5 způsobů, jak snížit dobu strávenou při podání
Ale naneštěstí nenávist nebo ne, když provozujete malou firmu, je třeba provést registraci, nebo brzy zjistíte, že se váš stůl zhroutí pod váhu celého papíru, který se stále hromadí. Co je to nenávist podání?
Existují dva přístupy k problému, které by mohly pomoci.
Můžete se pokusit učinit svůj čas co nejkratší (metoda, kterou jsem téměř dokonalost v průběhu let provozovat kancelář), nebo aby váš čas podání co nejvíce zábavné, jak je to možné (něco, co se stále snaží dosáhnout). Pojďme se podívat na tipy, jak snížit čas, který jste nejprve vynaložili na podání.
Pokud je to možné, skartujte a recyklujte
První otázka o tom, že se na vás čeká nějaký kus papíru, který čeká na podání, je: "Musí být tento dokument podán?"
Mnoho dokumentů, které přicházejí v poště, může jít přímo do drtiče. Jaký je důvod při zadávání reklam nebo informačních dopisů od jiných firem, například? Když jednáte s poštou, jednou si přečtěte nějaký mail, rozhodněte se, zda budete potřebovat rok od tohoto okamžiku, a případně jej roztrhnout nebo roztrhnout.
Je pravděpodobné, že podáváte i velké množství kopií dokumentů, které nepotřebujete podávat - a neměli by být ani tištěny.
Není třeba vytvářet papírové kopie faktur nebo dopisů, například pokud jsou vaše elektronické soubory organizovány a postupujete podle správných postupů zálohování.
Takže když se potýkáte s tím hromadou podání, roztrhněte "papír, který můžete žít bez".
Použijte systém archivace, který usnadňuje jiné kancelářské práce, nikoli tvrdší.
Většina práce, kterou potřebuji podat, souvisí s procesem podnikání - a tyto dokumenty je třeba zapsat do účetního systému, než se s nimi bude dělat něco jiného.
Takže místo toho, abych vzal ten doklad o kazetě s tonerem do tiskárny a podal ho pod "P" v mém hlavním archivačním systému, podával jsem ho ve svém "prvním" systému archivování, sérii složek označených měsícem a rokem.
Pokud jsem například zakoupil kazetu s tonerem v září 2017, je to soubor, do kterého vstupuje, spolu se všemi ostatními fakturami, příjmy a dalšími obchodními dokumenty, ke kterým došlo během tohoto měsíce. Pak je jednoduché pracovat ve složce na konci měsíce a provést všechny účetní záznamy, které je třeba provést (nebo pokud to neděláte sami, předat měsíční složku účetnímu nebo účetnímu ) .
Všimněte si, že provozujeme služby v oblasti služeb , nikoliv maloobchodní činnost, takže sedět a pracovat na účtech jednou za měsíc pracuje pro mě. Budete-li potřebovat častěji aktualizovat své účty, budete muset upravovat návrh měsíční složky.
Před přidáním souboru si promyslete
Co se stane poté, co jsem použil měsíční složky pro účtování? Dokumenty je třeba přesunout do "hlavního" archivačního systému . Ale spíše než jen podáním jednotlivých dokumentů v závislosti na jejich názvu, logicky soubor podle skupiny, postup při podávání se mi zdá mnohem rychleji.
Podívejme se na další příklad kazety s tonerem tiskárny.
Namísto podání tohoto potvrzení pod "P" pro kazetu s tonerem tiskárny bych podával tento pod Office Supplies - Příjmů, na stejném místě, kde bych podával doklady, jako např. Potvrzení o sbírce poznámek po něm nebo potvrzení o tisku papír. Nejen, že je filtrování rychlejší, ale je mnohem snazší najít dokumenty později.
Používejte celé slova a fráze na štítcích s adresáři, nikoliv pouze písmeny
Neexistuje žádné pravidlo, které by říkalo, že při vytváření divizí vašeho systému podávání se omezujete pouze na jednotlivé písmena. A pokud ano, děláte, že vaše podání je zbytečně pomalé a složité. Přizpůsobte svůj systém podávání, abyste měli prospěch z podání skupiny a najít správné místo pro rychlejší umístění dokumentu.
Například, místo toho, abych měl pouze sekci mého systému podávání označeném jako "C", mám také sekci s názvem "Klientské soubory".
Soubory v "Klientských souborech" jsou uspořádány abecedně. Krása přizpůsobení vašeho archivačního systému tímto způsobem je, že může být vždy dále rozdělena a organizována, pokud potřebujete. Takže hlavní klient by mohl mít v sekci "Klientské soubory" souborový systémový oddělovač označený jménem, aby usnadnil hledání dokumentů, které se jí týkají.
V tomto příkladu by tedy štítky na systému filtrování četly "B", "C", "Klientské soubory", "D" ... Vidíte, jak snadněji se vaše podání stane?
Další tip pro urychlení podání: Nezapomeňte přizpůsobit i abecedu. Namísto toho, aby jste měli sekci "M", označíte také "Mc".
Udržujte svůj "první" systém archivace blízko a pohodlný
Další skvělá věc, kterou používáte ve dvoustupňovém archivačním systému, jako je ten, který jsem popsal výše, je, že je mnohem jednodušší udržet první stupeň vašeho systému podávání (měsíční složky) fyzicky blízko pracovního prostoru . Budete mnohem více nakloněni, abyste okamžitě podávali papíry, místo aby je nechali hromadit, pokud máte blízko, organizované místo, kde je můžete podávat.
Takže vložte své poslední, aktuální a příští měsíční měsíční složky do zásobníku, nebo použijte soubor concertina a vložte jej do pracovního prostoru. Převážná část vašeho systému podávání ("hlavní" systém podávání, jak jsme jej nazvali výše, může být v celé místnosti nebo dokonce v jiné místnosti úplně, ale v zájmu šetření času byste neměli muset vstát do své první fáze podání.
Jak udělat filing zábavu
Tipy pro podávání, které jsem vám dala doposud, by vám měly pomoci snížit čas strávený podáváním a zabránit mrazu mozku. Ale co dělat, že váš čas podávání více zábavy?
Ve skutečnosti jedinou strategií, kterou jsem sem přišla, je přímý úplatek, který se odmění za cookie, pokud si po nějakou dobu podá žádost. To bude fungovat, ale může vést k tomu, že se dostanete spoustu kilo, pokud máte spoustu podání.
Nebo můžete použít více uměleckého přístupu, používat různé barvy pro vaše složky a používat neobvyklé fonty nebo kaligrafii pro štítky. Ať už toto dělá vaše podání více zábavy, určitě to udělá atraktivnější.
A kdo ví? Možná právě skutečnost, že vaše podání je mnohem rychlejší, když je to tak organizované, to udělá mnohem víc zábavy.