Rozhodnout: Žádost o nabídku nebo žádost o nabídku
Žádost o návrh (RFP)
RFP se používá pro služby nebo složité produkty, u nichž je kvalita, servis nebo konečný produkt odlišný od každého dodavatele, který reaguje.
Žádost o nabídku (RFQ)
RFQ se používá pro komodity, jednoduché služby nebo jednoduché / nekomplikované součásti s malým nebo žádným prostorem pro rozlišování produktů nebo služeb mezi odběrateli reagujícími. Vyjednávací body by mohly zahrnovat rozvrhy dodávek, možnosti balení atd.
Cíle RFP nebo RFQ
- Získejte podrobné návrhy, abyste mohli zhodnotit reakci jednotlivých dodavatelů tak, aby byly na všech stránkách dosaženy nejlepší zájmy Vaší společnosti
- Využijte konkurenční povahu procesu výběru dodavatele k vyjednávání o nejlepší možné transakci
- Zajistěte, aby byly splněny zájmy všech zainteresovaných stran ve vaší společnosti a dosáhl konsensu
- Umožňuje společnosti ovládat celý proces výběru dodavatele a nastavuje pravidla výběru vpřed
- Začíná budovat partnerství mezi vámi a prodejcem hned od začátku
Části žádosti o nabídku nebo žádosti o nabídku
RFP nebo RFQ by měly obsahovat následující oddíly. Mějte na paměti, že každý dokument se bude lišit v závislosti na typu společnosti a produktu, který hledáte.
Upravte každou sekci podle vašich individuálních potřeb.
- Podrobnosti o předkládání
Termíny, poštovní adresa vaší společnosti, kontaktní osoba pro otázky a vysvětlení - Úvod a shrnutí
Tuto část napište následovně po dokončení celého dokumentu. To slouží k tomu, aby potenciálním dodavatelům poskytl stručný přehled o vaší společnosti a požadavky na váš produkt nebo službu. - Přehled obchodů a pozadí
Uveďte stručný přehled o vaší firmě, produktech a tržním sektoru, na které se zaměřujete. To pomůže vašim budoucím dodavatelům pochopit, jaké obchodní potřeby se snažíte naplnit procesem výběru dodavatelů. Poskytněte také důležité informace o pozadí, které budou přínosem pro dodavatele při reakci. - Podrobné specifikace
Toto by mělo být nejdelší část dokumentu. Pro RFP bude obsahovat kvalitativní opatření a požadavky, které povede k rozhodnutí o výběru dodavatele. U RFQ by tato část měla poskytnout kvantitativní opatření, která budete hledat v reakci dodavatele. Kritérium příkladu zahrnuje:- Výkresy produktu
- Technické tolerance
- Úrovně služeb
- Milestones
- Dodávky a časové osy
- Technické nebo obchodní požadavky
- Softwarová funkčnost
- Požadavky na hardware
- Předpoklady a omezení
Veškeré předpoklady a / nebo omezení, které budoucí dodavatelé muset být informováni, musí být uvedeny zde. Nedostatek přímého prodeje a předem s prodejcem otevře dveře k novému jednání o dohodě a později bude mít možnost napínat vztah, který máte se svým dodavatelem. Možná témata zahrnují cestovní výdaje, náklady na upgrade / modifikaci, licenční práva apod. - Pravidla a podmínky
Veškeré smluvní podmínky smlouvy musí být uvedeny, aby prodejce mohl spravedlivě a poctivě reagovat. Mohou zahrnovat možnosti financování, délku smlouvy, možnosti obnovy, záruky, pokuty za dodání, úrovně služeb atd. - Kritéria výběru
Závěrečná část by měla být přehledem výběrových kritérií, která budete používat k rozhodnutí. Některé společnosti dávají přednost tomu, aby tyto informace byly zcela důvěrné; zatímco jiné společnosti se domnívají, že to pomůže budoucím dodavatelům zaměřit se na to, co je pro vaši společnost důležité.
Distribuujte RFP / RFQ vybraným dodavatelům
Nakonec zkomponujte průvodní dopis a odešlete dvě kopie RFP nebo RFQ každému dodavateli, který jste vybrali z vašeho vyhledávacího procesu. Ujistěte se, že jsou k dispozici příslušné kontaktní informace, aby poskytly pomoc jakémukoli dodavateli, který jej potřebuje.