Náklady na implementaci ERP systému
Existuje mnoho důvodů, proč společnosti začínají hledat nový software Enterprise Resource Planning (ERP). Mnoho společností vyčerpalo své vstupní úrovně účetních softwarových balíčků, jako jsou QuickBooks nebo Peachtree. Jiní zjistili, že jejich stávající software se neintegruje s jinými softwarovými systémy třetích stran a vytváří potřebu dělat více práce. Bez ohledu na důvod, první otázka, kterou budete pravděpodobně požádat o nákup nového ERP systému, je "Kolik to bude stát?"
Celkové náklady na vlastnictví: Nezapomeňte na skryté náklady
Celkové náklady na vlastnictví zahrnují různé náklady, nikoliv pouze licenční poplatky za software. ERP Panels whitepaper ukazuje, že existují čtyři náklady na implementaci ERP:
- Softwarové licenční poplatky
- Poplatky za údržbu
- Hardware
- Implementační služby
Ostatní odborníci na implementaci však naznačují, že tyto náklady jsou mnohem vyšší než náklady uvedené v ERP whitepaper. Společnost IQMS, která od roku 1989 nabízí softwarové systémy ERP, citovala řadu dalších skrytých nákladů v jejich zkušenostech s prováděním implementací ERP, které by měli podnikatelé zvážit. Podle IQMS celkové náklady na vlastnictví ERP zahrnují:
- Skrytá cena č. 1: Implementace
- Skrytá cena č. 2: Školení
- Skrytá cena č. 3: Vývoj pro přizpůsobení
- Skrytá cena č. 4: Redesign procesu
- Skrytá cena č. 5: Údržba
- Skrytá cena č. 6: Aktualizace
- Skrytá cena č. 7: Podpora
IQMS doporučuje, abyste se ujistili, že prodejce softwaru zahrnuje všechny tyto náklady v jejich návrhu, a že budete mít dobrý odhad celkových nákladů, pokud ochotně "uložíte na stůl", abyste je mohli vidět.
Odhad nákladů: pravidla Thumb
Celkové náklady na implementaci nebudou nikdy známy, dokud nedokončíte svůj projekt, protože zpětná vazba je 20/20. Taková retrospektivní analýza vám však pomůže při hodnocení vašeho rozpočtu, který je připraven před dokončením implementace nového ERP systému.
Zatímco s určitou přesností nemůžete vědět, jaké konečné náklady skončí, můžete zajistit, že váš rozpočet bude přinejmenším přiměřený. V podnikatelském světě není horší pocit, než je vyšší než rozpočet, a mnohé projekty překračují rozpočet pouze proto, že jsou zahrnuty do rozpočtu. Takže se ujistěte, že prostě provádíte jednoduché kontroly, abyste zjistili, že jsou zahrnuty všechny náklady, a pak se zdá, že rozpočtované náklady jsou přiměřené.
To vyvolává otázku "Co jsou rozumné náklady?" Nejlepší rada pochází od J. Carltona Collinsa, který napsal, že "skutečnost spočívá v tom, že náklady na zavedení středního trhu do high-end účetního softwarového systému se obvykle pohybují od 1: 1 do 2: 1 ve srovnání s náklady na software. "
Toto jednoduché pravidlo vám může vést k vašim celkovým nákladům. Moje zkušenost spočívala v tom, že celkové překročení nákladů je obvykle mnohem větší než přiměřené plánování, příprava a testování. Měli byste očekávat, že uhradíte 20-25% vašich nákladů v této fázi plánování a přípravy a Collins naznačuje, že pouze 10% nákladů se vynaloží na skutečné zavedení softwaru, zatímco levý podíl na implementačních nákladech ERP představuje náklady na školení.
Take Take
Úkolem je, že je třeba vzít v úvahu, že vaše celkové náklady na implementaci ERP zahrnují všechny náklady a že tyto odhady nákladů jsou přiměřené, pokud chcete získat přesný obraz o tom, co budete vynakládat na svůj nový systém.
Měli byste také věnovat dostatečné zdroje na plánování, přípravu, testování a školení, protože pokud nebudete v těchto oblastech utrácet peníze, pravděpodobně skončíte s výdaji více očekávaných na implementaci vašeho ERP systému.
Reference
Náklady na implementaci ERP. "Kromě softwaru: Jak rozpočet nákladů na implementační služby ERP". Sherwood.com. Načtené 26. srpna 2013.
Skryté výdaje ERP. " Proč cena nesmí být konečným faktorem při investování do výrobního ERP softwaru: skryté výdaje, které se často nacházejí v levných ERP systémech ". Iqms.com. Načtené 26. srpna 2013.
Carlton, JC "Náklady na realizaci: Diskuse o nákladech spojených s implementací účetního systému nebo řešení ERP". ASA Research. Načtené 26. srpna 2013.