Co dělat, než odjedete na svátky
Příprava kanceláře před ukončením prázdnin vyžaduje pečlivou přípravu. Správné zasílání zpráv zajistí, že vaši zákazníci, prodejci a zaměstnanci mohou naplánovat vypnutí, a to znamená, že nebudete muset vypořádat s mnoha rozhořčenými stížnostmi před a po přestávce. To by mělo znamenat pro bezstarostnou dovolenou a zasloužený odpočinek.
Zde je jednoduchý seznam kroků, od nastavení prázdninových zpráv na resetování termostatů, které zajistí, že vaše dovolená bude hladká a zisková.
01 - Upozorňovat zaměstnance, zákazníky a dodavatele
Můžete oznamovat zákazníkům prostřednictvím svých webových stránek a automatickou zprávu účastníka v telefonním systému.
Dodavatelé (zejména ti s opakovanými termíny dodání) by měli být informováni prostřednictvím e-mailu, telefonu nebo pravidelné poštovní zásilky.
02 - Upozornit bezpečnostní personál nebo služby
Informujte svého bezpečnostního personálu nebo bezpečnostní služby o vašich nadcházejících termínech. Ujistěte se, že poskytovatelé zabezpečení mají aktualizovaný seznam tísňových kontaktů, který obsahuje kontaktní informace, včetně telefonních čísel, pro vás a vaše klíčové zaměstnance. Měli by vědět, koho kontaktovat v případě bezpečnostních problémů, i když je kancelář uzavřena pro podnikání a kdo je oprávněn být v budově během vypnutí.
03 - Změna pozdravu automatizovaného účastníka
Týden nebo dva před uzavřením zaznamenejte automatické pozdravné zprávy o telefonním systému, které vysvětluje, že kancelář bude uzavřena delší dobu. Zahrnout datum, kdy budete zavírat a kdy očekáváte opětovné otevření. Těsně před tím, než odjedete, zaznamenáte druhý automatický pozdrav, který zdůrazňuje, kdy se vrátíte, a pokud je to vhodné, komu chcete volající vést vaše dotazy ve vaší nepřítomnosti.
Pokud poskytujíte záchranné služby, jako je vytápění a chlazení, instalatérské služby nebo jiné důležité služby pro zákazníky, ujistěte se, že volající informují o tom, jak oslovit váš záznamník nebo mobilní telefon v případě nouze.
04 - Upozorněte na službu přihlášení
Oznamte službě záznamníku data, kdy bude kancelář uzavřena, a aktualizujte seznam kontaktů s telefonními čísly zaměstnanců, kteří budou v pohotovosti. Ujistěte se, že vědí, koho kontaktovat v konkrétních situacích; nechcete, aby správci nejvyšší úrovně byli upozorněni například na problém s doručením.
05 - Změna pozdravů hlasové pošty
Pokud váš telefonní systém umožňuje zaměstnancům přijímat externí hovory na svých pracovištích, instruujte je, aby zaznamenali zprávu "zavřeno pro svátky" nebo "mimo kancelář" hlasovou schránku, která dává volajícím základní informace o uzavření. Zaměstnanci by měli dovolit volajícím vědět, kdy se vrátí do kanceláře, a co dělat, pokud potřebují okamžitou pomoc během uzavření kanceláře. Ve většině případů nechcete, aby zaměstnanci poskytovali osobní kontaktní informace.
06 - Snížení termostatů, vypnutí kancelářských zařízení
Úspora energie a peněz nastavením nebo přeprogramováním kancelářských termostatů během vypnutí. Budete překvapeni úsporami nákladů, které vám přinese, a to může být dobrá PR příležitost; ukazují, že vaše společnost je odhodlána zachovat zdroje.
Můžete také šetřit energií a peníze tím, že vypnete veškeré nepotřebné kancelářské vybavení, včetně stolních světel, kopírek, tiskáren a počítačů.
07 - Zálohovací servery
Pokud máte počítače a servery, ujistěte se, že cyklus zálohování probíhá správně před a po vypnutí. Snižte své vystavení katastrofě tím, že naplánujete zálohování mimo kancelář pro předčasné vyzvednutí, než abyste čekali, až se podnik znovu otevře. Jedná se o oblast, kde chcete mít v případě problému jasné pokyny pro koho kontaktovat, a proto se ujistěte, že je váš záznamník správně informován.
08 - Nevypínejte
K dispozici je některé kancelářské vybavení, které byste neměli vypínat, včetně:
- Faxové přístroje
- Telefonní systém
- Servery a záložní systémy
- Chladicí jednotky
- Bezpečnostní systémy