Uzavření pracovního klidu: Oznámení zaměstnancům, zákazníkům a dodavatelům
Ujistěte se, že nejdéle dva až čtyři týdny předem informujete klíčové zúčastněné strany ve vaší společnosti. Zaměstnanci mohou být informováni / připomenutí pomocí výplatní listiny. Zákazníci mohou být informováni na vašem webu a prostřednictvím vašeho automatizovaného průvodce v telefonním systému. Prodejci (zejména ti s opakovanými termíny dodání) mohou být informováni e-mailem nebo běžnou poštou.
Oznámení bezpečnostního personálu / služby
Pošlete upozornění bezpečnostnímu personálu nebo bezpečnostní službě, které jim oznámí datum ukončení. Ujistěte se, že seznam tísňových kontaktů je aktuální s klíčovými telefonními čísly zaměstnanců.
Změna automatického pozdravu účastníka
Naplánujte své automatické pozdravy v telefonním systému tak, aby se ukázalo, že kancelář je zavřená. Nezapomeňte také uvést, kdy bude kancelář znovu otevřena. Pokud poskytujíte záchranné služby (např. Vytápění a chlazení, instalace apod.), Ujistěte se, že volajícím informujte, jak se při vypínání dostanou k vašemu záznamníku nebo vašemu mobilnímu telefonu.
Oznámení služby odpovědi
Pokud používáte službu záznamníku, ujistěte se, že jste je informovali o datech, kdy bude kancelář vypnutá, a ujistěte se, že váš seznam kontaktů je aktuální s telefonními čísly zaměstnanců, kteří budou v pohotovosti.
Změna pozdravů hlasové schránky a vytvoření e-mailů s automatickou odpovědí
Pokud váš telefonní systém povoluje externí volání, aby zvonily přímo do pracovních stanic vašich zaměstnanců, musíte se ujistit, že používají dočasné nebo "mimo kancelář" hlasovou schránku, která umožňuje volajícímu vědět, že není v kanceláři.
Vaši zaměstnanci by měli také nechat volajícího vědět, kdy se vrátí, a co dělat, pokud potřebují okamžitou pomoc, když je kancelář uzavřena na dovolenou. Kromě toho nezapomeňte vytvořit e-mail mimo kancelář .
Snížení termostatu
Ušetřete energii a peníze tím, že nastavíte zpět (nebo přeprogramujete) svůj kancelářský termostat během vypnutí.
Zálohování serverů
Pokud máte kritické počítače a servery, ujistěte se, že cyklus zálohování běží správně před a po vypnutí. Snižte své vystavení katastrofě tím, že naplánujete zálohování mimo pracoviště pro časnější vyzvednutí, než abyste čekali po ukončení prázdnin.
Vypněte zařízení Office
- Stolní světla
- Kopírky
- Kalkulačky
- Stropní světla
- Drtiče
Vypnout počítače a periferie
- Počítač
- Monitor
- Skener
- Tiskárny
Nevypínat
- Faxové přístroje
- Telefonní systém
- Serverové počítače
- Ohřívače / Světla pro nádrže na tropické ryby