Pokud vaše firma má odpovědný plán, náhrada některých provozních výdajů není zaměstnancem zdaněna. Pokud váš plán splácení podniků nesplňuje požadavky IRS na odpovědný plán, jsou tyto náhrady zdanitelné zaměstnancem a při těchto platbách musí být provedena srážka na federální daně z příjmů a daně ze mzdy.
Kromě toho musíte jako zaměstnavatel tyto platby na formuláři W -2 zaměstnance ohlásit.
Zodpovědné plány mohou zahrnovat úhradu řady různých nákladů na zaměstnance, včetně:
- Cestovní výdaje zaměstnanců, včetně stravování a zábavy,
- Nákup nástrojů a zařízení a
- Náklady na zaměstnance v kanceláři.
Zodpovědný plán musí také zahrnovat postup, který vyžaduje, aby zaměstnanci vrátili zaměstnavateli nadměrné úhrady (které přesahují přípustné částky). Pokud zaměstnavatel stanoví a udržuje odpovědný plán, cestovní výdaje zaměstnanců se nemusí považovat za zdanitelný příjem.
Povolené požadavky na plán
Aby bylo IRS považováno za "odpovědný plán", musí vaše uspořádání zahrnovat VŠECHNY následující:
- Výdaje musí mít obchodní spojení ; to znamená, že musí být zaplaceny nebo vynaloženy při výkonu služeb jako zaměstnanec.
- Zaměstnanec musí přiměřeně zaúčtovat zaměstnavateli tyto náklady v přiměřené lhůtě. Musíte požadovat od zaměstnanců, aby vám poskytli podrobné informace o těchto výdajích, včetně data, času, místa, částky a podnikatelského účelu.
- Musíte požádat zaměstnance, aby vrátil nadměrné úhrady v přiměřené a specifické lhůtě, v závislosti na okolnostech
Pokud nejsou všechny tři tyto požadavky splněny, plán je stanoven tím, že IRS není zodpovědný a jakékoliv výdaje hrazené zaměstnanci vaší společností jsou zdanitelné zaměstnancem.
Nadměrné úhrady
Nadměrná úhrada je splácení vyšší než povolené částky. Pokud zaměstnanec v přiměřené lhůtě nevrátí nadměrné úhrady, tyto přebytky jsou zdanitelné zaměstnancem. Nejběžnější okolností by byl případ, kdy zaměstnanci poskytnete zálohu dříve, než odjede na výlet, a její výdaje během cesty jsou nižší než částka, kterou jste vynaložili.
Přiměřená lhůta pro vrácení nadměrné úhrady stanoví IRS jako například:
- Záloha je poskytnuta do 30 dnů od okamžiku výdajů
- Zaměstnanec poskytne přiměřený účet výdajů do 60 dnů po jejich zaplacení nebo vynaložení.
- Zaměstnanec vrátí jakoukoli nadměrnou úhradu do 120 dnů poté, co byl zaplacen nebo vynaložen.
- Zaměstnanci obdrží prohlášení (přinejmenším čtvrtletně), které požaduje vrácení nebo přiměřené účtování nesplacených záloh a zaměstnanec splní do 120 dnů po obdržení výpisu.
Předložení odpovědného plánu IRS
Ne, neexistuje žádný požadavek, abyste předložili IRS plán. Ale měli byste být schopni prokázat, že jste definovali vaše požadavky na uhrazení nákladů zaměstnanců. Budete potřebovat něco písemného, abyste ukázali IRS, že rozumíte tomu, co je zodpovědný plán a že provozujete svou firmu podle požadavků.
Nejprve je nutné, abyste tyto požadavky napsali písemně, jako součást příručky pro zaměstnance a postupy.
Zadruhé byste měli dokumentovat veškeré transakce se zaměstnanci za jejich úhradu výdajů, vedení záznamů, které ukazují, že byly dodrženy všechny požadavky odpovědného plánu.
Odpovědný plán ovlivňuje a daně z podnikání
Zda jsou tyto výdaje uskutečněny v rámci odpovědného plánu, nemají přímý vliv na vaši schopnost odečíst tyto výdaje z vašeho podnikového daňového přiznání. Musíte však poskytnout dostatečnou dokumentaci, která dokáže, že tyto výdaje byly spojené s obchodem.
V případě cestovních náhrad například můžete odečíst náklady na příslušném řádku vašeho daňového přiznání. Např. U pokrmů a výdajů na zábavu použijte řádek 24b přílohy C (pro osoby s jediným vlastníkem nebo jednočlenné LLC).