Možnosti pozdravu hlasové pošty
V závislosti na telefonním systému, který máte u vaší společnosti, mohou být různé typy hlasových pozdravů, které můžete napsat.
Tyto zahrnují:
- Příklady všeobecných hlasových zpráv
Obecné pozdrav hlasové pošty se používá jako výchozí pozdrav hlasové pošty, pokud není nastaven žádný jiný typ pozdravu. - Interní příklady hlasové schránky
To se používá k pozdravení lidí, kteří vás volají z vaší společnosti (tj. Z jiné pobočky). - Příklady externích hlasových zpráv
Tento pozdrav se bude hrát pro lidi, kteří volají mimo vaše společnost. Automatizovaná obsluha vašeho telefonního systému může hrát obecné pozdrav společnosti, které uslyší všichni externí volající. Je-li v tomto pozdravu uvedeno jméno vaší společnosti, nemusíte to ve svém pozdravu opakovat. - Dočasné nebo "mimo kancelář" hlasové zprávy
Dočasná nebo mimo kancelář hlasová schránka je nastavena, když budete mimo kancelář po předem stanovenou dobu. Většina hlasových schránek vám umožní nastavit datum a čas vypršení platnosti, takže si nemusíte zapamatovat, jakmile se vrátíte.
- Příklady pozdravů na telefonu nebo obsazeno
Tento pozdrav se používá k informování volajících o tom, že jste v kanceláři, ale nemůžete volat právě teď, protože jste na telefonu s dalším volajícím.
Základní prvky dobré pozdravy hlasové schránky
- Pozdrav
- Tvé jméno
- Vaše jméno a název společnosti nebo obojí
- Prohlášení, že teď nemůžete volat
- Pozvánka k opuštění zprávy
- Když mohou očekávat zpětný hovor
- Kdo mohou kontaktovat pro okamžitou pomoc (je-li k dispozici)
- Ne déle než 20 - 25 sekund (pravidlo palce)
- Nepoužívejte příliš mnoho informací a příliš dlouhé pozdravy.
Ukázka dobrých pozdravů hlasové schránky
- Ahoj. Tohle je Jim Bucki. Nemůžu vám teď volat, ale chtěl bych ji vrátit co nejdříve. Takže, po zaznění tónu prosím, nechte mi podrobnou důvěrnou zprávu. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, prosím zavolejte moji sekretářku, Suzy Smith na pobočce 6336. Děkujeme za vaše volání.
- Ahoj. Dosáhli jste oddělení účetnictví. Oddělení je v současné době uzavřeno. Naše běžné hodiny provozu jsou od pondělí do pátku od 8:00 do 18:00. Po zaznění tónu nám prosím nechte zprávu a někdo vám vrátí vaše volání co nejdříve. Děkuji.
- Ahoj. Tohle je Jim Bucki. Bude jsem mimo kancelář až do čtvrtečního 24. července a budu příležitostně kontrolovat moji hlasovou schránku. Pokud byste mi chtěli nechat vzkaz, prosím, po zaznění tónu a já vám zavolám co nejdříve. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, prosím zavolejte moji sekretářku, Suzy Smith na pobočce 6336. Děkujeme za vaše volání.
- Dostal jste se do stolu Jim Bucki. Momentálně jsem v telefonu, ale chtěl bych později vrátit své volání. Pokud byste chtěli, po zaznění tónu mi prosím nechte vzkaz. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, prosím zavolejte moji sekretářku, Suzy Smith v pobočce 6336. Děkuji za volání.
Špatné hlasové zprávy pozdravů
- Ahoj. To je Joe. Nechte mi vzkaz.
- {Hudební přehrávání po delší dobu} Hej! Mluv se mnou.
- Ahoj. Dosáhli jste společnosti XYZ. Prosím, nechte nám zprávu.
- Ahoj. Do kanceláře Joe Kartonia jste přišli na XYZ.com. Bude jsem z kanceláře s vasektomií a vrátím se ve čtvrtek 26. srpna v 8:30. Zažívám mnoho nepohodlí, takže v žádném případě nebudu kontrolovat svou hlasovou schránku. Pokud byste mi chtěli opustit zprávu, prosím po zaznění tónu. Můžete mi nechat podrobnou a důvěrnou zprávu a já vám zavolám co nejdříve. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, prosím zavolejte moji sekretářku, Sally Johnson na pobočce 3663. Děkuji vám za vaše volání a vrátím se k vašemu, když se vrátím, a já se cítím lépe.
- Kancelář je uzavřena. Zanechte prosím po zaznění tónu zprávu.