Telefonní systémy obchodní třídy zde diskutované jsou pro kanceláře s deseti a více osobami.
Jaké funkce budete potřebovat
Funkce, které přinášejí hodnotu vaší firmě a spojují vaše podnikání se světem, zvýší celkové náklady na telefonní systém.
Prodejce telefonního systému se pokusí prodat všechny zvonky a píšťalky (to je jejich práce), ale musíte se podívat na každou funkci a rozhodnout se, zda přidá hodnotu vaší firmě nebo vám ušetří peníze.
Základní funkce
Zde jsou některé z běžnějších funkcí, které jsou k dispozici v obchodním telefonním systému. Každá značka je jiná, proto požádejte prodejce o kompletní seznam možností.
Autoservis obvykle nahrazuje recepční tím, že volajícím předloží seznam možností volání (např. "Stiskněte 3, abyste mluvili s někým v prodeji"). Může také umožnit volajícím přímo vytočit pobočku.
- Funkce konference umožňují připojit dvě nebo více rozšíření a sdílet je v konverzaci. Obvykle jsou standardně dvě. Pokud budete potřebovat více než dvě, zeptejte se, jaký je maximální počet účastníků. Některé systémy umožňují pouze interní rozšíření. Pokud potřebujete externí konferenční hovory, zeptejte se na to také.
- Automatizovaný adresář umožňuje volajícím vyhledávat rozšíření zaměstnance zadáním několika prvních písmen jejich jména.
- Hlasová pošta umožňuje ponechat zprávy pro zaměstnance, kteří nejsou k dispozici nebo na telefonu. Některé systémy mohou posílat zprávy hlasové schránky na e-mail zaměstnanců a umožňovat oddělená zařízení hlasové pošty třetí strany k propojení s jejich zařízením. V závislosti na cenách to může ušetřit peníze.
- Hold Hold je možnost přerušit hovor, zatímco uživatel se věnuje jiným záležitostem. Obvykle je součástí systému.
- Přesměrování hovorů umožňuje uživateli předávat všechny hovory na jiné pobočce nebo na hlasovou poštu dočasně.
- Rychlé vytáčení ukládá často používané telefonní čísla a umožňuje uživateli, aby jej vytočil stiskem tlačítka nebo dvěma tlačítky. Je to užitečný časový spořič pro často volaná čísla.
- Opakované vytáčení umožňuje opakované volání s výzvou na tlačítko.
- Paging umožňuje uživateli mluvit přes veřejný rozhlasový systém, aby zavolal zaměstnance nebo vydal oznámení.
- Hudba na pozdržení dává vašim volajícím něco, co mají poslouchat, zatímco jsou v pohotovosti. Může to být hudba nebo předem nahrané zprávy inzerující vaši firmu.
- Zpět nahoru Napájení bude poskytovat alternativní zdroj elektrické energie na 10 až 60 minut v případě výpadku elektrické energie.
Pokročilé funkce
Pokročilé funkce přispívají k celkovému systému a znamenají nepřetržité náklady po celou dobu životnosti systému. To by však mohlo být kompenzováno snížením služeb zákazníkům a výhodami, které přinášejí úspory času.
- Funkce Vzdálená lokace umožňuje jednoduché připojení k externím zaměstnancům nebo malým vzdáleným kancelářím jednoduchým vytočením interního rozšíření.
- Find Me / Follow Me umožňuje uživatelům předat telefon na vyžádání na jiný telefon, mobilní telefon, domácí telefon, sekretářku apod.
- Integrovaný počítačový telefon (CTI) umožňuje telefonnímu systému komunikovat s počítačovým systémem. Příklady zahrnují možnost uživatele kliknout na telefonní číslo na obrazovce a nechat telefonní systém automaticky vytočit číslo (snížení chybných čísel a šetří čas); nebo předání telefonního čísla zákazníka do počítače při volání za účelem vytažení účtu zákazníka a jeho zobrazení na obrazovce pro zaměstnance před odpovědí na telefon. Tato možnost je velmi drahá.
Jak velký by měl být systém
Další otázkou, kterou musíte odpovědět, je místo, kde chcete telefony. Následující seznam určuje společná místa, která budete chtít najít v telefonním pobočce:
- Recepční
- Každá kancelář
- Fax
- Terminály kreditních karet, datové porty
- Konferenční místnost
- Obchod / sklad podlahy
- Veřejné prostory (čekárna, chodby, vjezdové cesty atd.)
