Dobrý Office Management je vhodný pro vaše spodní linie
1. Vytvořte rutiny pro správu kanceláří a držte je.
Rutinní úkoly vyžadují rutinní postupy, pokud chcete zůstat organizováni a udržovat věci hladce.
Nastavte rutiny pro manipulaci s papírovými a kancelářskými systémy. Například, pokud je to možné, každý kus papíru, který přichází do vaší kanceláře, by měl být zpracován jednou, jednat a podat - ne náhodně nahromaděný na stole. Podobně by měly být upřednostněny digitální komunikace, jako jsou e-maily, a pokud je to možné, měly by se jednat okamžitě nebo by měly být označeny pro budoucí akce.
Kancelářské systémy, včetně stolních počítačů, notebooků, souborových serverů, multifunkčních tiskáren a mobilních zařízení, budou potřebovat administrativní i nouzové postupy. Když dojde k selhání systému nebo selhání počítače souvisejícího se zařízením, všichni ve vaší kanceláři musí vědět, kdo volat a co neudělat (například se pokusit problém vyřešit sami). Zjistěte 3 kroky k ochraně vašich důležitých obchodních dat.
2. Stanovte jasně vymezené odpovědnosti.
Správné řízení kanceláří závisí na tom, že lidé vědí, kdo je zodpovědný za to, co - jsou to lidé, kteří jsou zodpovědní, kteří dělají věci.
Co by se například stalo, kdyby nákup pro vaše drobné podnikání byl prováděn někým, kdo kdykoli? Byl byste schopni najít papír na tiskárnu, když jste to potřebovali? Uvedení jedné osoby odpovědné za objednávání veškerého zařízení a spotřebního materiálu řeší problém a udržuje věci hladké. Mají zaměstnanci e-mailem určenou osobu žádosti o dodávky nebo posta ručně psaný seznam na zřetelném místě, kde mohou lidé přidat to, co potřebují.
Je to stejné s administrací (počítačových) systémů. Musíte mít jednu osobu zodpovědnou za zabezpečení vašich počítačových systémů a sledovat věci, jako jsou účty, hesla a software. Použití systémů založených na cloud pro kancelářské aplikace, účetní software a ukládání dat je ideálním řešením pro malé firmy, ale stále musíte mít důvěryhodnou osobu, která je pověřena prováděním administrativních úkolů, jako je přidávání nebo mazání uživatelů, přidělování oprávnění apod.
3. Mějte záznamy - a aktualizujte své obchodní záznamy.
Uchovávání záznamů zní jako nejsnadnější část dobrého vedení kanceláře - dokud neuvažujete o nutnosti uchovat tyto záznamy přístupné i aktualizované. Ale první pravidlo pro to, že jste dobrým manažerem kanceláře, vám pomůže dostat se k tomu; aktualizovat záznamy kancelářské rutiny. Když získáte nového zákazníka nebo klienta, například trvá pouze chvíli, než ho zadáte do databáze kontaktů. Pak to bude trvat jen další chvíli, než aktualizujete záznam poté, co jste s ním mluvili v telefonu.
(Uvědomte si také, že většina jurisdikcí má zákony o ochraně osobních údajů, které upravují zacházení s informacemi o zákaznících.)
4. Projděte svou kancelář a posaďte se.
Je vaše kancelář příkladem správy prostoru nebo špatného řízení prostoru?
Když procházíte kanceláří, musíte obtékat překážky nebo riskovat, že něco překročíte?
Když sedíte u stolu, můžete tam opravdu pohodlně pracovat? Jsou věci logicky uspořádány tak, že věci, které byste nejvíce používali u stolu, jsou nejblíže k ruce?
V dnešní době je do kanceláří spousta věcí, od tiskárny přes skládací skříně . Pro správnou kancelářskou správu je třeba se ujistit, že všechny věci v kanceláři jsou uspořádány pro maximální efektivitu - a maximální bezpečnost. Základy malého nebo domácího kancelářského designu poskytují tipy pro bezpečné uspokojení potřeb napájení, osvětlení a větrání kancelářských prostor .
5. Naplánujte únavnou práci.
Je příliš snadné odložit věci, které nemáte rád dělat, a většina obchodníků nemá ráda úkoly, jako je podání , zasílání a příjem, nebo vedení účetnictví - dokonce i kancelářských manažerů.
Bohužel kancelář, stejně jako kuchyně, nebude fungovat dobře bez toho, aby se práce prováděly.
Jste-li majitelem malé firmy, který je v pozici, že nemůžete přiřadit cokoli, co považujete za nudnou nebo nepříjemnou práci někomu jinému, přinuť se k tomu, abyste se k němu pravidelně dostávali tím, že plánujete každý týden na to čas. Vezměte si například ráno nebo odpoledne a strávíte studené hovory , vracejí se e-mailové dotazy bez priorit, vytvářejí příspěvky v sociálních médiích , dobíhají účetnictví nebo aktualizují záznamy.
6. Delegovat a zadávat externě.
V dokonalém světě by každý dělal jen to, co měl čas a udělal dobře. Vzhledem k tomu, že svět není dokonalý, místo toho hodně lidí dělá věci, které nemají čas nebo talent, aby se udělali dobře.
Delegování a outsourcing vám nejen zlepší správu kanceláře malého podniku, ale také vám umožní, abyste se soustředili také na své talenty, čímž zlepšíte své zdola. Part-time nebo virtuální asistent může být schopen zvládnout mnoho vašich kancelářských nebo administrativních úkolů. Další informace o delegování naleznete v části Rozhodnutí delegovat .
7. Udělat prioritní obchodní plánování.
Mnoho majitelů malých podniků tráví své dny a hraje reakce - a pak se diví, proč se zdá, že se otáčejí koly. Podnikové plánování je důležitou součástí správného kancelářského řízení a musí být součástí pravidelné rutiny správy kanceláří.
Úspěšní majitelé malých podniků tráví každý týden čas na plánování podnikání a mnozí používají každodenní obchodní plánování jako nástroj pro nastavení cílů a růst.
Tato příručka pro plánování podnikání je skvělým základem pro to, aby vaše podnikatelské plánování probíhalo; stanovuje rámec pro plánování podnikání pro vaše malé firmy a poskytuje zdroje na všechno od psaní prohlášení o vize prostřednictvím pravidel pro stanovení obchodních cílů .
Pokud máte zaměstnance, zapojte je do podnikatelského plánování buď formálně nebo neformálně.
Budete milovat rozdíl
Nedovolte, aby chaos zasahoval do podnikání. Jakmile začnete uplatňovat tyto sedm principů správné správy kanceláří, budete ohromeni rozdílem, jaký dobrý správní úřad dělá - a kolik více podnikání děláte.
Viz též:
Proč je Cloud Computing ideální pro malé firmy