Jak zvýšit účast na seminářích a obchodních akcích

by Rob Hard

Tipy pro zvýšení návštěvnosti vašeho podniku

Nejdůležitějším krokem k překonání obav o nedostatek účasti na akci nebo ke zvýšení seznamu RSVP je rozpoznat, že lidé opravdu mají rádi účast na dobře provedených seminářích a jiných akcích. Účastí na obchodních schůzkách získává šanci naučit se nové informace a komunikovat s vrstevníky a vůdci ve svém oboru. Nejúspěšnější schůzky však překračují klíčové poznámky hvězdné a inspirativní prezentace; vytvářejí vřelé a přátelské prostředí pro každého - což je více příjemné. Zde je návod, jak naplánovat příjemnou obchodní událost, která přiláká velkou účast.

01 - Vytvořte velkou agendu

Jakmile hostitelé pochopí, že lidé mají rádi události, je důležité vytvořit program, který stojí za to navštívit. Agenda by měla být zaměřena na jediné téma, které by nemělo přemoci účastníky, ale mělo by mít dostatečnou rozmanitost pro zachování zájmu účastníků. Například následující seminární semestrální rozvrh předpokládá potřebu účastníků schůzek z jídla na přestávky na prezentace:

8:00 příjezdy a snídaně
8:45 hod. Welcome Message
9:00 hod. Hlavní přednášející
10:00 Přestávka
10:15 Panelová diskuse
11:30 závěrečné poznámky

02 - Buďte citliví na kalendář a hodiny

Navzdory nejlepším pořadům mají účastníci události preference, pokud se chtějí zúčastnit takových programů, a pokud tak neučiní. V některých sezónních průmyslových odvětvích je někdy i otázka, že to nemůže být stejně. Vezměte v úvahu následující informace, pokud plánujete data a časy pro vaši událost:

Účastníci preferují ranní plány seminářů
Účastníci preferují události zhodnocení bezprostředně po skončení práce
Úterý a čtvrtek jsou populární dny
Pokud je to možné, vyhněte se schůzkám v pátek
Vyhněte se naplánování schůzek na svátcích a předvečer svátků
Buďte citliví na požadavky účastníka na cestu k události

Stejně důležité je vybudování pověsti pro začátek včas a dokončení včas - zejména pro každoroční nebo opakované události.

03 - Určete jedinečné a pohodlné místo

Většina obchodních schůzí se koná v hotelech a tento typ závodu sám o sobě není tak jedinečný. Můžete se rozhodnout pro zlomení formy a najít skvělý hotel, který není v hotelu, nebo si uvědomíte, že všechny hotely nejsou vytvořeny stejně a najít skvělý hotel. Hlavním bodem je výběr místa, kde budou vaši hosté chtít jít. Koneckonců, oni budou dělat odbočku z jejich rutiny a chtějí se těšit na akci. Zvažte následující faktory:

Vyberte místo, které je blízko většiny účastníků
Vyberte místo konání, kde se účastníci budou líbit
Vyberte místo, které je zkušené při hostování podobných událostí

Další tipy ohledně výběru místa konání naleznete v příručce Plánovač událostí pro plánování místa .

04 - Zkompilujte vhodného seznamu hostů

Úspěšné schůzky obsahují konkrétní téma nebo zprávu a cílové publikum pro tuto zprávu. Je cenné sestavit seznam hostů, který zahrnuje vhodné účastníky, i když jsou seřazeny podle pořadí. Příliš často hostitelé sestaví hlavní seznam potenciálních hostů pouze proto, aby otevřeli setkání mše. To bude fungovat pouze v případě, že se pokoušíte obsadit sedadla na základě číselné hry.

Obchodní schůzka, konference nebo seminář by neměly být považovány za přímé úsilí s 1-3% sazbami RSVP. Dávám přednost koučování klientů k vytváření konkrétních seznamů cílených účastníků - lidem, kteří se opravdu chtějí zúčastnit s nadějí na úrovni RSVP 50% nebo lepší.

Závěrečná úvaha o účastnících: Zkuste vyzvat jednotlivce s podobnou hodností a zkušenostmi na setkání.

05 - pozvat, pozvat, pozvat!

Jedním z klíčů k dosažení skvělé účasti na vaší akci je pozvat lidi brzy a pokračovat. To znamená zasílání připomínek těm, kteří neměli RSVPed, a potvrzením těm, kteří mají. Zaslání připomenutí události těsně před událostí potvrzeným hostům není obecně špatný nápad.

Je důležité vytvářet vzrušení kolem události. Tradiční tištěné pozvánky jsou vhodné, ale stává se normou také hledat emaily a dokonce i sociální média v závislosti na vašem publiku. Zkuste tento přístup:

Zmínit událost hostům, které vy nebo váš tým znáte před odesláním pozvánek.
Odeslání dat uložit dříve v procesu plánování (papírové nebo elektronické).
Pošlete podrobnou pozvánku včetně upozornění na pořad jednání (papírové nebo elektronické) s požadavkem RSVP.
Podrobně pozvánějte pozvánku s osobní poznámkou osobním přátelům nebo známým (elektronická). *
Postupujte s potvrzenými hosty jeden až dva dny před plánovanou událostí (elektronickou nebo telefonickou).

* Můžete také zvolit formální volání hostů a rozšířit osobní pozvánku na akci.

06 - Nepodceňujte sílu osobních pozvánek

Fyzická pozvánka - tištěná nebo elektronická - je pěkná, ale neměla by být považována za náhražku osobně rozšířeného pozvání přátelům, kolegům nebo známým (pokud samozřejmě neplánujete velké sympozium nebo konvenci s 500 nebo více účastníků). Jedná se o krok, který způsobuje, že mnoho hostitelů narazí ... nechtějí vyzvednout telefon, ale to může znamenat rozdíl mezi vysokými sazbami RSVP (s nízkými sazbami) a méně než ideálním odbavením.

U některých událostí může pomoci sdílet tuto odpovědnost. Seznam hostů události se často sestavuje ze seznamů kontaktů, které jsou spravovány různými jednotlivci, a ti jednotlivci s nejbližšími vztahy k pozvaným osobám by měli rozšířit přímé pozvání na své hosty.

07 - Vytvořte si pověst pro poskytování vynikajících programů

Každý navštěvoval dobré konference a špatné konference. Totéž platí pro semináře a jiné události. Lucky pro plánování událostí, lidé častěji užívají setkání, které navštěvují.

Klíčem k tomu je pomoci zákazníkovi vytvořit reputaci pro poskytování vynikajících obchodních programů. Jednoduché, jak se může zdát, že pokud se někdo účastní vaší poslední události, je pravděpodobnější, že se bude účastnit budoucích programů - a možná dokonce přivést kamaráda nebo kolegu.

08 - Odeslat sledování komunikace a děkuji účastníkům

Protože se lidé účastní schůzek s cílem shromažďovat nové informace, mnozí účastníci oceňují získání dodatečných materiálů a materiálů, na které se mohou odkazovat přednášející a další lidé ve vaší organizaci. Následná akce je skvělou příležitostí sdílet tyto informace a šířit poděkování svým návštěvníkům těm, kteří se účastnili akce.

Poděkování a následná komunikace je něco, co mnoho organizací často přehlíží, ale ti, kteří nezískávají výhody.