Dále budete muset zjistit, kolik simultánních telefonních hovorů přichází a opouští kancelář. Součtem příchozích a odchozích hovorů v daném okamžiku je počet řádků (nebo kmenů), které budete potřebovat.
Obvyklé konfigurace jsou 3, 8, 12, 16, 24 nebo 48 řádků. Větší systémy mají rozšiřující sloty, takže můžete později přidat další linky. Nezapomeňte na budoucí růst (25% není neobvyklé). Důležité: pokud toto podceňujete, volající dostanou zaneprázdněný signál, pokud jsou všechny linky v provozu.
Hledání prodejce telefonního systému
Hledání prodejce není těžké. Nejprve můžete vyhledat na webu "Telefonní zařízení a spotřební materiál", abyste našli prodejce, který je blízko vás.
Obchodní přehlídky obchodních a kancelářských technologií jsou také dobrým místem k zahájení. Nejen, že budete schopni setkat se s prodejními a podporujícími lidmi, ale vy můžete vyzkoušet i systém.
Konečně, nejlepším způsobem je požádat. Zeptejte se lidí, kteří víte, kteří mají práci s kanceláří. Můžete také získat hodnocení kvality zařízení a úrovně poskytované služby.
Výpočet celkových nákladů
Celkové náklady na systém budou tvořit následující komponenty:
- Základní jednotka / systém je jednotka, která ovládá celou telefonní infrastrukturu. Cena závisí na počtu funkcí, které máte, na počtu telefonů, které lze zpracovávat, a počtu linek, které přicházejí z telefonní společnosti.
Sluchátka / Sada stolů jsou jednotky, které sedí na stole nebo jsou připevněny ke stěně. Přicházejí v několika různých stylech, schopnostech a cenách. Ceny se mohou pohybovat od 70 do 1000 USD. Mezi příklady patří: základní (nejlevnější), střední, výkonné / high-end, recepční sady (nejdražší) a konferenční stolní jednotky. K dalším možnostem patří handsfree sluchátka a bezdrátová připojení. Většina telefonů je chráněná a bude pracovat pouze se základním systémem od tohoto výrobce. Pokud nahrazujete stávající telefonní systém, náklady na všechny nové telefony (pokud změníte značku) mohou učinit upgrade na další vyšší model jediným cenově dostupným řešením.
- Elektroinstalace jsou krevní cévy organizace a nesmějí být marginalizovány. Pokud budujete kancelář, instalujte další kabely a zásuvky v jakékoli oblasti, o které si myslíte, že v budoucnu budete potřebovat telefon. Náklady budou zlomkem nákladů, pokud se budete muset vrátit později a vyrazit otvory do stropů a zdí. Pokud jej instalujete do budovy s existujícím kabelážím, požádejte prodejce o kontrolu kompatibility před podpisem smlouvy.
- Instalace a počáteční konfigurace budou časově nejnáročnější částí projektu. Telefonní systémy nefungují správně a pravděpodobně budou muset být instalovány a nejprve nakonfigurovány školeným technikem. Abyste se co nejrychleji dostali do provozu, ujistěte se, že je to součástí smlouvy. Další možnosti, s nimiž lze jednat, jsou údržba, budoucí úpravy a školení vašich zaměstnanců.
Provedení konečného rozhodnutí
Konečné rozhodnutí spočívá na vašich ramenou. Prodejci telefonních systémů mohou být agresivní, ale nezapomeňte, že jste "zákazníkem" a jste na starosti. Chcete-li získat nejlepší cenu pro systém, který chcete, doručte své požadavky několika společnostem a dejte jim nabídku na projekt. Ujistěte se, že dostanete podrobný návrh, který pokrývá všechny oblasti uvedené výše.
Neodpovídáte srovnání jablka a jablek, proto požádejte, aby byly náklady na funkce uvedeny samostatně (nebo podrobné, pokud jsou zahrnuty do balíčku funkcí). To vám umožní zjistit, co způsobuje rozdíly v cenách. Pokud si stále nejste jisti jasným vůdcem, požádejte o zobrazení demo na webu stávajících zákazníků. Nakonec porovnejte návrhy a vyberte ten, který odpovídá vašim potřebám, umožňuje růst a co je nejdůležitější, máte pocit, že s ním nejvíce vyhovujete.