Obchodní etiketa automatizovaných účastníků
Nejrychlejší a nejjednodušší způsob, jak naprogramovat a zaznamenat funkci automatizovaného obsluhy telefonního systému, je napsat skript do programu pro zpracování textu. Vyberte osobu, která zaznamená skript, který má přátelský hlas, může mluvit bez stutteru nebo váhání a může vyslovit a oznámit každé slovo a jméno jasně.
Automatická pozvánka
První část skriptu bude pozdravem. Je to vaše příležitost prezentovat vaši společnost vašim volajícím a slovně je přivítat do vaší společnosti.
Automatické pozdravné uvítání
- Začněte s ocenením za jejich volání nebo podnikání
- Uchovávejte pozdrav krátký, takže vracející se volající se při každém volání nepošle
- Použijte svůj slogan, slogan společnosti a název webových stránek nebo obojí, pokud je máte.
Automatizované přivítání pozdravů
- Nepřipojujte k volajícím více než dvě nebo tři věty
- Nepropagujte své webové stránky, pokud nemají co nabídnout svým zákazníkům
- Nedělejte slogan nebo slogan, abyste vyplnili pozdrav.
Automatizované možnosti účastníka
Nejdůležitější součástí automatizované obsluhy je prezentace možností, které mají volající vybrat, aby se dostali k osobě, s níž potřebují mluvit. Existují dva typy volajících: (1) lidé, kteří nejsou s vaší společností obeznámeni a budou potřebovat poradenství a (2) volající, kteří přesně vědí, s kým potřebují mluvit a poznat jejich rozšíření.
Možnosti automatizovaného účastníka
- Používejte volby, které jsou běžně akceptovány. Například "Stiskněte nulu pro recepční", "Stiskněte klávesu libry pro návrat do předchozí nabídky."
- Sdělujte svým volajícím co nejdříve, kdy mohou volat jejich pobočku, pokud ji již vědí.
- Nechte své volající vědět dopředu, pokud se v poslední době změnily možnosti nabídky. Odstraňte toto upozornění po uplynutí tří týdnů.
- Najděte nejprve nejčastěji volané možnosti.
- Před přidáním čísla volby uveďte popis možnosti. Například "Pro zákaznickou podporu stiskněte" 5 "."
- Prohlédněte si dokumentaci systému o rezervovaných číslech možností nabídek. (např. všechna rozšíření začínají číslem "8" a proto "8" nelze použít jako možnost nabídky).
Automatizované volby účastníků nejsou povoleny
- Neříkejte "prosím", než předložíte každou možnost (např. "Stiskněte 1 ... Stiskněte 2 pro ... Stiskněte 3 ..." atd.)
- Nepředstavujte současně více než šest možností. Pokud máte více než šest možností, vytvořte strukturu víceúrovňových nabídek. Například "Pro prodejní a servisní možnosti stiskněte 5."
- Nepředpokládejte, že každý má dotykový telefon. Není-li v průběhu tří vteřin od konce pozdravu vybrána volba nabídky, připojte volajícího k recepční.
Vzorové automatizované skripty účastníků
- Děkujeme, že jste zavolali firmu The Operations Tech, kde se "technologie a podnikání spojují". Pokud znáte rozšíření vaší strany, můžete jej kdykoli vytočit. V opačném případě vyberte jednu z následujících možností. Pro zákaznický servis stiskněte tlačítko "1". Pro technickou podporu stiskněte tlačítko "2". Pro běžnou pracovní dobu stiskněte tlačítko "3". Pro účetnictví stiskněte tlačítko "4". Pro nákup klepněte na '5'. Chcete-li najít místo poblíž vás, stiskněte tlačítko '6'. V opačném případě stiskněte tlačítko "0" pro recepční nebo zůstaňte na trati a někdo vám brzy pomůže.
