Co musíte zachránit a organizovat
Do jisté míry budou položky, které budete potřebovat k vytvoření systému podání, velmi závislé na vaší firmě.
Pokud například prodáte hmotný produkt, potřebujete něco, co sleduje váš inventář. Zde je však obecný seznam položek, které budete muset ve své domácí firmě sledovat:
- Obchodní a marketingové plány.
- Právní doklady (tj. Kancelářské dokumenty, obchodní licence a registrace duševního vlastnictví, smlouvy)
- Kontakty (profesionálové, klienti, dodavatelé, poskytovatelé služeb atd.)
- Finanční informace (výkaz zisku / ztráty, rozvahy, závazky / pohledávky)
- Daně
- Obchodní výdaje (inkasa)
- Projekty
Spolu s tímto seznamem budete chtít přidat položky, které jsou specifické pro vaši firmu.
Systémy pro organizaci vašeho domácího podnikání
Kurzů budete používat různé metody pro ukládání a manipulaci s dokumenty a další důležité informace. Klíčovým faktorem je vybrat způsob, který vám nejlépe vyhovuje. Každý má jiný způsob myšlení a uspořádání. Například pro některé lidi má větší smysl uspořádat soubory abecedně, ale u ostatních je snadnější uspořádat podle data.
Pokud si nejste jisti, co bude pro vás nejlépe fungovat, zkuste to, a pokud se to snažíte udržet, přijměte jiný systém. Zde jsou tři způsoby uspořádání souborů a informací:
Jednoduchý systém podávání papíru
U malých podniků, které nevytvářejí příliš mnoho papírování, je systém pojiva dobrou volbou.
Je také ideální pro lidi, kteří chtějí mít všechno na jednom místě nebo potřebují informace, aby byli mobilní. Spojovací systém používá velké pojivo s třemi kroužky, chrániče archů a dělící úseky.
Pomocí rozdělovačů sekce můžete organizovat své kategorie podniků, jako jsou nevyřízené objednávky, dokončené objednávky, hlavní kopie různých formulářů ... atd. Odtud začnete shromažďovat soubory v chráničích archů. Jakmile se pojivo zaplní - na konci týdne, měsíce nebo tří měsíců - bude čas vyčistit. Stačí přenést soubory zákaznické objednávky a další historické záznamy do tradičního systému archivace, který přesně odpovídá vašim organizacím.
Tradiční archivační systém
Tradiční systémy archivace používají podložku, zavěšené soubory a manilové složky. Téměř každý podnik bude nakonec potřebovat tento typ podání, protože jejich podnikání roste. V průběhu času je příliš mnoho papírů, které by neměly mít. A protože daňové záznamy musí být uchovány po dobu sedmi let, potřebujete místo pro uložení všech těchto záznamů. Tradiční archivační systémy jsou ideální pro položky, které je třeba uchovávat, ale nejsou pravidelně přístupné, jako jsou daně za předchozí rok a obchodní licence. Zde je několik tipů, jak získat tradiční systém podávání a úspěšné:
- Přemýšlejte o tom, jaký typ systému skutečně využijete. Můžete jít nakupovat chladné kancelářské potřeby a vymýšlet nejpraktičtější a barevnější systém archivace na světě, ale pokud nebude vyhovovat vašemu pracovnímu stylu, bude to ztrátou nastavení času a peněz.
- Vytvořte systém pro správu papíru, který umožňuje co nejméně "dotyků". Chcete se vyhnout stavbě hromady papíru a řešit každý kus několikrát. Místo toho pracujte na rozhodování o tom, kde musí být papír potřeba poprvé, když se ho dotknete.
- Odložte čas pro podání . Je snadné se tomuto úkolu vyhnout, jako je epidemie, ale je to nutné a pomůže vaše podnikání běžet mnohem hladceji. Zejména příjmy a další položky používané v daňové době, udržování těchto věcí organizované dělá podání daní to mnohem jednodušší.
Elektronický archivační systém
Digitální svět zcela nevylučuje potřebu ukládání papíru, nicméně ulehčuje ukládání informací. Digitální systémy mohou vytvářet, odesílat a spravovat faktury a mohou sledovat vaše finanční prostředky v domácnosti a následně být dovezeny do daňového softwaru pro elektronické podání. Můžete skenovat příjmy a nechat je ukládat do souboru na vašem počítači (i když byste měli pravděpodobně uchovat i verzi papíru). Elektronické systémy mohou ukládat své klienty, zákazníky a výhledové informace do systému řízení vztahů se zákazníky pro snadný přístup, zasílání e-mailů, fakturaci a další. Online systémy mohou být použity k ukládání vašich nápadů, pomoci při řízení projektů, organizování informací nebo výzkumu.
Ale jako systémy papírových souborů musí váš systém digitálního archivace mít organizační strukturu, používat složky a soubory uložené v počítači nebo v cloudu . Pro nejjednodušší správu použijte ve svém digitálním systému stejnou strukturu a názvy souborů jako ve vašem papírovém systému. Chcete-li chránit vaše digitální soubory, zálohujte je na samostatný pevný disk nebo na online úložný systém.
Kombinace všech výše uvedených
Je pravděpodobné, že budete muset použít více než jeden systém pro správu všech dat a materiálů, které potřebujete k ukládání ve vaší firmě. Za prvé, budete se muset rozhodnout, co vám nejlépe vyhovuje, a potom je implementovat. Například můžete mít systém pojiva, který vám pomůže organizovat každodenní správu vaší firmy, například plán, marketing a kopie vašich formulářů.
Váš tradiční systém může obsahovat všechny vaše dlouhodobé dokumenty, jako jsou daně z předchozích let, povolení a obchodní licence a registrace duševního vlastnictví. Můžete použít digitální systém pro ukládání vašich nápadů, jako je Evernote , a sledování projektů.
Na druhou stranu, možná budete chtít být co nejvíce digitální, pomocí seznamu úkolů a kalendáře online , skenováním všech příjmů do počítače a pomocí softwaru nebo online služeb pro všechny další potřeby vašeho podnikového řízení. Přesto budete stále chtít, aby systém spravoval papír, který se generuje. Klíčem je najít systém, pro který byste se mohli snadno držet, a najít potřebné informace, když je potřebujete.
Aktualizováno v září 2016 Leslie Truex