Jak naplánovat úžasnou párty zaměstnanců od začátku až do konce

by Rob Hard

10 tipů pro úspěšné interní firemní akce

Pokud jste byli pověřeni plánováním každoročních pracovních svátků pro vaši společnost, postupujte podle několika základních pokynů, abyste co nejlépe využili vaši speciální událost a pomohli byste snížit náklady bez ovlivnění její kvality. Tím, že pečlivě vyhodnotíte nejlepší způsob, jak oslovit a uskutečnit tento svátek, můžete vytvořit zážitek, který nejen posiluje morálku společnosti, ale také zvyšuje úroveň spokojenosti zaměstnanců a jejich udržování.

Je důležité začít se základy - jaké téma má mít strana, kde by se měla konat, kolik lidí přichází, kdy se má stát, a jaké jídlo a nápoje budou podávány při příležitosti - předtím, než se přesunete na specializované plánování a nakonec dokončení události.

01 - Základní prvky události prázdninové společnosti

Samozřejmě, jako každá jiná událost nebo projekt, musíte vytvořit plán projektu, který identifikuje podrobnosti o události pro pracovníky svátků. Téma, místo konání, čas, datum, počet hostů, výběry jídla a nápojů, výzdoba a událostní agenda musí být zváženy před zahájením akce.

Každá dobrá strana potřebuje, aby tyto klíčové prvky byly úspěšné, ale ne všechno je zapotřebí dát do kamenů, než začnete plnit své potřeby, jako je zajištění místa, rezervace stravovacího zařízení nebo plánování agendy.

Přestože existuje mnoho způsobů, jak se k těmto rozhodnutím přistupovat, a rozhodnutí o námětech vyšší úrovně, jako je téma a načasování, často spadají na vedoucí pracovníky společnosti namísto producenta akce, je nejlepší pracovat s týmem, aby se rozhodlo, které podrobnosti jsou vhodné pro vaše konkrétní společnost.

02 - Zvolte nejúčinnější čas, který udrží vaši událost

Nejlepší čas, jak uspořádat párty zaměstnanců, je pravděpodobně během oběda. Ve skutečnosti údaje historických svátků z Winstonu Battalia ukazují rostoucí trend tohoto rozhodnutí, což odráží skutečnost, že během oběda se koná více než dvě pětina firemních akcí.

Bohužel ne každý může mít příležitost účastnit se akce, protože někdo musí zůstat zpět a odpovídat na zákaznické hovory a dotazy. Ale událost na oběd umožňuje organizaci řídit náklady a snižovat povinnosti týkající se osobního času a závazků zaměstnanců.

Je zřejmé, že pokud organizace neposkytuje obědový program, pořádá večerní akci, která umožní více účastníkům, ale může se často vyskytnout s vyššími náklady, v závislosti na tom, který večer v týdnu se akce koná.

Takže, jak dostanete největší bang za dolar ? Zatímco někteří si mohou myslet, že pátek je nejlepší den, kdy se událost uskuteční, protože většina zaměstnanců bude na víkend, pátek je nejoblíbenějším dnem v týdnu v restauracích a dalších místech - nejdražší. Jen málo organizací bude chtít uvažovat v neděli večer, takže se zdá, že další nejlepší volbou může být v pondělí večer.

03 - Zvažte hostování party v mimosezóně

Místo toho, že byste neuskutečnili každoroční Vánoční nebo Den díkůvzdání, proč byste neměli zvážit uspořádání události, která by byla specifická pro zhodnocení zaměstnanců, když se v kalendáři společnosti neobjeví žádná další dovolená?

Začátkem října a pozdním lednem jsou skvělé časy, kdy můžete uspořádat každoroční ocenění, neboť můžete zjistit vyšší dostupnost volných míst na místě, ušetřit peníze na výdaje na stravování a potenciálně získat lepší nabídky na party balíčky během této události mimo sezónu.

Jednou nevýhodou při vytváření každoročního ocenění, namísto oslavování společných výročních svátků, je to, že zaměstnanci si na tuto tradici nezapomenou, stejně jako na Vánoce nebo na Silvestra. Budete se chtít ujistit, že budování humbuk kolem události, pokud to není tradiční svátek.

04 - Vyberte tým, který vám pomůže spustit událost

Rozhodování o správné velikosti týmu a výběr nejlepších členů týmu je zásadní pro to, aby se vaše událost ujala s co možná nejmenším problémem. Nakonec však není velikost výboru, ale kvalita těch, kteří na něm pracují, určuje kalibr týmu plánování událostí.

Menší skupina jednotlivců pravděpodobně učiní plánování výhodnějším a nákladově efektivnějším, ale mnoho organizací se účastní velkého výboru jednotlivců, aby se ve fázi plánování a provádění projevilo více hlasů zaměstnanců. Doba strávená plánováním tohoto druhu události však může odrazit každodenní produktivitu účastníků, takže můžete zvážit vytvoření menšího počtu osob, které mají pravomoc rozhodovat pro větší skupinu.

Vybrat ty osoby pro svou schopnost pozitivně ovlivnit ostatní zaměstnance a využít úkol jako odměnu nebo pobídku pro vybrané osoby. Plánovač událostí organizace by měl spolupracovat se zmocněným lídrem v oblasti lidských zdrojů nebo marketingu - někdo oprávněný schválit plán - pomoci řídit tato rozhodnutí a vybrat nejlepší členy týmu.