- Vítejte v The Operations Tech Company. Chcete-li zkontrolovat stav vašeho účtu, navštivte nás na webu. Pokud znáte rozšíření osoby, můžete jej kdykoli vytočit. V adresáři společnosti stiskněte '1'. Pokud znáte rozšíření osoby, můžete jej kdykoli vytočit. V adresáři společnosti stiskněte '1'. Pro technickou podporu stiskněte tlačítko "2". Pro zákaznický servis stiskněte tlačítko "3". Pro prodej a marketing stiskněte '4'. Pokud byste chtěli mluvit s recepčním, stiskněte tlačítko '0' nebo zůstaňte na trati a jeden z našich přátelských zaměstnanců vám pomůže. Děkujeme, že jste zavolali firmu The Operations Tech, kde se "technologie a podnikání spojují".
Po-hodiny, víkend a prázdniny vypnutí automatizované Attendant pozdrav
Pokud se vaše firma uzavírá po určitém čase nebo o víkendech a nikdo nemůže odpovědět nebo pomoci vašim volajícím, vytvořte automatizované pozdravné pozdravy. Řekněte svým volajícím, že podnikání je uzavřeno, a požádejte je, aby zavolali na konci. Také zahrňte své běžné hodiny provozu.
Vzorek automatizovaného účastníka po hodinách / víkendovém skriptu
- Děkujeme, že jste zavolali firmu The Operations Tech. V současné době jsme zavřeni. Jsme otevřeni od 9:00 do 22:00 od pondělí do pátku a od 10:00 do 12:00 v sobotu, centrální standardní čas. Pokud znáte rozšíření vaší strany, můžete jej kdykoli vytočit. V opačném případě nás prosím zavolejte během běžných obchodních hodin, abychom Vám mohli pomoci. Děkujeme, že jste zavolali firmu The Operations Tech, kde se "technologie a podnikání spojují". Ahoj.
- Děkujeme, že jste zavolali firmu The Operations Tech. V současné době jsme zavřeni. Pokud se jedná o nouzovou situaci, zavolejte na telefonní číslo 585-555-1234. Pokud znáte rozšíření vaší strany, můžete jej kdykoli vytočit. Pokud máte účet u nás, můžete si ověřit stav 24 hodin denně 7 dní v týdnu na adrese www.operationstech.about.com. Naše běžné pracovní doby jsou od pondělí do pátku od 9:00 do 17:00, v sobotu od 10:00 do 12:00, centrální standardní čas. V opačném případě nás prosím zavolejte během běžných obchodních hodin, abychom Vám mohli pomoci. Děkujeme, že jste zavolali firmu The Operations Tech, kde se "technologie a podnikání spojují". Chcete-li tuto zprávu zopakovat, stiskněte klávesu libry. {3 sekundová pauza} Sbohem.
Sezónní automatizované přivítání pozdravů
Chcete-li propagovat sezónní speciality vaší společnosti nebo jen rozšířit speciální sezónní pozdravy na všechny své volající, možná budete chtít předvídat automatickou pozvánku na dobu určitou. Použijte to šetrně a pouze pokud odráží ducha vaší společnosti. Například sezónní pozvánka na dovolenou, která si přála volajícího radost a prosperitu v novém roce, by sotva mohla být vhodná pro sběratelskou agenturu.
- Dosáhli jste společnosti The Operations Tech. Od "naší rodiny" až po "Vaši rodinu" bychom vám rádi přáli radostnou dovolenou a úspěšný nový rok. Pokud znáte prodloužení vaší strany, můžete ...
- Děkujeme, že jste zavolali firmu The Operations Tech. Zeptejte se svého zákaznického servisu o našich slevách ze 4. července na všechny náhradní služby. Pokud znáte prodloužení vaší strany, můžete ...
Nácvik a testování
Než zaznamenáte automatický spisovatelský skript, nechte jej několikrát před vámi vyčistit osobu, kterou jste si vybrali. Použijte toto pro jemné vyladění výslovnosti a zvěstování. Po zaznamenání nového pozdravu zavolejte telefonní systém okamžitě, abyste zkontrolovali, zda došlo k chybě při nahrávání, a ujistěte se, že všechny oznámené možnosti fungují podle určení.