Tipy pro správu souborů pro digitální soubory
Kromě ukládání dokumentů lokálně na stolní počítače, notebooky nebo mobilní zařízení stále více firem používá cloud pro základní obchodní aplikace a ukládání souborů. ( Proč Cloud Computing je ideální pro malé firmy a 5 nevýhody Cloud Computingu. )
Dalším komplikovaným problémem s ukládáním je potřeba mnoha firem sdílet dokumenty mezi zaměstnanci .
V rámci kanceláře se to obvykle provádí pomocí souborového serveru nebo síťového úložného zařízení (NAS). Pokud je vyžadován sdílený mobilní přístup, mohou být dokumenty uloženy v cloudu a sdíleny přiřazením přístupových oprávnění. Výsledkem toho všeho může být noční můra pro správu souborů s některými dokumenty uloženými v cloudu a někteří místně, a dokonce i jednotlivé dokumenty uložené pouze na jednom místě nebo druhém.
Organizace je klíčem k elektronickému správě souborů
Kdekoli jsou dokumenty uloženy, je důležité, aby byly tyto dokumenty organizovány a aktuální. Cílem správy elektronických souborů je zajistit, abyste mohli najít to, co hledáte, a to i v případě, že ho hledáte roky po jeho vytvoření.
Většina obchodníků se v jednom nebo druhém okamžiku nacházela v trapném postoji k tomu, že volala na zákazníka a nebyla schopna rychle najít příslušnou fakturu nebo jiné důležité doklady pro zákazníky.
Stejně nepríjemné se na konci roku pokouší najít dokumenty týkající se firemních účtů pro účetního nebo dokonce horší, daňovník .
Správná organizace digitálních dokumentů je obzvláště důležitá ve sdíleném prostředí - pokud některý z vašich zaměstnanců chybí (dočasně nebo trvale!), Měli byste být schopni snadno najít všechny dokumenty vytvořené nebo spravované touto osobou.
(Uvědomte si, že potenciální ztráta dat s nespokojenými zaměstnanci , kteří odjíždějí, je dalším důvodem ochrany vašich firemních údajů. Viz 6 Pravidel ochrany obchodních údajů ).
Tyto tipy pro správu souborů vám pomohou udržet vaše soubory přístupné:
1. Použijte výchozí instalační složky pro programové soubory.
Při instalaci aplikačních programů použijte výchozí umístění souborů. V systémech Windows se soubory programů konvenční aplikace nacházejí pod adresářem (Drive Letter:) -> Program Files. Instalace aplikací jinde je matoucí a zbytečná.
2. Jedno místo pro všechny dokumenty.
Umístěte všechny dokumenty do jedné složky "root". Pro jednoho uživatele v prostředí Windows je výchozí umístění složka Dokumenty.
V prostředí sdílení souborů se snažte udělat totéž. Vytvořte jeden kořenový adresář (nazývaný například "Shared Documents") a uložte všechny dokumenty do podadresářů v kořenové složce. Jednoduché umístění všech elektronických dokumentů usnadňuje vyhledávání a spouštění záloh a archivů.
3. Vytvořte složky v logické hierarchii.
Jedná se o zásuvky počítačové skříňky, abych tak řekl. Použijte jednoduchý jazyk pro pojmenování složek; nechcete se podívat na tento seznam složek v budoucnu a přemýšleli, co znamená "TFK" nebo jakákoli jiná zajímavá zkratka, kterou jste vymysleli.
4. Nest složky v rámci složek.
Vytvoření dalších složek v těchto hlavních složkách podle potřeby. Například složka s názvem " Faktury " může obsahovat složky s názvem "2018", "2017" a "2016". Složka pojmenovaná pro klienta může obsahovat složky "data zákazníka" a "korespondence". Cílem je mít každý soubor ve složce spíše než mít spoustu osiřelých souborů uvedených.
Nevytvářejte však složité, hluboce vrstvené struktury složek. Pokud je to možné, místo toho použijte popisné názvy souborů.
