.
Odeslání připomenutí schůzky
Život je zaneprázdněn a kalendáře se rychle zapisují s plánovanou činností. Pošlete upozornění na další schůzku dva dny před svolením. To potvrdí ty lidi, kteří odpověděli, že budou v přítomnosti, a také vás předem informuje, pokud se změnily plány a klíčové účastníci nemohou uskutečnit plánovanou dobu setkání.
Máte program
Chcete-li naplánovat efektivní schůzky, musíte nejprve naplánovat, co se bude diskutovat. Jaký je cíl setkání? Co se snažíte dosáhnout? Rozvíjet předčasně program jednání a distribuovat je účastníkům. Uveďte počáteční čas a uveďte krátký seznam témat, které je třeba řešit. Nezačněte své vlastní setkání s dlouhou a příliš podrobnou agendu. Uveďte podle jména osoby, které budou odpovědné za hlášení o konkrétní oblasti.
Ujistěte se o očekávání
Když poprvé posíláte oznámení o schůzce, ujistěte se o jeho účelu a vašich očekáváních. Bude schůzka otáčet kolem prezentace a účastníci by měli být připraveni dělat si poznámky? Nebo je to brainstorming, kde se od návštěvníků očekává, že se budou prezentovat s nápady a návrhy?
V některých firemních kulturách se zaměstnanci shromažďují, aby naslouchali a pak se vrátili zpět do svých pracovních prostor. V ostatních společnostech se zaměstnanci svobodně účastní. Na dnešních spolupracujících pracovištích je interakce a sdílení nápadů nejen vítáno na setkáních; je často cílem samotného setkání.
Začněte včas
Pokud jste člověk, který se včas účastní schůzky, pochopíte, jak frustrující je to, když se skutečné schůzky nedostanou za 15 minut, když se lidé do místnosti dostanou.
To, co se nevyhnutelně děje, je, že v budoucnosti všichni ví, že tyto schůzky nikdy nezačínají včas, takže se všichni začnou objevovat pozdě. Převezměte si své schůzky. Začněte okamžitě v daném časovém úseku. Zavřete dveře a začněte. Ti stoupenci rychle dostanou zprávu, že přijíždějí pozdě a oni by měli jen jednou udělat chybu.
Udržujte je krátký a jednoduchý
Většina schůzek je hodnocena hodinu, kdy - v mnoha případech - stačí 30 minut nebo dokonce 45 minut. Když je přiděleno příliš mnoho času, obvyklým výsledkem je, že čas je zbytečný. Lidé se po skončení schůzky přestanou nebo mají příliš dlouhou dobu na daném bodu programu. Udržujte schůzky krátké a na místě.
Zůstaňte v tématu
Samotná agenda nebude účinně sloužit. Držte se pořadu jednání a pokračujte v diskusích z odbočování na dotycích.
Vypracujte jakékoli mimořádné otázky, uveďte, že je to téma pro další setkání, bude řešeno soukromě nebo podobně. Nikdo nemá rád neštěstí, kde se schůzka zadržovala na jiném rozhovoru.
Uskutečněte menší setkání mimo konferenční místnost
Sedět ve stejné známé konferenční místnosti shromážděné kolem stejného známého stolu je jen to - známé. Chcete-li povzbudit zaměstnance k interakci, kreativnímu rozmýšlení a živým diskusím, zvažte zasedání mimo standardní konferenční místnost.
Zvažte setkání u stolu venku, pokud to dovolí místo a počasí. Zkuste se shromáždit ve společné místnosti, která má pohovky a malé stoly místo velkého konferenčního stolu a otočných židlí.
Nemějte strach, že budete mít jiný přístup
Pokud přístup ke schůzce nefunguje, nebojte se přepnout kurz. Pokud například brainstorming přináší klidnou místnost s velmi malým rozhovorem, změňte směr. Buďte flexibilní a věnujte pozornost tomu, jak probíhá celková schůzka.
Používejte technologii
Plánujte používat technologii, abyste byli účastníci zapojení. V dnešním digitálním světě jsou většina lidí zvyklá na prohlížení grafiky nebo videa, která podporuje slova, která slyší. Odvolání k tomuto myšlení a začlenění audiovizuálních médií při plánování vašeho setkání.
Počítače promítané na velké obrazovky a prezentace Smart Board, které podporují interakci, jsou vítanou změnou ze standardních zdlouhavých prezentací v PowerPointu.
Odeslání shrnutí schůzky
Do jednoho dne po schůzce zašlete stručné shrnutí toho, o čem se diskutovalo. Tuto skutečnost šířit e-mailem všem zúčastněným osobám, osobám, které se nemohly zúčastnit schůzky, a těmi, kteří je potřebují být informováni. Zahrnujte také všechny položky akce, které určují, kdo je zodpovědný za každou položku, stejně jako datum splatnosti.