Umístěte záložní plán
V ideálním případě byste měli mít v případě náhlých onemocnění nebo jiných mimořádných událostí plán zálohování, ale pokud klíčový zaměstnanec odmítne nebo ohlásí, musíte okamžitě přijít s plánem, aby někdo jiný zvládl své úkoly.
Vedoucí pracovníci na vysoké úrovni a potenciální náhradníci by měli porozumět každému aspektu své role.
Velká část plánu nástupnictví je dokumentace. Všechno, na kterém každý zaměstnanec pracuje, by měl být součástí veřejného manuálu, kalendáře, seznamu úkolů nebo souboru. Tato dokumentace by měla obsahovat kontaktní informace pro externí strany, stejně jako vysvětlení, jak makra aplikace Excel, počítačové programy nebo jiné zkratky vytvořené zaměstnanci pracují.
Plán by měl také obsahovat jasný seznam priorit, aby zbývající zaměstnanci nebyli přehnaní a věděli, které úkoly mají přednost před svou dosavadní prací.
Zvažte bezpečnost informací
Klíčoví zaměstnanci mají často přístup k bankovním účtům, důležitým počítačovým systémům a službám online. Zatímco případy úmyslného nesprávného chování nebo krádeže informací jsou vzácné, je stále nejlepší praxe, jak odstranit jejich přístup, jakmile je již nepotřebují.
Kromě odstranění přístupu je třeba zajistit, aby jste si ho udrželi.
Například může být zapotřebí dalšímu zaměstnance, který má k dispozici podpisový orgán pro kontrolu podepisování, aby udržel systém podepisování dvou podpisů. Pokud se odchozí zaměstnanec přihlásil k online službě, jako je například analýza vašich webových stránek, pomocí firemního e-mailu, ujistěte se, že mu musí přenést pověření.
Vydat závěrečnou výplatu a výhody
Zaměstnanci, kteří odcházejí, mají nárok na zaplacení jejich posledního výplaty a jakýchkoli příštích dávek, jako jsou nevyužité dny dovolené.
Platby za časově zvýhodněné dávky závisí na vaší pracovní smlouvě a místních zákonech.
Státní zákon také stanoví lhůtu pro provedení platby. Obvykle máte to, co by bylo pravidelně plánované výplaty, pokud by zaměstnanec zůstal u vaší společnosti. Mnoho společností dává přednost tomu, aby odjíždějící zaměstnanci podepisovali poslední výplatu osobně v poslední den. Spolupracujte s účetními službami, abyste vypočítali konečnou splatnou částku.
Aktualizujte své účetní závěrky
Pokud zaměstnanec již získal akciové opce nebo odloženou náhradu, náklady a spřízněný závazek jsou pravděpodobně již zaznamenány ve vašich knihách. Pokud odlet vyvolá zlatý padák nebo jiný smluvní termín, může být splatná kompenzace pouze poznámkou pod čarou - pokud je ve vaší účetní závěrce vůbec zahrnuta.
Spíše než počkat až do příštího vykazovaného období, nechte si účetní okamžitě provést příslušné deníkové záznamy, aby odrážely veškeré finanční transakce, ke kterým došlo při odchodu zaměstnance. To vám dává předběžné varování v případě, že potřebujete vysvětlit nebo upravit změnu zisku způsobeného výplaty.
Informujte investory
Většina zaměstnanců je považována za vyměnitelnou a jejich odjezdy by pravděpodobně nebyly považovány za významné pro investiční rozhodnutí.
Existují však výjimky. Jedním příkladem by mohl být odchod předního vědce, jehož odchod by narušil výzkum považovaný za ústřední pro jeho činnost.
Bez ohledu na to, jako nejlepší postup, byste měli poslat zprávu, ve které vaši investory oznámíte odchod kteréhokoli klíčového zaměstnance. To může pomoci uklidnit strachy z turbulence nebo nesouhlasu ve vašich hodnostech a zabránit investorům, aby zvážili, jak se vytahují. Je to také dobrý způsob, jak informovat investory o tom, co se děje uvnitř vaší společnosti, a informovat je, jak plánujete růst pokračovat.