Ještě důležitější je, že je třeba poskytnout informace o tom, jak kontaktovat někoho v podnikání, když je pryč.
Bylo by velmi frustrující, aby se zákazník odvrátil a nevěděl, jak vás kontaktovat. Nezáleží na tom, jestli máte svou pozici v oblasti prodeje, služeb nebo dokonce vývoje produktů. Všechna volání od zákazníků jsou důležitá a musí se jim věnovat profesionální práci.
Obsah e-mailu upozorňující zákazníky a spolupracovníky, kteří se s vámi snaží komunikovat prostřednictvím e-mailu, by měl být v souladu s obsahem hlasové zprávy, která pozdraví volající. Pokud používáte aplikaci Outlook 2010 a jste připojeni pomocí serveru Microsoft Exchange, nejprve klepněte na kartu Soubor a poté klepněte na ikonu Automatické odpovědi.
Poté začne proces vytváření dočasného e-mailu, který je odeslán všem, kteří poslali e-mail, když jste mimo kancelář. Automatická odpověď je odeslána, protože jste tuto dočasnou zprávu aktivovali. Krok za krokem seznam pokynů pro vytvoření tohoto e-mailu si můžete prohlédnout zde: E-mail mimo kancelář pro Exchange
Pokud nejste připojeni prostřednictvím serveru Microsoft Exchange, proces se mírně liší, protože na těchto typech e-mailových účtů není žádná ikona "Automatické odpovědi". Pokyny k vytvoření stejného typu e-mailu pro uživatele, kteří nejsou Exchange, naleznete krok za krokem zde: Out of Office pro všechny ostatní uživatele
Dalším krokem je vytvoření obsahu e-mailu, který bude zaslán všem, kteří vám posílají e-maily, když jste mimo kancelář. Tento e-mail by měl informovat o tom, jak dlouho budete mimo kancelář, jak můžete být během Vaší nepřítomnosti dosaženo (pokud je to vhodné) a kdo v podnikání kontaktovat namísto vás, pokud nechcete, aby jste se dostali během vašeho pobytu mimo kancelář.
Příklad:
Ahoj,
Díky za váš e-mail. V současné době jsem mimo kancelář a vrátím se v pondělí 1. prosince. Během této doby budeme mít omezený přístup k e-mailu, takže můj reakce se možná mírně zpozdí. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, zašlete prosím e-mail mému asistenti Barbary Colsonovi. Její e-mailová adresa je bcolson@xyz.com.
Šťastné svátky!
Shahira
Společnost Microsoft nabízí šablony a další příklady, které lze najít zde: šablony a příklady mimo kancelář. Nezapomeňte tuto dočasnou zprávu vypnout, až se vrátíte do kanceláře, jinak vám bude kdokoli, kdo vám po návratu do kanceláře posílá emailem, i nadále přijímat stejnou zprávu.
Nyní, když jste vytvořili odchozí poštu, je snadné vytvořit podobnou a konzistentní odchozí hlasovou zprávu, která pozdraví všechny volající. Použijte stejné slova z e-mailu, odkaz na koho byste měli kontaktovat ve vaší nepřítomnosti a uveďte, kdy se vrátíte.
Pro hlasovou zprávu je nutné zadat telefonní číslo osoby namísto její e-mailové adresy.
Příklad:
Ahoj,
Dosáhli jste stolu Shahiry Raineri. Prosím, poslouchejte celou tuto zprávu. Od pondělí 5. ledna budu mimo kancelář. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, volejte svého asistenta, Barb Colson. Její telefonní číslo je 212-555-xxxx.
Těším se na to, že s vámi mluvím, až se vrátím. Dík.