05 - Vytvořte nákladově efektivní nabídku Party Party

Pokud jde o výběr toho, co mají vaši zaměstnanci najíst během vašeho zhodnocovacího večírku, množství triků může ušetřit peníze a přesto poskytuje vynikající jídlo.

Pokrmy jsou často nákladově efektivnější než ve formě bufetu a mohou být prezentovány mnohem elegantněji, než aby každý stál v řadě a sloužil.

Samozřejmě, že vaše menu potřebuje posílit téma vaší události a měli byste se pokusit vybrat položky, které obsahují barvy vaší události nebo značku, ale to neznamená, že byste si měli pronajmout drahé rekreační výzdobu ložního prádla a další materiály.

Výběr skromných předmětů nebo čerstvého ovoce pro středové nástroje, omezení spotřeby alkoholu a hostování na místě, které má standardní sváteční výzdobu a možnosti tvorby cen potravin, jsou také vynikajícími způsoby, jak snížit náklady a zároveň poskytnout svým zaměstnancům dobré zkušenosti.

06 - Rozhodněte se o úrovních a limitech konzumace alkoholu

Organizace již řadu let omezují objem alkoholu na svátcích, a to z různých důvodů, včetně strategického řízení rozpočtu a většího zaměření na zprávu události.

Přesto většina zaměstnanců nechce navštěvovat akci společnosti, která neobsahuje nějakou formu alkoholického nápoje. Z tohoto důvodu chcete zúžit výběr chlastu nebo dokonce vytvořit levné koktejly podpisu, abyste snížili náklady a udržovali úroveň intoxikace.

Můžete také zvážit omezení výběru pouze na víno, zavření baru brzy a nabízení nápojů pouze během jídla, které pomohou snížit další náklady a omezit částku, kterou zaměstnanci pití při zastupování společnosti na vaší akci.

07 - Připomeňte zaměstnancům správnou etiketu

Nejlepší rada pro každého, kdo se účastní prázdninové party, je ujistit se, že si pamatujete etiketu při příjezdu a přimějete ostatní, aby se cítili pohodlně a užili si večer, a stanovením základních pravidel v celé firemní zprávě nebo e-mailem před událostí je perfektní přijatelným způsobem, jak zajistit, aby vaši zaměstnanci měli nejlepší zkušenosti.

Chyby v etiketách, které se mají vyhnout na dovolené, zahrnují vyvarování se nadměrnému pití, jíst, mluvit nebo stěžovat, přijíždět příliš brzy nebo opouštět příliš pozdě, nosit nevhodný oděv a přivést nadbytečné hosty - to vše může nejen ovlivnit zážitky ostatních na akci ale také náklady na společnost.

Ačkoli každoroční společenské svátek má za cíl přinést tým dohromady a snížit zábrany, které se běžně vyskytují na pracovišti, připomeňte svým hostům, že stále zastupují společnost, i když se účastní této události po skončení práce, a proto se očekává, že se budou chovat způsobem vhodné pro pracoviště.

08 - Zvažte nastavení dárkové výměny

Getty Caiaimage / Paul Bradbury

Obecně platí, že mnoho organizací ve skutečnosti zahrnuje výměnu dárků mezi zaměstnanci na svých svátcích. Je-li však organizace větší, možná je to nejlépe ponecháno na úrovni útvaru než na celostranném zaměstnání, protože organizování v takovém rozsahu může být obtížné - zvláště pokud nejste obeznámeni s některými odděleními a jejich zaměstnanci.

Nicméně, pokud existuje výměna dárek, možná to bude nejlepší, pokud hostitel nebo organizátor požádá o finanční dar na dárek - možná 10 dolarů - aby se předešlo problémům spojeným s tvorbou dárkových cen.

Navíc nastavení "bílé slonky" nebo podobného typu výměny dárek all-inclusive, kde jsou všichni v podniku přizváni k účasti na individuální úrovni, by mohlo pomoci předcházet organizačním nočním můrám nebo událostem, kdy jeden host neobdrží dar, protože jiný zapomněl přinést jeden.

09 - Zvažte, zda je fundraising pro Vaši akci vhodný

Potraviny, oděvy a hračky jsou součástí kultury v mnoha organizacích, zatímco některé z nich podporují dárcovství peněz, ale to nutně neznamená, že vaše celoživotní zaměstnavatelská party je správným místem pro příležitost získat peníze.

I když je velmi užitečné spojit konkrétní příčinu svátku, může být užitečné, aby organizace pouze podporovala dárky bez dluhu a věcné dary, které by mohly mít prospěch z podpory charity. Tímto způsobem všem má možnost nabídnout dárek v hodnotě, která odpovídá jejich osobním rozpočtem.

10 - Vyhodnoťte sponzorství prodejců pro vaši událost

Někteří lidé si možná myslí, že získání sponzorů dodavatelů je skvělý způsob, jak kompenzovat náklady na každoroční svátek; ale plánovači událostí a jejich klienti možná chtějí zůstat soustředěni na cíl pro svou dovolenou stranu oceňovat zaměstnance spíše než outsourcing nákladů na sponzorované prodejce.

Zaměstnanci často cítí, že náklady na tyto zvláštní události by měly být kryty z provozního rozpočtu zaměstnavatele. Pokud si organizace nemůže dovolit, aby byla hostitelská událost pro své zaměstnance nebo pokud není z nějakého důvodu součástí podnikatelského záměru, neměl by zaměstnavatel hledat externí příjmy na pokrytí nákladů sponzorováním.