Obchodní etiketa hlasových schránek
Když automatizovaná obsluha přenese volání k této pobočce, přijme další volání. Pokud jsou všechna rozšíření oddělení účetnictví zaneprázdněna nebo nejsou k dispozici, pak bude hovor převeden do hlasové schránky oddělení.
Možnosti pozdravu hlasové pošty
V závislosti na telefonním systému, který máte u vaší společnosti, mohou být různé typy hlasových pozdravů, které můžete napsat. Tyto zahrnují:
- Obecná schránka hlasové schránky
Obecné pozdrav hlasové pošty se používá jako výchozí pozdrav hlasové pošty, pokud není nastaven žádný jiný typ pozdravu. - Interní hlasová schránka
Používá se k pozdravování lidí, kteří volají vaše oddělení ze své vlastní firmy (tj. Z jiné pobočky). Obecně se to týká pouze velkých společností. - Externí hlasová schránka
Tento pozdrav se bude hrát pro lidi, kteří volají mimo vaše společnost. Automatizovaná obsluha vašeho telefonního systému může hrát obecné pozdrav společnosti, které uslyší všichni externí volající. Je-li v tomto pozdravu uvedeno jméno vaší společnosti, nemusíte to opakovat ve svém pozdravném oddělení.
- Dočasné nebo "mimo kancelář" Hlasová schránka
Dočasný nebo mimo kancelář hlasovou schránkou je nastaven, když celé oddělení nebude k dispozici pro určité časové období. Například oddělení je zaměstnáno pouze mezi 8:00 a 17:00 nebo je povinné oddělení, které odstraní všechny lidi z telefonu. Většina hlasových schránek vám umožní nastavit datum a čas vypršení platnosti, takže nemusíte zapomínat na vypnutí, když se vaše oddělení vrátí k běžným operacím.
- Na telefonním (Busy) hlasové schránce
Toto pozdrav je používán informovat volající, že oddělení je k dispozici, ale nikdo nemůže přijmout jejich hovor okamžitě, protože všechny rozšíření v oddělení pool jsou zaneprázdněny s jinými volajícími.
Prvky dobrého oddělení hlasové pošty
- Název oddělení
- Prohlášení, že teď nemůžete volat
- Pozvánka k opuštění zprávy
- Když mohou očekávat zpětný hovor
- Další možnosti, které jsou k dispozici (např. "Stiskněte libru pro návrat do ...")
- Adresa webových stránek, pokud může poskytnout smysluplné informace
- Ne déle než 20 - 25 sekund (pravidlo palce)
- Nezačínejte pozdravem "Váš hovor je pro nás velmi důležitý ...". Tato fráze je nadměrně použita a obvykle je "vypnout" volajícím.
- Nepoužívejte příliš mnoho informací a příliš dlouhé pozdravy.
Ukázka dobré oddělení hlasové schránky
- Dosáhli jste oddělení účetnictví. Všichni naši zástupci jsou zaneprázdněni obsluhovat další volající. Spíše než ztrácet drahocenný čas, rádi bychom vám vrátili volání do dvou pracovních hodin. Pokud se chcete vrátit k předchozí nabídce, stiskněte nyní hvězdičku. V opačném případě nám nechte podrobnou zprávu s vaším jménem a číslem. Po nahrání zprávy můžete stisknout libru pro další možnosti. Děkuji za zavolání.
- Dostali jste se na oddělení prodeje společnosti Operations Tech, Inc. Všichni naši obchodní zástupci jsou zaneprázdněni jiným zákazníkům, ale rádi bychom Vám co nejdříve vrátili volání. Informace o aktuálních cenách nebo o kontrole stavu objednávky naleznete na webu. V opačném případě nám po zaznění tónu pošlete zprávu s vaším jménem a číslem. Chcete-li se vrátit do předchozí nabídky, stiskněte tlačítko Star.
- Dosáhli jste oddělení účetnictví společnosti Operations Tech, Inc. Oddělení je v současné době uzavřeno. Naše běžné hodiny provozu jsou od pondělí do pátku od 8:00 do 17:00. V sobotu a v neděli jsme zavřeni. Tlačítko hvězdy můžete kdykoli k návratu do předchozího menu. V opačném případě zanechte nám prosím zprávu s vaším jménem a číslem a my vám zavoláme, když se kancelář znovu otevře. Po odchodu z vaší zprávy můžete zavěsit nebo stisknout tlačítko libra pro další možnosti. Děkuji za zavolání.
Špatné hlasové zprávy pozdravů
- Dostali jste se na oddělení prodeje. Nechte nám vzkaz.
- Ahoj. Dosáhli jste oddělení účetnictví na adrese XYZ.com. Všichni účetní se v současné době účastní povinného schůze odboru a nikdo není k dispozici pro vaše volání. Vaše volání je pro nás velmi důležité a rádi bychom Vám vrátili volání, jakmile se vrátíme. Je však konec roku a naše nevyřízené volání je velmi dlouhé. Pokud voláte o platbu na účet po lhůtě splatnosti, ujistěte se, že nám to ve Vaší zprávě oznámíte, abychom vám mohli okamžitě zavolat. V opačném případě prosím počkejte na tón a nechte nám podrobnou důvěrnou zprávu.
- Oddělení je uzavřeno. Zanechte prosím po zaznění tónu zprávu.