5. Dodržujte konvence pojmenování souborů.
Některé operační systémy (například Unix) nepovolují mezery ve jménech souborů nebo složek, takže se vyvarujte, pokud je vaše počítačové prostředí smíšené. Namísto toho použijte podtržítka jako oddělovač (např. Doe_John_Proposal.doc.) Jiné znaky jako /? <> \: * | "^ jsou také zakázány v názvech souborů nebo složek pod Windows.
Použijte popisné názvy souborů pro snadnou identifikaci a vyhledávání, ale nepřehánějte - názvy souborů / cest mají omezení délky, které se liší mezi operačními systémy. Ve Windows je maximální délka celé cesty pro soubor (např. Písmeno jednotky + jména složky + název souboru) 260 znaků. Použijte obvyklé zkratky, kdykoli je to možné, jako Jan pro leden nebo Corp for Corporation.
6. Být specifický.
Dávejte elektronické soubory logické, specifické názvy a pokud je to možné, uveďte jména v názvech souborů. Cílem při pojmenování souborů je zjistit, o jaký soubor jde, aniž byste je museli otevírat a hledat. Takže pokud je dokument dopisem zákazníkovi, který mu připomíná, že platba je splatná, zavolejte mu něco jako "overdue_20180115"; spíše než něco jako "dopis". Jak budeš vědět, komu má být dopis bez otevření?
Pokud sdílíte soubory prostřednictvím e-mailu nebo přenosných zařízení, možná budete chtít, aby název souboru obsahoval více specifických informací, protože informace o složce nebudou součástí sdíleného souboru. Pokud je například váš dokument umístěn v dokumentu Dokumenty \ Faktury \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc a soubor je sdílený nebo odeslán e-mailem, všichni příjemci uvidí dokument Doe_John_20170416.doc a nemusí být schopni zjistit, že soubor je zákazníkem bez otevření faktury.
7. Soubor po cestě.
Nejlepší čas na dokument je, když ji poprvé vytvoříte. Vezměte si zvyk používat dialogové okno "Uložit jako" pro uložení vašeho dokumentu a jeho pojmenování, a to na prvním místě.
8. Objednejte si soubory pro vaše pohodlí.
Pokud existují složky nebo soubory, které používáte hodně, přimět je k horní části seznamu souborů jejich přejmenováním pomocí a! nebo AA na začátku názvu souboru.
9. Pravidelně odstraňujte soubory.
Někdy je staré zřejmé, jako ve výše uvedeném příkladu složky "Faktury". Pokud tomu tak není, udržujte své složky přehledně vyčištěním starých souborů.
Neodstraňujte soubory související s obchodem, pokud si nejste zcela jisti, že soubor nikdy nebudete potřebovat. Místo toho ve své hlavní sbírce složek pod kořenovou složkou vytvořte složku s názvem "stará" nebo "neaktivní" a přesuňte staré soubory do ní, když narazíte na ně.
( Jak dlouho musíte mít obchodní záznamy pro CRA nebo IRS? Vysvětluje, jak dlouho musíte mít obchodní záznamy, aby splňovaly vaše daňové povinnosti.)
10. Zálohujte soubory pravidelně.
Ať už kopírujete soubory na jinou jednotku nebo na pásku, je důležité nastavit a postupovat podle běžného režimu zálohování. Viz 3 kroky k úspěšnému zálohování .
Správná správa souborů umožňuje nalézt, co chcete snadno
Správa elektronických dokumentů by měla být součástí celkové strategie správy dokumentů pro vaše podnikání. Správný plán správy dokumentů by měl zahrnovat všechny aspekty zpracování dokumentů, včetně ukládání, vyhledávání, zálohování a zabezpečení.
Vyhledávací funkce je úžasná věc, ale nikdy nebude odpovídat snadnosti přímého přechodu do složky nebo souboru. Pokud budete tyto rady pro správu souborů postupovat důsledně, i když nevíte, kde je něco, víte, kde by to mělo být - obrovskou výhodou při hledání toho, co hledáte. Správné postupy správy souborů vám ušetří čas a peníze .