Jak snížit zbytečné výdaje
Nicméně mnoho společností si není vědoma nejlepších způsobů, jak rozvíjet politiku kreditních karet. Mnoho majitelů podniků má vždy touhu vytvořit tyto politiky, ale postrádá směr, jak to udělat. Kvůli tomu je zde živý popis toho, jak mohou společnosti efektivně vytvářet politiky zaměstnanců kreditních karet.
Odpovědnosti držitele karty
Pokud společnost vydává svým zaměstnancům kreditní karty, musí být stanovena pravidla, která řídí používání karty. Zaměstnanci by měli být zodpovědní za bezpečnost karty, jakož i za ochranu soukromí všech informací týkajících se společnosti. Zaměstnanci by měli zajistit, aby byla karta držena na bezpečném místě, že karta není podvodná a že identifikační číslo karty je chráněno. Společnost by také měla uvést, že podniková kreditní karta je omezena pouze na použití zaměstnanci a nikoli jinou osobou.
Pravidelné hranice výdajů
Společnost by měla mít možnost přijít s pravidly, která diktují činnosti nebo transakce, na kterých by měla být kreditní karta použita.
Ve skutečnosti by výdaje měly být omezeny na potřeby konkrétních zaměstnanců. Každé oddělení by mělo mít vlastní výdajové limity. Jako společnost je dobré informovat každého zaměstnance o limitech výdajů v době vydání . Kromě toho by každý zaměstnanec neměl překročit tento limit, a pokud tak učiní, převezme nadlimitní poplatky.
Nakonec by kreditní karty společnosti nikdy neměly být využívány k pokladům.
Pravidelná zpráva o využití
Každá společnost by měla zaměstnávat zaměstnance odpovědné za použití jakékoliv kreditní karty společnosti. Řekněme, že na konci každého měsíce by měl každý zaměstnanec předložit podrobné vysvětlení všech poplatků, příjmů a správných účetních kódů. Každý zaměstnanec by měl zajistit, aby k výkazu výdajů připojili výpisy výdajů do měsíčního výkazu před tím, než budou společnosti předloženy k ověření. Všechna tato opatření by měla být provedena včas, aby se předešlo pozdějším platbám. Tímto způsobem bude zajištěno, že společnost bude snižovat měsíční výdaje a zjednodušuje se audity.
Použití karet na individuální výdaje
Společnost by měla být velmi přísná na používání kreditní karty zaměstnanců, protože nikdo je nesmí používat na osobní výdaje. Stručně řečeno, použití karty by mělo být omezeno na činnosti spojené s obchodem. Definice osobního užití je v tomto případě nákladem, který se netýká fungování podniku. Společnost by měla být velmi obtížná vůči všem zaměstnancům, kteří karty používají na své vlastní platby.
Použití recenze
Pokud společnost vydala zaměstnanecké kreditní karty, doporučuje se provést revizi karty po určité době.
Přezkoumání karty by mělo být provedeno okamžitým vedoucím zaměstnanců společně s členem účetního oddělení společnosti. Vedoucí zaměstnance by měl zajistit, aby používání karty bylo omezeno na to, proč byl určen. Na druhé straně účetní oddělení by mělo ověřit, zda jsou všechny doklady o příjmech a jiné výdajové doklady předložené zaměstnancem platné.
Proto by každá společnost měla mít účinnou a spolehlivou politiku kreditních karet zaměstnanců, která by bránila zneužití karty jednotlivci. Umístní společnost do dobré finanční situace, protože žádný zaměstnanec nebude zneužívat kartu pro osobní výdaje. Společnost by se měla také ujistit, že supervizor i účetní oddělení rozumí všem aspektům politiky.