Nejdůležitější tipy pro plánování událostí, abyste zabránili katastrofální speciální události
Ale pokud jde o plánování událostí, kompetentní manažer událostí se vždy bude snažit zmírnit Murphyho zákon tím, že rozpozná potenciál, aby se věci dostaly do hajzlu a plánovaly.
Jako správce událostí je vaší povinností zajistit, aby speciální událost vašeho klienta probíhala hladce as co nejmenším možným zásahem.
V reálném světě není možné pokrýt všechny možnosti, ale přinejmenším byste měli být informováni o chybách plánování kritických událostí, které se musí každý správce událostí vyhnout.
Forewarned je předzbrojen, takže se ponoříme do pěti základních tipů, které vám pomohou vyhnout se bezproblémové katastrofě na příští plánované události.
- Špatná komunikace - je to pravděpodobně nejčastější chyba, kterou udělali nezkušení plánovači událostí, a je to jedna, kterou je třeba se vyhnout za každou cenu. Špatná komunikace (jako v případě špatné komunikace nebo bez komunikace) může způsobit katastrofu. Špatná komunikace je často důsledkem nedostatku pozornosti detailu, zejména pokud jde o seznam událostí. Je naprosto zásadní, abyste účinně komunikovali s vaším týmem interních událostí a vašimi dodavateli. Zatímco nechcete, abyste mikromanage všichni, musíte vědět, kdo dělá co a kdy, aby se zajistilo, že všichni zúčastnění vědí, co se od nich očekává a dodržuje jejich přidělený časový plán.
- Špatné nebo chybějící plánování nepředvídatelných událostí - existuje velká šance, že alespoň některé věci se stanou špatnými ve dnech a hodinách vedoucích k vaší akci. Ještě horší je, že některé věci budou pravděpodobně špatně během vaší zvláštní události. To je normální a lze očekávat. Profesionální plánovač událostí si myslí dopředu, identifikuje, co se může pokazit, a má dobrý plán pro případ nouze. Co například, pokud váš registrační systém nefunguje v den události? Co kdybyste vyčerpali potravu, protože se objevují další lidé? Co když se vaše hlavní řečník nezobrazí nebo přijde pozdě? Kdyby se některá z těchto věcí stala, mohl byste to zvládnout? Jinými slovy, máte plán B?
- Nedostatečná doprava - jste si naprosto jisti, že doprava, kterou jste uspořádali, aby jste dostali delegáty a přednášející z vaší akce, je přiměřená? Přihlaste se během týdnů vedoucích k vaší akci a v den konání události, aby byly přiměřeně splněny všechny požadavky na dopravu. Musíte myslet, pokud jde o nepředvídatelnost. Co se stane, když se vozidlo rozpadne na ráno vaší události? Máte alternativní přepravu k dispozici?
- Nedostatečné jasné označení - pro ty, kteří se účastní speciální události, není nic více frustrující než zamyšlení nad místem, kdy se koná příští prezentace. Vyvarujte se toho tím, že ujistíte, že zobrazíte odpovídající označení, které je snadno čitelné a srozumitelné. Je lepší jít přes palubu a mít příliš mnoho nápisů než riskantní účastníci jsou ztraceni a neustále žádat o pokyny.
- Nedostatečný personál po ruce - v den Vaší zvláštní události se budete pravděpodobně zabývat velkým počtem účastníků. Nerobte chybu, když se spoléháte pouze na jednu nebo dvě osoby, aby se zabývaly otázkami nebo obavami delegátů. Ujistěte se, že máte dobrý počet účastníků a především zajistíte, aby mezi vaším týmem pro plánování událostí a personálem poskytovaným dodavateli adekvátně pracovali na vaší akci.
Vedle myšlení a plánování vpřed o tom, co se může pokazit, zajistit hladké a úspěšné události nejlepší politikou je vždy kontrolovat a zkontrolovat.