V horní části zobrazte následující čtyři kategorie:
- Položka
- Projektovaný výdaj
- Aktuální výdaje
- Podrobnosti
Poté kategorizujte a sledujte položky výdajů.
Správa rozpočtu událostí
Sledovat náklady na pronájem místa. Jak plánujete samotnou událost a jak se setkáváte se správcem prodejního místa, sledujte všechny plánované nájemné za událost a funkční prostor, úklid, manipulaci se zavazadly a související výdaje.
Odhad nákladů na stravování. Zahrnuje veškeré poplatky za jídlo a nápoje, včetně tipů a odměn, které mohou činit až 30%.
Poplatky za přepravu dokladů. Zahrnuje kyvadlové dopravy, autobusy, převody událostí a veškeré související náklady.
Přidejte náklady na výzdobu. Většina událostí zahrnuje výdaje na výzdobu, jako jsou výzdoby, květiny, pronájem stanů apod. Zde jsou uvedeny tyto náklady.
Poplatky za zábavu a vybavení dokumentů. Běžné výdaje v této kategorii zahrnují zařízení A / V, ale je také dobrým místem pro zařazení honorárních jednotek k řečníkům nebo pokud si najmete baviče.
Shrnutí poplatků za tisk. Několik malých poplatků za položky se ve skutečnosti skládá za vytvoření větší řádkové položky. Patří sem pozvánky, jmenovky, programové brožury, události a bannery.
Řádková položka pro dárky. Jedním z nejčastějších událostí je nikdy nechat hosta opustit prázdné ruce. Takže, jakýkoli dárek nebo dary, které poskytnete, sledujte náklady samostatně; budete ohromeni, kolik by tyto položky mohly stát.
Určete výdaje na činnosti. Pokud vaše akce zahrnuje aktivity jako golf, tenis, lázně, rafting, cykloturistiku nebo jiné aktivity, budete si chtít zaznamenat náklady na tyto poplatky zvlášť. Zvažte shrnutí celkových nákladů v tabulce a přiložení členění.
Odesílejte další výdaje. Pokud nějaký výdaj nespadá do některé z výše uvedených kategorií, uveďte je zde jako položku s různými náklady.
Dejte si kategorii rezervního fondu. V závislosti na velikosti nebo složitosti události, možná se budete chtít věnovat až do výše 20% rozpočtu události. Navzdory nejlepším plánováním budou poplatky překračovat plánované plány s výdaji, které nikdy neuvažujete. Tímto způsobem nebudete mít nadále žádný rozpočet.
Shrnout plánované výdaje. Při sestavování programu událostí budete mít dobrý výhled na celkové výdaje. Toto jsou informace, které budete sdílet s klientem události, abyste se ujistili, že jsou si vědomi rozpočtu na události, aby nebyly později žádné překvapení.
Shrňte skutečné výdaje. K tomu dojde po ukončení události. Dílčí součet faktur do výše uvedených 10 kategorií a dokumentovat skutečný rozpočet. Pokud jsou velmi příznivé, zjistěte úspory ve skutečném rozpočtu oproti plánovanému rozpočtu a ukažte hodnotu, kterou jste uvedli do role.